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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Dokumentvorlagen erstellen und veröffentlichen

Dokumentvorlagen erstellen und veröffentlichen

Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
  • Drive
  • Docs
  • Dokumentbibliothek
Beachten Sie beim Erstellen und Veröffentlichen von Vorlagen folgende Überlegungen:
  • Wenn Sie eine Dokumentenvorlage automatisch mit einer Gruppe von Benutzern Teilen möchten, können Sie einen Ordner in Drive mit einzelnen Benutzern oder mit einer Sicherheitsgruppe Teilen und die neue Vorlage in diesem Ordner ablegen.
  • Docs unterstützt keine automatische Veröffentlichung an einem zukünftigen Datum. Wenn Sie Ihre Änderungen bis zu einem bestimmten Datum zurückhalten möchten, müssen Sie sie zu diesem Datum manuell veröffentlichen.
  • Docs unterstützt keine gleichzeitige Bearbeitung oder Veröffentlichung von Vorlagen durch mehr als einen Benutzer.
  • Docs unterstützt keine RTL- Formatierung von rechts nach links.
  • Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, steht die neue Vorlage zur Konfiguration für den Geschäftsprozess zur Verfügung, auch wenn Sie sie noch nicht veröffentlicht haben. Das daraus generierte Dokument ist Leer, bis Sie es veröffentlichen. Wir empfehlen, eine Vorlage für einen Geschäftsprozess erst zu konfigurieren, nachdem Sie sie veröffentlicht haben.
  • Wenn Sie eine zuvor heruntergeladene Vorlagendatei Hochladen , müssen Sie diese veröffentlichen, bevor Sie sie für den Geschäftsprozess konfigurieren.
  1. Wählen Sie in Drive
    Neu
     >
    Dokumentvorlage
     und benennen Sie die Vorlage.
    Für DocuSign müssen Sie einen Namen mit weniger als 100 Zeichen verwenden. Für Adobe Sign dürfen Namen keine Sonderzeichen wie kaufmännische Und-Zeichen enthalten.
  2. Wählen Sie eine Quelle aus.
    Die Quelle ist die Geschäftsprozessart , die den Schritt
    Dokument generieren
     für das Dokument verwendet. Beispiel: Die Geschäftsprozessart
    Angebot
     kann eine Quelle sein.
  3. Wählen Sie eine Kategorie aus.
    Mit Kategorien können Sie verschiedene Arten von Dokumenten, die mit Mitarbeitern oder anderen Objekten in Workday verknüpft sind, organisieren und verwalten. Sie können segmentbasierte Sicherheitsgruppen verwenden, um die Dokumentkategorien einzuschränken, die in der Werteliste "" angezeigt werden.
  4. (Optional) Wählen Sie
    Sprache
    Sprache hinzufügen
     , um die Basissprache zu ändern: .
    Wenn Sie die Vorlage erstellen, legt Workday Docs die Basissprache auf Englisch fest. Alle neuen Sprachinstanzen verwenden den englischen Inhalt als Ausgangspunkt für Ihre übersetzte Vorlage.
  5. Fügen Sie Inhalte zur Vorlage hinzu.
    Die Vorlage befindet sich zunächst in einem nicht veröffentlichten Status. Ein Indikator für
    Veröffentlichte
     oder
    Nicht veröffentlichte Änderungen
     wird oben in der Vorlage angezeigt, um den Status des Inhalts anzugeben.
  6. (Optional) Fügen Sie neue Spracheninstanzen für die Vorlage hinzu, indem Sie
    auf Sprache
    Sprache hinzufügen
     klicken.
    Wenn Sie eine Instanz erstellen, kopiert Docs den vorhandenen Inhalt aus der Basissprache in die neue Instanz. Anschließend verwenden Sie diesen Inhalt als Richtlinie und ersetzen ihn manuell durch den Inhalt in der gewünschten Sprache.
    Sie erstellen und verwalten übersetzte Inhalte in Kopf- und Fußzeilen genauso wie die Vorlageninhalte. Jede Sprache hat separate Kopf- und Fußzeilen.
    Wenn ein generiertes Dokument an einen Benutzer gesendet wird, dessen bevorzugte Sprache mit keiner der definierten Sprachinstanzen übereinstimmt, sendet Workday diesem Benutzer das Dokument in der Basissprache .
  7. Klicken Sie auf
    Veröffentlichen
     , um den aktuellen Inhalt in der Vorlage aktiv zu machen.
    Wenn Sie die Vorlage veröffentlichen, verwenden Geschäftsprozesse die aktualisierte Vorlage zum Generieren von Dokumenten.
    Wenn Sie auf
    Veröffentlichen
     klicken und die Vorlage Fehler enthält, gehen Sie wie folgt vor:
    • Ein roter Punkt wird neben einer Sprache in der Dropdown-Liste des Editor und in der Dropdown-Liste für Kopf-/Fußzeilen angezeigt, wenn die Instanz einen oder mehrere Fehler in Datenfeldern, Bedingung oder Bildern enthält.
    • Die Dropdown-Liste für den Editor und die Dropdown-Liste für Kopf-/Fußzeilen werden von einem roter Rahmen angezeigt, wenn in einer Sprache ein Fehler aufgetreten ist: . Der rote Rahmen wird angezeigt, bis Sie alle Fehler in allen Sprachinstanzen behoben haben.
    • Im Panel für Bedingungsregel oder Datenfelder werden ein rotes Banner und ein Kontrollkästchen angezeigt, sodass Sie nur die Regeln oder Felder mit Fehlern anzeigen können.
  8. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Änderungen an der Vorlage vor. Sobald Sie eine Änderung vornehmen, ändert sich der Status in „Nicht veröffentlicht“ und der orangefarbene Indikator „
    Nicht veröffentlichte Änderungen“
     wird oben in der Vorlage angezeigt. Ihre Vorlagenänderungen werden erst im Geschäftsprozess verwendet, wenn Sie
    auf Veröffentlichen
     klicken, um diese Änderungen zu aktivieren.