Überlegungen zum Setup: Standorte und Standorthierarchien

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Standorten und Standorthierarchien dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Standorte und Standorthierarchien sind geografische Attribute von Workday-Objekten.

Vorteile und Nutzen

Mit Standorten können Sie die geografischen Attribute von Workday-Objekten definieren, verfolgen und in Berichten auswerten. Beispiele:

Zeitzonen und Gebietsschemas, damit Mitarbeiter diese Attribute automatisch erben.

Adressen und Koordinaten für Mitarbeiter und Assets.

Geografische Regionen für Stellenausschreibungen und Interviews

Standorte, Funktionen und Kapazitäten für Präsenztrainings.

Arbeitsbereiche und Gebäude-Assets.

Standorte führen ein Rollup zu Standorthierarchien durch, bei denen es sich um Organisationsarten handelt. Sie müssen Standorte einrichten, aber die Einrichtung von Standorthierarchien ist optional.

Standorte erweitern Ihre Möglichkeiten, Unternehmenseinrichtungen und Ausstattung sowie die Mitarbeiter, die sie nutzen, zu verwalten und Berichte dazu zu erstellen. Sie können Standortverwendungen einrichten und Standort-Assets identifizieren. Beispiele:

Geben Sie Standardarbeitsstunden für Mitarbeiter an.

Geben Sie Kontaktdaten und Versandinformationen an.

Verwalten Sie die Organisationen und Stellen, die Standorten zugewiesen sind.

Ressourcen und Bereiche verfolgen und zuweisen.

Standorthierarchien erleichtern das Reporting zu Standorten und den ihnen zugewiesenen Objekten. Beispiele:

Weisen Sie Sicherheit nach Standort zu.

Erstellen Sie Berichte zu Gruppen von Standorten nach Hierarchie, anstatt einzelne Standorte manuell auszuwählen.

Erstellen Sie Bedingungsregeln basierend auf der Standorthierarchie, um die Effizienz zu steigern und den Aufwand zu reduzieren.

Anwendungsfälle

Die Anwendungsfälle für Standorte hängen von den Produkten ab, die Sie in Ihrem Mandanten konfigurieren, und den Features, die Sie verwenden.

Produkt oder Feature	Anwendungsfall
Geschäftsprozesse	Sie müssen unterschiedliche Onboarding-Dokumente für Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten bereitstellen. Über Standorte können Sie eine Bedingungsregel verwenden, die sicherstellt, dass alle erforderlichen Standorte in diesen Geschäftsprozess aufgenommen werden. Sie können eine Standorthierarchie erstellen, die in einer Bedingungsregel für jeden Bundesstaat verwendet wird, um zukünftige Aktualisierungen beim Erstellen neuer Standorte zu vermeiden.
Finanzen	Sie können: Definieren Sie Standorthierarchien basierend auf regulatorischen Regionen. Richten Sie Standorte für das geografische Finanzreporting ein, wenn die physischen Standorte den Anforderungen an das Finanzreporting entsprechen. Konfigurieren Sie Depotstandorte für den Versand von Waren und Services für die Beschaffung.
HCM	Um den lokalen HR-Support für ein globales Unternehmen einzurichten, haben Sie folgende Möglichkeiten: Definieren Sie einen Standort für jedes Gebäude, in dem Mitarbeiter arbeiten. Definieren Sie eine globale Standorthierarchie, um Standorte zu gruppieren. Beispiel: Nach Stadt, Bundesland, Land und Festland.
Entgeltabrechnung	Sie können Zeitpläne und Löhne basierend auf lokalen Vorschriften beschränken.
Recruiting	Sie haben folgende Möglichkeiten: Recruitern ermöglichen, Berichte und Aufgaben für Kandidaten und verfügbare Stellen basierend auf Stadt, Region und Land zu öffnen. Kandidaten können basierend auf Standorten nach Stellen suchen.
Reporting	Um Berichte zu allen Standorten in einer Region zu erstellen, können Sie die Region als Standorthierarchie konfigurieren, anstatt einzelne Standorte auszuwählen.
Sicherheit	Sie haben HR Partner, die von der übergeordneten Organisation zugewiesen wurden, aber es gibt Mitarbeiter in verschiedenen Ländern innerhalb derselben Organisation. Sie können separate lokale HR Partner-Rollen erstellen und diese jeder Standorthierarchie basierend auf dem Land zuweisen. Anschließend können Sie Sicherheit basierend auf der Schnittmenge der Gruppen zuweisen, sodass HR Partner nur die von ihnen unterstützten Mitarbeiter sehen.
Student	Sie können: Verfolgen Sie Verwendungen und Zeitpläne und erstellen Sie Berichte dazu. Trainer können Präsenztrainings basierend auf Attributen wie physischem Standort, Kapazität, ADA-Compliance und Ausstattung auswählen.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Benötigen Sie Sicherheit auf Standortebene?	Workday empfiehlt die Einrichtung von Standorthierarchien. Die erste Ebene sollte ein Eins-zu-Eins-Mapping für jeden physischen Standort sein. Auf der zweiten Ebene kann jeder Standort in logischen Gruppen gruppiert werden, die ein Rollup zur globalen Ebene durchführen können.
Müssen Sie Details zu Ihren Standorten verfolgen?	Erstellen Sie eine Hierarchie innerhalb des Standorts. Beispiel: Gebäude, Etage, Platznummer.
Gibt es in Ihrem Unternehmen Compliance-Auditanforderungen (z. B. EEO)?	In diesem Fall müssen Sie Betriebe zusammen mit den Standorten verwenden.
Haben Sie Remote-Mitarbeiter, Mitarbeiter, die an mehrere Standorte unterstellt sind oder die an Kundenstandorte unterstellt sind?	Wenn Mitarbeiter externen Standorten zugewiesen sind, sollten Sie die Auswirkungen der Zuweisung zu physischen Standorten berücksichtigen. Stattdessen können Sie sie an bestimmten Standorten nach Bundesland, Provinz oder einer anderen logischen Bezeichnung gruppieren. Für die Entgeltabrechnung sollten Sie die Mitarbeiter nach Steuergebiet gruppieren.
Wie möchten Sie Ihre Standorte benennen?	Wählen Sie Ihre Namenskonventionen sorgfältig aus und berücksichtigen Sie externe Zielgruppen. Standortnamen sollten für interne und externe Endbenutzer sinnvoll sein. Bei großen Organisationen oder an vielen Standorten sollten Sie die Sortierreihenfolge für Dropdown-Listen berücksichtigen. Erstellen Sie Standortnamen, die leicht zu verstehen sind, da externe Benutzer diese für Bestellaufträge, Personalanforderungen und Lieferungen verwenden.
Benötigen Sie Standorthierarchien?	Standorthierarchien sind optional. Sie können einen Standort in mehr als eine Hierarchie aufnehmen, solange die Standorte kein Rollup zu demselben übergeordneten Element durchführen.

Empfehlungen

Berücksichtigen Sie bei der Definition von Standorten die Standortverwendung und deren Beziehung zu physischen Adressen.

Richten Sie Ihre Standorthierarchien auf den geografischen Standort ein, nicht auf das Vertriebsgebiet oder die Region der Verantwortlichkeit.

Workday empfiehlt, die Domäne Location: View
so zu konfigurieren, dass übergeordnete Berechtigungen geerbt werden.

Anforderungen

Aktivieren Sie den funktionalen Bereich „Organizations and Roles“. Sie müssen Standorte konfigurieren, da diese andere Funktionen in Workday steuern.

Einschränkungen

Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:

Weisen Sie Standorten Rollen zu. Weisen Sie stattdessen Rollen Standorthierarchien zu.

Definieren Sie Organisationszuweisungen für Standorte. Definieren Sie stattdessen Organisationszuweisungen für Standorthierarchien.

Verwenden Sie Geschäftsprozesse, um Standorte zu erstellen.

Mandanten-Setup

Organisationsunterarten sind mandantenweit und bestimmen, welche Unterarten Sie für Standorthierarchien verwenden können.

Sicherheit

Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Organizations and Roles“:

Domäne	Überlegungen
Location: View	Diese Domäne gewährt Zugriff zum Anzeigen einer Teilmenge der Standortdetails. Workday empfiehlt, diese Domäne so zu konfigurieren, dass übergeordnete Berechtigungen geerbt werden. Organisationsunterarten sind mandantenweit und bestimmen, welche Unterarten Sie für Standorthierarchien verwenden können.
Verwalten: Standort	Sie müssen über den "Ändern"-Zugriff verfügen, um Standorte erstellen oder verwalten zu können. Beispiel: Sicherheitsgruppen für Organisationsadministratoren und Implementierer. Gewähren Sie "Anzeigen"-Zugriff auf alle Sicherheitsgruppen, die Details zu Standorten anzeigen müssen. Beispiel: Sicherheitsgruppen für externe Mitarbeiter, alle fest angestellten Mitarbeiter und Auditoren.
Manage: Location Hierarchy	Sie müssen über „Ändern“-Zugriff verfügen, um Standorthierarchien zu erstellen oder zu verwalten. Beispiel: Sicherheitsgruppen für Organisationsadministratoren und Implementierer. Gewähren Sie Auditor-Sicherheitsgruppen "Anzeigen"-Zugriff.
Set Up: Organization	Ermöglicht die Verwaltung der Liste der Organisationsarten und -unterarten.

Geschäftsprozesse

Sie können Standorte oder Standorthierarchien nicht mit Geschäftsprozessen erstellen. Standorthierarchien sind jedoch eine Organisationsart, sodass Sie die Geschäftsprozessarten „Reorganisation“ für folgende standortbezogene Aufgaben verwenden können:

Organisation teilen

Untergeordnete Organisation erstellen

Sichtbarkeit ändern

Übergeordnete Organisation zuweisen

Standorte und Standorthierarchien sind funktionsübergreifend und werden in Workday auf unterschiedliche Weise verwendet.

Reporting

Beachten Sie beim Einrichten von Standorten und Standorthierarchien, wie diese in Berichten verwendet werden sollen. Standorte und Standorthierarchien werden in mehreren von Workday bereitgestellten Berichten angezeigt. Beispiele:

Find Jobs for External Career Sites

Stellen für interne Karrieresites suchen

Audit: Betriebsstättenabweichungen für Unternehmen

Bericht „Mehrere Betriebsstätten“ nach Unternehmen

Integrationen

Bei eingehenden Integrationen, die Standorte erstellen oder aktualisieren, stellen Sie sicher, dass die Integration dieselben Namenskonventionen verwendet und neue Standorte in die entsprechende Standorthierarchie einfügt.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Standorte steuern viele andere Funktionen in Workday. Beispiele:

Standardarbeitsstunden für Mitarbeiter.

Kontakt- und Versandinformationen

Steuergebiete für die Entgeltabrechnung.

Create Business Process Condition Rules

Steps: Set Up Establishments

Steps: Set Up Instructional Locations