Überlegungen zum Setup: Abrechnungsgruppen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Abrechnungsgruppen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Abrechnungsgruppen sind Organisationsarten, die definieren, welche Mitarbeiter und Entgeltkomponenten in Entgeltabrechnungen und Berechnungen der Entgeltrückrechnung verarbeitet werden sowie das Zahlungsintervall. Sie können Abrechnungsgruppen über Rollen in Ihrem Unternehmen sichern, um zu steuern, wer die Entgeltabrechnung konfigurieren und ausführen kann und auf welche Mitarbeiter die Rolle zugreifen kann.
Vorteile und Nutzen
Die Verwendung von Abrechnungsgruppen reduziert die manuelle Verarbeitung, da Sie eine Gruppe ausgewählter Mitarbeiter in einer einzigen Abrechnung oder einem Abrechnungslauf für die Entgeltrückrechnung verarbeiten können. Workday bietet außerdem die Flexibilität, den Zugriff auf Ergebnisse der Entgeltabrechnung durch konfigurierbare Sicherheit für Abrechnungsgruppen zu beschränken.
Anwendungsfälle
Definieren Sie die Auswählbarkeit für die zu berechnenden Bezüge und Abzüge für Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen, Abteilungen, Unternehmen oder Linienorganisationen:
- Mit verschiedenen Periodenkalendern, z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich.
- In verschiedenen Ländern.
- Deren Entgeltabrechnung soll von verschiedenen Rollen in Ihrer Organisation verwaltet werden.
Verfeinern Sie Berechnungen, indem Sie auch Abrechnungsgruppen für Teilmengen von Mitarbeitern erstellen, z. B.:
- Bewerber, die im Voraus Boni für Unterzeichnungen erhalten.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter, die nach dem Austritt Vergütungen erhalten.
- Für Payroll for Canada, France, UK und the USA, Mitarbeiter in unbezahlten Einsätzen.
- Für Payroll für Kanada, Frankreich, das Vereinigte Königreich und die USA, steuerbefreite und tarifliche Mitarbeiter im gesamten Unternehmen.
Wählen Sie Laufkategorien für die Abrechnungsgruppe aus, um anzugeben, welche Arten von Mitarbeitern verarbeitet werden sollen, z. B. ausgeschiedene Mitarbeiter oder Mitarbeiter in Abwesenheit.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Tätigkeiten haben Mitarbeiter bei „Payroll for Canada and the USA“, die Sie in der Entgeltabrechnung verarbeiten?
| Mitarbeiter mit einer Tätigkeit können nur zu einer Abrechnungsgruppe gehören. Ein Mitarbeiter kann mehrere Abrechnungsgruppen haben, wenn Folgendes zutrifft:
|
Wie viele Abrechnungsgruppen möchten Sie im selben Abrechnungslauf verarbeiten? | Wenn Abrechnungsgruppen denselben Periodenkalender und dasselbe Land verwenden, können Sie sie gemeinsam in Abrechnungslaufgruppen verarbeiten. Wenn Sie Features von Workday Payroll verwenden, wählen Sie diese Abrechnungslaufgruppen anstelle der einzelnen Abrechnungsgruppen.
Beispiel: Konfigurieren Sie die Sicherheit für:
|
Wie möchten Sie Mitarbeitern Abrechnungsgruppen zuweisen? | Sie können Abrechnungsgruppen zuweisen:
Bei Payroll for Australia, UK and France können Sie einen Mitarbeiter nur einer Abrechnungsgruppe zuweisen. |
Wie soll Workday Abrechnungsgruppen für Mitarbeiter vorschlagen? | Sie können Folgendes einrichten:
Der Webservice Assign Pay Group bezieht sich nicht auf die Zuweisungsregeln oder Stellenbeschränkungen, die Sie in Ihrem Mandanten einrichten. Sie müssen die Abrechnungsgruppe für jeden Mitarbeiter übermitteln. |
Wie lauten bei Payroll for Canada die Reportinganforderungen für Mitarbeiter, die Abrechnungsgruppen wechseln?
| Workday füllt ROE-Daten (Record of Employment) für Mitarbeiter aus:
Sie können einen ROE für diese Mitarbeiter erstellen, indem Sie die Aufgabe ROE-Daten für Ereignisse erstellen öffnen. |
Wer soll Zugriff auf welche Abrechnungsgruppen haben? | Ordnen Sie Ihre Abrechnungsgruppen den Rollen zu, für die Sie sie sichern möchten. Beispiele: Payroll Partner, benutzerdefinierte Rollen. Sie können einer oder mehreren Abrechnungsgruppen einen oder mehrere Payroll Partner zuweisen.
Payroll Administrators können auf alle Abrechnungsgruppen in Ihrer Organisation zugreifen und diese verwalten. Konfigurieren Sie Sicherheitsgruppen, um festzulegen, wer die Abrechnungsgruppen und ihre Mitglieder anzeigen kann. Sie können auch erweiterte Sicherheitsgruppen erstellen, um Faktoren zu kombinieren und den Zugriff basierend auf diesen Kombinationen zu beschränken. Beispiel: Erstellen Sie Sicherheitsgruppen, um einem Finance Administrator und einem Payroll Partner Zugriff auf eine Abrechnungsgruppe zu gewähren. |
Wie viele Länder verarbeiten Sie in der Entgeltabrechnung? | Erstellen Sie eine Abrechnungsgruppe pro Land, die Sie aus folgenden Gründen verarbeiten möchten:
Wenn Sie ein Unternehmen verarbeiten, dessen Währung von der Abrechnungsgruppenwährung abweicht, verwendet Workday den Standardwechselkurs. |
Wie ist Ihr Entgeltabrechnungszeitplan? | Erstellen Sie eine Abrechnungsgruppe pro Zahlungsintervall, da Sie pro Abrechnungsgruppe und Laufkategorie nur einen Periodenkalender zuweisen können. Sie können Folgendes auswählen:
|
Empfehlungen
Für optimale Performance richten Sie Folgendes ein:
- Auswählbarkeit von Abrechnungsgruppendetails für Bezüge und Abzüge bei der Verarbeitung mehrerer Abrechnungsgruppen Mit dieser Konfiguration können Sie Berechnungen auf eine Teilmenge von Mitarbeitern in der ausgewählten Abrechnungsgruppe beschränken.
- Abrechnungsgruppen für die Verarbeitung von maximal 150.000 Mitarbeitern.
- Automatische Zuweisungsregeln für jede Abrechnungsgruppe.
Wenn Sie die Historie als Ergebnis einer Übernahme laden, erstellen Sie eine Abrechnungsgruppe für Mitarbeiter, die von der übernommenen Organisation bezahlt werden. Mit dieser Abrechnungsgruppe können Sie die Mitarbeiter für Auditzwecke getrennt halten, bis Sie die Richtigkeit der geladenen Daten bestätigen. Nachdem Sie diese Verifizierung abgeschlossen haben, können Sie die Mitarbeiter in die entsprechenden Abrechnungsgruppen in der neuen Organisation verschieben.
Um bei der Aktualisierung von Abrechnungsgruppen unerwartete Ergebnisse aus Rückrechnungen, anteiligen Berechnungen und FLSA-Berechnungen (Fair Labor Standards Act) zu vermeiden, ändern Sie für Payroll for Canada and the USA Folgendes nicht:
- Zuweisungsdatum der Abrechnungsgruppe Machen Sie stattdessen die ursprüngliche Zuweisung rückgängig und weisen Sie die Abrechnungsgruppe mit dem neuen Datum neu zu.
- Abrechnungsgruppenzuweisungen nach dem Öffnen einer Periode, wenn Entgeltkomponenten eine anteilige BerechnungsmethodeKeine der Optionenaufweisen.
Anforderungen
Machen Sie sich mit dem Einrichten konfigurierbarer Sicherheit in Workday vertraut.
Weisen Sie Mitarbeitern Unternehmen zu.
Einschränkungen
- Sie können Abrechnungsgruppen oder Abrechnungslaufgruppen nicht löschen, nachdem Sie sie in einen Abrechnungslauf aufgenommen haben. Sie können auch den Periodenkalender oder die Ausführungskategorien in diesen Abrechnungsgruppen nicht löschen oder ändern. Sie können Abrechnungsgruppen inaktivieren, nachdem Sie alle ihre Mitarbeiter in eine andere Abrechnungsgruppe verschoben haben.
- Wenn Mitarbeiter während einer Abrechnungsperiode Abrechnungsgruppen wechseln, wendet Workday nicht die Selektionskriterien für Mitarbeiter an, mit denen eine Entgeltkomponente nur einmal pro Abrechnungsperiode verarbeitet wird.
- Workday unterstützt keine rückwirkenden Änderungen der Abrechnungsgruppe oder Abrechnungsgruppenänderungen für Mitarbeiter mit Wechsel der Haupttätigkeit in der Zukunft.
- Um Berechnungen der Entgeltabrechnung oder Entgeltrückrechnung für eine Abrechnungsgruppe vollständig abzuschließen oder abzubrechen, verwenden Sie die Abrechnungsgruppenebene. Beispiel: Wenn Rückrechnungsergebnisse für jeden Mitarbeiter einzeln abgebrochen werden, wird der Status der Berechnung der Entgeltrückrechnung für die Abrechnungsgruppe nicht inNoch nicht gestartetaktualisiert.
- Sie können dieselbe Abrechnungsgruppe nicht sowohl für die Abrechnungsschnittstelle als auch für Workday Payroll verwenden. Wenn für externe Abrechnungsgruppen das Kontrollkästchen"Wird verwendet in Abrechnungsschnittstelle"aktiviert ist, können Sie es nicht deaktivieren. Um eine Konfiguration einer externen Abrechnungsgruppe in Workday Payroll zu verwenden, erstellen Sie eine neue Abrechnungsgruppe mit deaktiviertem Kontrollkästchen.
- Die Entgeltabrechnung für Australien, Frankreich und das Vereinigte Königreich unterstützt nicht mehrere Tätigkeiten. Wenn Mitarbeiter mehrere Tätigkeiten ausüben, weisen Sie einer Abrechnungsgruppe nur ihre Hauptstelle zu.
- Für Payroll for Canada berechnet Workday den kanadischen ROE nicht für Mitarbeiter, die in der aktuellen Periode in eine Abrechnungsgruppe wechseln.
Mandanten-Setup
In der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
können Sie Folgendes ermöglichen:
- Welche Länder in der Entgeltverarbeitung beim Erstellen von Abrechnungsgruppen zur Auswahl stehen.
- Workday kann Rückrechnungsdifferenzen aus einer anderen Abrechnungsgruppe in der primären Abrechnungsgruppe des Mitarbeiters verarbeiten.
Sicherheit
Sie können rollenbasierte Sicherheitsgruppen (uneingeschränkt) erstellen. Anschließend können Sie beim Erstellen von Abrechnungsgruppen die zugehörigen Rollen auswählen, um zu steuern, wer auf die zugehörigen Entgeltabrechnungsdaten zugreifen kann.
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Payroll - Pay Group Specific im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht Benutzern das Konfigurieren folgender Elemente:
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll im funktionalen Bereich „System“. | Ermöglicht Benutzern das Konfigurieren folgender Elemente:
|
Worker Data: Payroll (Pay Group Specific) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht es Benutzern, Mitarbeiter mit einer bevorzugten Geschäftsadresse in einem Land anzuzeigen, das sich vom Land der Abrechnungsgruppe unterscheidet. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
Abrechnungsgruppe zuweisen
| Sie können diesen Geschäftsprozess als Unterprozess folgender Elemente konfigurieren:
Wenn Sie automatische Regeln für die Zuweisung von Abrechnungsgruppen konfigurieren, können Sie auch den Aktionsschritt Zuweisung der Abrechnungsgruppe prüfen zum Geschäftsprozess Abrechnungsgruppe zuweisen hinzufügen. Damit können Payroll Administrators die vorgeschlagene Abrechnungsgruppe prüfen und bei Bedarf überschreiben. Wenn Sie den Geschäftsprozess so konfigurieren, dass die vorgeschlagene Abrechnungsgruppe automatisch abgeschlossen wird, ignoriert Workday den Prüfschritt. |
Create Position
| Wenn Sie Personalanforderungen für Obligos und Verpflichtungen einrichten, konfigurieren Sie den Unterprozess Abrechnungsgruppe für Stellenbeschränkung zuweisen in diesem Geschäftsprozess für folgende Zwecke:
|
Reporting
Abrechnungsergebnisse zeigen die Abrechnungsgruppe an, zu der Mitarbeiter bei der Entgeltberechnung gehören, auch wenn Mitarbeiter nach dem Lauf die Abrechnungsgruppe wechseln.
Berichte oder Dashboards | Beschreibung |
|---|---|
Audit - Länderausnahmen für Abrechnungsgruppe
| Zeigt Mitarbeiter mit einer bevorzugten Geschäftsadresse in einem Land an, das sich vom Land der Abrechnungsgruppe unterscheidet. |
Tätigkeitshistorie
| Zeigt die Zuweisungen der Abrechnungsgruppe aller Mitarbeiter an. Sie können auch die Abrechnungsgruppenzuweisungen eines bestimmten Mitarbeiters anzeigen, indem Sie die Tätigkeitshistorie in seinem Mitarbeiterprofil öffnen. |
Tenant Analyzer
| Verifizieren Sie Ihre Abrechnungsgruppenkonfigurationen gegen die Workday-Empfehlungen, um die beste Performance zu erzielen, indem Sie Folgendes anzeigen:
Sie können auch andere Statistiken nach Abrechnungsgruppen anzeigen. Beispiel: Die Anzahl der Ergebnisse pro Abrechnungsgruppe kann auf Konfigurationen von Laufkategorien hinweisen, die nicht den Empfehlungen von Workday entsprechen. |
Regel für automatische Zuweisung der Abrechnungsgruppe testen
Abrechnungsgruppen anzeigen | Testen Sie Regeln für automatische Zuweisung und wählen Sie sie für Abrechnungsgruppen aus. |
Sie können folgende Berichtsdatenquellen verwenden, wenn Sie benutzerdefinierte Berichte für Abrechnungsgruppen erstellen:
- Alle Abrechnungsgruppen
- Alle Abrechnungsgruppendetails x Tage vor dem Zahlungsdatum in Bearbeitung
- Positionen für Ergebnis der Entgeltrückrechnung für Abrechnungsgruppe
- Ergebnis der Entgeltberechnung - Zusammenfassung für Periode und Abrechnungslaufgruppe
- Für Payroll for Australia,Workers for Australien Pay Groups
- Für Payroll for France,Workers for FRA Pay Groups
- Für Payroll for UK,Workers for UK Pay Groups
Integrationen
Um mehreren Mitarbeitern in einem Vorgang Abrechnungsgruppen zuzuweisen, verwenden Sie den Webservice
Assign Pay Group
. Der Webservice ist der initiierende Schritt des Geschäftsprozesses Abrechnungsgruppe zuweisen
und triggert daher die Schritte und Genehmigungen des vorhandenen Workflows. Um die Zuweisungen automatisch abzuschließen und die Schritte und Genehmigungen zu umgehen, wählen Sie Automatische Verarbeitung
in der EIB-Tabelle. Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltung | Workday Payroll rechnet die Währung nach der Validierung des Nettoentgelts um. Wenn Sie Abrechnungsgruppen und die Unternehmensbuchhaltung auf unterschiedliche Währungen festlegen, berechnet Workday die Entgeltabrechnung in der Abrechnungsgruppenwährung und übergibt die Ergebnisse in beiden Währungen an die Buchhaltung. Die Ergebnisse stehen dann für das Reporting zur Verfügung. |
Fortlaufende Entgeltberechnungen | Nachdem Sie fortlaufende Entgeltberechnungen in Ihrem Mandanten aktiviert haben, führt Workday sie für alle Abrechnungsgruppen aus, für die Folgendes gilt:
Wenn Sie die automatische Berechnung der anfänglichen Abrechnungsergebnisse aktivieren, führt Workday diese nur für Abrechnungsgruppen aus, die bis zur geplanten Startzeit abgeschlossen sind. |
Für Payroll for France, DSN-Reporting
| Um geeignete Sicherheitskonfigurationen für das DSN-Reporting zu gewährleisten, weisen Sie allen Mitarbeitern im selben Betrieb dieselbe Abrechnungsgruppe zu. |
Finanzen | Sie können Journalpositionen filtern, um mit dem Abrechnungsgruppen-Worktag eines Mitarbeiters nach Positionen zu suchen. Sie können Abrechnungsgruppen auch in folgenden Bereichen für Zahlungsabwicklungen verwenden:
|
Eingaben für Entgeltabrechnung | Beim Hinzufügen von Eingaben für Entgeltabrechnung haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Gehaltsabrechnungen | Sie können für jede Abrechnungsgruppe konfigurieren, wann Gehaltsabrechnungen basierend auf dem Zahlungsdatum im Mitarbeiter-Selfservice angezeigt werden. |
Periodenkalender
Laufkategorien | Definieren Sie beim Konfigurieren von Abrechnungsgruppen, welche Periodenkalender und Laufkategorien verarbeitet werden sollen. Eine Abrechnungsgruppe kann mehrere Laufkategorien haben, aber nur eine reguläre Laufkategorie. |
Anteilige Berechnung | Wenn Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten Abrechnungsgruppen oder Unternehmen wechseln, verwaltet Workday die anteilige Berechnung wie folgt:
|
Berechnungen der Entgeltrückrechnung | Sie können eine Einstellung auf Mandantenebene folgendermaßen konfigurieren:
Nachdem Sie die Rückrechnung ausgeführt haben, können Sie die Zielabrechnungsgruppe basierend auf der Mitarbeiterauswählbarkeit aktualisieren. |
Personalbesetzung | Sie können Mitarbeitern Abrechnungsgruppen zuweisen, wenn Sie Tätigkeiten und Stellen im Rahmen von HCM-Geschäftsprozessen verwalten.
Sie können das Gültigkeitsdatum für Abrechnungsgruppenzuweisungen als Teil der Aufgabe Korrektur des Startdatums für Mitarbeiter anfordern ändern, wenn Sie das Einstellungsdatum eines Mitarbeiters aktualisieren. |
Student | Sie können identifizieren, welche Abrechnungsgruppen in der Work-Study-Kostenzurechnung für studentische Mitarbeiter evaluiert werden sollen. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.