Dokumentvorlagen erstellen und veröffentlichen
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
- Drive
- Docs
- Dokumentbibliothek
Beachten Sie beim Erstellen und Veröffentlichen von Vorlagen folgende Überlegungen:
- Docs unterstützt keine automatische Konvertierung von Vorlagen, die auf Textblöcken basieren, in das Docs-Vorlagenformat.
- Docs unterstützt keine wiederverwendbaren Inhalte zwischen Vorlagen. Beispiel: Wenn sich derselbe Inhalt in zwei Vorlagen befindet, müssen Sie ihn in beiden Vorlagen aktualisieren.
- Wenn Sie eine Docs-Vorlage automatisch mit einer Gruppe von Benutzern teilen möchten, können Sie einen Ordner in Drive mit einzelnen Benutzern oder mit einer Sicherheitsgruppe teilen und die neue Vorlage in diesem Ordner ablegen.
- Docs unterstützt keine automatische Veröffentlichung an einem zukünftigen Datum. Wenn Sie Ihre Änderungen bis zu einem bestimmten Datum zurückhalten möchten, müssen Sie zu diesem Datum manuell veröffentlichen.
- Docs unterstützt nicht die gleichzeitige Bearbeitung oder Veröffentlichung von Vorlagen durch mehrere Benutzer.
- Docs unterstützt keine Rechts-nach-links-Sprachformatierung (RTL).
- Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, kann die neue Vorlage für den Geschäftsprozess konfiguriert werden, auch wenn Sie sie noch nicht veröffentlicht haben. Bis Sie es veröffentlichen, ist das daraus generierte Dokument leer. Wir empfehlen, eine Vorlage erst nach der Veröffentlichung für einen Geschäftsprozess zu konfigurieren.
- Wenn Sie eine zuvor heruntergeladene Vorlagendatei hochladen, müssen Sie sie veröffentlichen, bevor Sie sie für den Geschäftsprozess konfigurieren.
- Wählen Sie in Drive die OptionNeu>Dokumentvorlageund benennen Sie die Vorlage.Für DocuSign müssen Sie einen Namen verwenden mit weniger als 100 Zeichen. Für Adobe Sign dürfen Namen keine Sonderzeichen wie kaufmännische Und-Zeichen enthalten.Falls zutreffend, legt Workday Docs automatisch fest rresultierend dDokument z. BAblauf OZeitversatz auf 10 Jahre; aktuell ist dieser Wert nicht bearbeitbar.
- Wählen Sie eine Quelle aus.Die ssource ist die Geschäftsprozessart, die den SchrittDokument generierenfür das Dokument verwendet. Beispiel: Die GeschäftsprozessartAngebotkann eine sein ssource
- Wählen Sie eine Kategorie aus.Mit Kategorien können Sie verschiedene Arten von Dokumenten organisieren und verwalten, die mit Mitarbeitern oder anderen Objekten in Workday verknüpft sind. Sie können segmentbasierte Sicherheitsgruppen verwenden, um die Dokumentkategorien einzuschränken dass zeigen Sie an in der Werteliste.
- (Optional) Aktivieren , , um eine hinzuzufügen Basissprache.Wenn SieWenn Sie die Vorlage erstellen, legt Workday Docs die Basissprache auf Englisch fest. AGibt es neue Sprachinstanzen verwenden den englischen Inhalt als Startpunkt für Ihre übersetzte Vorlage.WannWenn Sie die Änderung der Basissprache speichern, kopieren alle neuen Spracheninstanzen, die Sie aus der Basissprachenvorlage erstellen, den neuen Inhalt der Basissprache.Vorhandene Instanzen für Vorlagensprachen verwenden denselben Inhalt.Wir empfehlen, jede Änderung der Basissprache als separate Aktion im Dialogfeld „Sprachen“ durchzuführen und neue Sprachinstanzen hinzuzufügen. Wenn Sie das Dialogfeld „Sprachen“ öffnen, die Basissprache ändern, Sprachen hinzufügen und dann speichern, erben die neuen Sprachen den Inhalt der vorherigen Basissprache und nicht der gerade ausgewählten Basissprache.
- Fügen Sie Inhalte zur Vorlage hinzu.Die Vorlage ist zunächst in dem Status „Nicht veröffentlicht“ enthalten.AVeröffentlichtoderNicht veröffentlichte ÄnderungenDer Indikator wird oben in der Vorlage angezeigt, um den Status des Inhalts anzuzeigen.
- (Optional) Hinzufügen neu Spracheninstanzen für die Vorlage, indem Sie klicken.Wenn Sie eine Spracheninstanz erstellen, kopiert Docs den vorhandenen Inhalt aus der Basissprache in die neue Instanz. Anschließend verwenden Sie diesen Inhalt als Richtlinie und ersetzen ihn manuell durch den Inhalt in der gewünschten Sprache.Sie erstellen und verwalten übersetzte Inhalte in Kopf- und Fußzeilen auf dieselbe Weise wie den Vorlageninhalt. Jede Sprache hat separate Kopf- und Fußzeilen.Für Sprachinstanzen gibt es keine bestimmten Sprachanforderungen. Der Name der Sprache ist lediglich eine Kennung, mit der Sie die verschiedenen Sprachinstanzen in der Vorlage verfolgen können.Wenn ein generiertes Dokument an einen Benutzer gesendet wird, dessen bevorzugte Sprache mit keiner der definierten Spracheninstanzen übereinstimmt, sendet Workday diesem Benutzer das Dokument in der Basissprache.
- Klicken Sieauf Veröffentlichen,um den aktuellen Inhalt in der Vorlage zu aktivieren.Wann Wenn Sie die Vorlage veröffentlichen, verwenden Geschäftsprozesse beim Generieren von Dokumenten die aktualisierte Vorlage.Wenn Sieauf Veröffentlichenklicken und die Vorlage Fehler enthält, gehen Sie wie folgt vor:
- Ein roter Punkt wird neben einer Sprache in der Dropdown-Liste des Texteditors und in der Dropdown-Liste für Kopf-/Fußzeilen angezeigt, wenn die Spracheninstanz einen oder mehrere Fehler in Datenfeldern, Bedingungsregeln oder Bildern enthält.
- Ein roter Rahmen wird um die Dropdown-Liste des Texteditors und die Dropdown-Liste für Kopf-/Fußzeilen angezeigt, wenn eine Sprache einen Fehler enthält. Der rote Rahmen wird angezeigt, bis Sie alle Fehler in allen Sprachinstanzen behoben haben.
- Im Bedingungsregel- oder Datenfeldbereich werden ein rotes Banner und ein Kontrollkästchen angezeigt, sodass Sie nur die Regeln oder Felder mit Fehlern anzeigen können.
- Nehmen Sie bei Bedarf weitere Änderungen an der Vorlage vor. Sobald Sie eine Änderung vornehmen, ändert sich deren Status in Nicht veröffentlicht und der orangefarbene Indikatorfür nicht veröffentlichte Änderungenwird oben in der Vorlage angezeigt. Ihre Vorlagenänderungen werden erst dann im Geschäftsprozess verwendet, wenn Sie aufVeröffentlichenklicken, um sie zu aktivieren.