Überlegungen zum Setup: Rollen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Rollenfunktion dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Eine Rolle stellt in Kombination mit ihren rollenbasierten Sicherheitsgruppen die Berechtigungen und Verantwortlichkeiten einer zugewiesenen Person für das Anzeigen, Erstellen von Berichten oder Verwalten von Daten in Zusammenhang mit Objekten in Workday dar.
Vorteile und Nutzen
Mit der Rollenfunktion in Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Steuern Sie den Sicherheitszugriff für Objekte wie Organisationen, Servicecenter und Ausgabenkategorien.
- Weisen Sie die Zugehörigkeit zu einer rollenbasierten Sicherheitsgruppe direkt zu. Sie können einer Rolle mehr als eine Sicherheitsgruppe zuordnen, sodass Sie verschiedene Zugriffsebenen für ein für eine Rolle aktiviertes Objekt konfigurieren können.
- Verwenden Sie die von Workday bereitgestellten Rollen oder erstellen Sie eigene benutzerdefinierte Rollen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
- Konfigurieren Sie kontextbezogene Sicherheit und Geschäftsprozess-Routing und reduzieren Sie so die Anzahl der Sicherheitsgruppen, die Sie verwalten müssen.
- Gewähren Sie Zugriff automatisch oder entfernen Sie ihn, wenn Mitarbeiter Stellen besetzen oder frei werden.
Anwendungsfälle
Produkt oder Feature | Beispielanwendungsfälle |
|---|---|
Finanzen | Sie können Zugriff auf Daten gewähren, die sich auf bestimmte Kunden oder Lieferanten beziehen. Wählen Sie basierend auf dem Unternehmen, dem die Rolle zugewiesen ist.
Beispiel: Weisen Sie dem Unternehmen eine Rolle zu, mit der der Financial Controller nur auf die Finanztransaktionen und -konten zugreifen kann, die mit seinem Unternehmen verknüpft sind. |
HCM | Sie können den Geschäftsprozess Tätigkeit ändern so konfigurieren, dass eine Mitarbeiterversetzung zur Prüfung oder Genehmigung an die HR Partner-Rolle in der vorgeschlagenen Organisation weitergeleitet wird.
Beispiel: Die HR Partner-Rolle leitet automatisch Versetzungsanforderungen weiter. |
Abrechnung | Sie können Mitarbeitern Zugriff auf Abrechnungsdaten basierend auf der Abrechnungsgruppe gewähren, der der Payroll Partner zugewiesen ist.
Beispiel: Aktivieren Sie den Zugriff für Payroll Partners in einer Abrechnungsgruppe, um Entgeltberechnungen für ihre zugewiesenen Abrechnungsgruppen auszuführen. |
Recruiting | Sie können angeben, dass ein Mitarbeiter zuerst der Recruiter-Rolle zugewiesen werden muss, um dann als primäre Recruiter-Rolle für eine Personalanforderung zugewiesen zu werden.
Beispiel:
|
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Müssen Sie den Zugriff auf Daten beschränken? | Überlegen Sie, ob die Daten, auf die Sie Zugriff gewähren, kontextabhängig für die Organisation sind. Legen Sie fest, ob die zugewiesene Person für jeden im Mandanten Zugriff auf diese Art von Informationen benötigt. Ist dies nicht der Fall, können Sie den Zugriff auf Daten für die Personen beschränken, die sie unterstützen. |
Müssen Sie Rollen für Personen in verschiedenen Zeitzonen zuweisen? | Berücksichtigen Sie die Zeitzone, in der rollenbasierte Sicherheitsgruppenzuweisungen wirksam werden, damit Mitarbeiter sofort nach Übernahme einer Rolle auf die Daten zugreifen können. |
Soll die Rolle auf eine einzelne Art der zuweisenden Person beschränkt werden? | Überlegen Sie, ob der Mitarbeiter eine Rolle in leitender Funktion hat. Wenn eine Rolle in leitender Funktion nicht auf eine einzelne Zuweisung beschränkt ist, können Organigramme mehrere Mitarbeiter mit leitender Funktion anzeigen.
Beispiel:
|
Empfehlungen
- Weisen Sie jeder Rolle einen eindeutigen Namen zu, damit Sie verschiedene Rollen und Rollenzuweisungen leicht identifizieren können.
- Aktivieren Sie Rollen nur für eine Organisationsart, um das Routing von Geschäftsprozessen und den Sicherheitszugriff zu vereinfachen und die Performance von rollenbasierten Berichten zu verbessern.
Anforderungen
- Konfigurieren Sie für jede Rolle im FeldZugewiesen/Geprüft von Sicherheitsgruppenin der AufgabeZuweisbare Rollen verwalteneine oder mehrere Sicherheitsgruppen. Sie können eine Sicherheitsgruppe mit der AufgabeSicherheitsgruppe erstellenerstellen.
- Wenn Sie Rollen für eine Hierarchie aktivieren, müssen Sie sie auch für die entsprechende Organisationsart aktivieren, um die Rollenvererbung von der Hierarchie an die ausgewählten Organisationen zu ermöglichen. Beispiel: Kostenstellenhierarchie und Organisationsart der Kostenstelle.
Einschränkungen
Keine Auswirkungen.
Mandanten-Setup
Im Abschnitt
Zeitzonenkonfiguration
der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - System
können Sie die Zeitzone festlegen, in der Rollenzuweisungen wirksam werden, basierend auf:
- Standort der zugewiesenen Person.
- Mandantenstandardvorgabe.
Option für Zeitzone für Rollenzuweisung
leer lassen, füllt Workday die Zeitzone als Nordamerikanische Westküstenzeit aus.Sicherheit
Um Rollenkonfigurationen zu verwalten, aktivieren Sie die Sicherheit für die Domäne
Set Up: Assignable Roles
im funktionalen Bereich „Organizations and Roles“.Wenn Sie eine rollenbasierte Sicherheitsgruppe konfigurieren, legen Sie die Domänen- und Geschäftsprozesssicherheit für Rollen fest. Sie konfigurieren die Sicherheit für die Rollen nicht direkt. Sie bestimmen den Zugriff der zugewiesenen Personen auf Daten, wenn Sie rollenbasierte Sicherheitsgruppen erstellen.
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Rollen zuweisen
| Sie können diesen Geschäftsprozess initiieren, wenn Sie Rollen mithilfe einer möglichen Aktion für einen Mitarbeiter oder eine Stelle zuweisen. Workday initiiert ihn als Unterprozess, wenn Sie Rollenzuweisungen für bestimmte Personalbesetzungsereignisse konfigurieren.
Wir empfehlen, diesen Geschäftsprozess in den möglichen Aktionen von "Rollen zuweisen - Hinzufügen/Entfernen" oder "Rollen zuweisen - Zuweisungen ändern" zu verwenden. |
Automatisch zugewiesene Rollen zuweisen
| Für automatisch zugewiesene Rollen, wenn der Geschäftsprozess Beschränkt auf "Automatisch zugewiesene Rollen zuweisen" in der Aufgabe "Zuweisbare Rollen verwalten " aktiviert ist, werden folgende Geschäftsprozesse zur Zuweisung der Rolle verwendet:
|
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Zuweisbare Rollen anzeigen
| Mit dem Bericht Zuweisbare Rollen anzeigen können Sie Folgendes verfolgen:
Sie können auch anzeigen, welche Sicherheitsgruppen bestimmte Rollen zuweisen können. Dieser Bericht enthält auch Informationen zu Sicherheitsgruppen und Zugriffsrechten, die mit jeder Rolle verknüpft sind. |
Sicherheitshistorie
| Zeigt Änderungen an Rollen und Sicherheit für eine Organisation im angegebenen Zeit- und Datumsbereich an. |
Rollen anzeigen
| Zeigt Folgendes an:
|
Rollenzuweisungen - Audithistorie anzeigen
| Zeigt einen Audit-Trail von Rollenzuweisungs-Snapshots für die Organisation an. |
Rollenzuweisungshistorie anzeigen
| Zeigt die Rollenzuweisungshistorie für die Organisation an. |
Audit für Mitarbeiterrollen anzeigen
| Zeigt Informationen zum Workday-Konto, Rollen, benutzerbasierte Sicherheitsgruppen, tätigkeitsbasierte Sicherheitsgruppen und prozessgesteuerte Rollen für jeden Mitarbeiter in der Organisation an. |
Integrationen
Sie können den Webservice
Assign Roles
verwenden, um Zeitzonen für Rollenzuweisungen zu unterstützen.Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.