Konzept: Schrittbedingungen
Eine Bedingung ist Teil eines Geschäftsprozessschritts und besteht aus einer oder mehreren Regeln. Wenn die Bedingung aus mehr als einer Regel besteht und eine davon falsch ist, ist die gesamte Bedingung falsch.
Bedingungen werden nicht evaluiert, wenn ein Geschäftsprozess über einen Webservice oder EIB ausgeführt wird und auf automatischen Abschluss festgelegt ist.
Sie können optional Einstiegsbedingungen für alle Schritte außer
Initiierungsschritten
definieren. Für die Schritte Genehmigungskette
und Konsolidierte Genehmigungskette
können Sie auch Laufzeit- und Ausstiegsbedingungen definieren. Darüber hinaus können die Schritte Initiierung
und Aktion
auch Validierungsbedingungen enthalten, bei denen Sie den Schweregrad der Validierung so festlegen, dass entweder das Beenden eines Schritts blockiert oder die Fortsetzung eines Schritts zugelassen wird.Um die mit einem Geschäftsprozessschritt verknüpfte Bedingung hinzuzufügen oder zu ändern, wählen als mögliche Aktion für den Geschäftsprozess und dann als mögliche Aktion für den gewünschten Geschäftsprozessschritt.
Sie können diese Aktion nicht auf der Seite
„Geschäftsprozessdefinition bearbeiten“
eines Geschäftsprozesses ausführen.Für Audit-Reporting können Sie Instanzen von Geschäftsprozessen taggen. Auf diese Weise können Sie Änderungen an der Geschäftsprozesskonfiguration in Ihrem Mandanten verfolgen und Berichte dazu erstellen, z. B. das Hinzufügen von Schrittbedingungen zu einem Geschäftsprozessschritt. Wenn Sie einem Schritt eine Schrittbedingung hinzufügen, wird im
Audit-Trail-Bericht
ein Audit-Trail-Eintrag erstellt. Möglicherweise werden im Bericht zusätzliche Einträge für jeden Schritt angezeigt, zu dem Sie eine Schrittbedingung hinzufügen.Workday fordert Sie auf, ein Gültigkeitsdatum für die Schrittbedingung auszuwählen. Das Standardgültigkeitsdatum ist das aktuelle Datum.
Wenn Sie Bedingungsregeln entfernen und bereits initiierte Ereignisse vorhanden sind, werden die Bedingungsregeln dennoch getriggert. Bedingungsregeln werden jedoch nicht bei neuen Ereignissen ausgelöst. Das Gültigkeitsdatum, das Sie in der Aufgabe
Schrittbedingungen verwalten
angeben, wird eingehalten. Beispiel: Sie entfernen eine Bedingungsregel für einen Aktionsschritt
mit dem Gültigkeitsdatum 19.01.2024. Workday löst die Bedingungsregel nicht für Ereignisse aus, die am oder nach dem 19.01.2024 in der Zeitzone des Mandanten initiiert werden.Sie können auch nur dann eine
Zeitzone
für die Schrittbedingung auswählen, wenn Sie das Kontrollkästchen Zeitzone für Geschäftsprozesskonfiguration
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - System
aktivieren. Die Standardzeitzone ist die aktuelle Zeitzone des Benutzers.Wählen Sie die Option
Zeitzone für Geschäftsprozesskonfiguration
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - System,
um die Standardzeitzone unter einer Schrittbedingung zu überschreiben. Wenn Sie Folgendes eingeben:
- Am aktuellen Datum in der angegebenen Zeitzone werden die Änderungen sofort wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen sofort.
- Ein zukünftiges Datum in der angegebenen Zeitzone: Die Änderungen werden um Mitternacht des angegebenen Datums in der angegebenen Zeitzone wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.Beispiel: Am 22.01.2024 ist es 09:00 Uhr (Nordamerikanische Westküstenzeit). In einer Geschäftsprozessdefinition greift ein Geschäftsprozessadministrator auf die AufgabeSchrittbedingungen verwaltenzu, um eine Einstiegsbedingung für einenGenehmigungsschrittzu entfernen. Der Business Process Administrator wählt Folgendes:
- 24.01.2024 im FeldGültigkeitsdatum.
- Singapur-Standardzeit (SST) im FeldZeitzone.
Die Bedingungsregel für den Schritt„Genehmigung“wird nicht für neue Ereignisse ausgelöst, die am 24.01.2024 um Mitternacht SST starten. - Ein vergangenes Datum in der angegebenen Zeitzone: Die Änderungen werden um 23:59:59 Uhr am angegebenen Datum in der angegebenen Zeitzone wirksam. Benutzer in anderen Zeitzonen sehen die Änderungen zum entsprechenden Datum und zur entsprechenden Uhrzeit in ihren Zeitzonen.
Validierungsbedingungen
Initiierungsschritte
und Aktionsschritte
können eine Validierungsbedingung haben. Mit der möglichen Aktion Stufenbedingungen verwalten
können Sie einen der folgenden Schweregrade für eine Validierungsbedingung festlegen:
- Warnung: Wenn eine Bedingungsregel wahr ist, zeigt Workday den Fehler an und Sie können trotzdem mit dem nächsten Geschäftsprozessschritt fortfahren, auch wenn im Schritt Fehler enthalten sind.
- Kritischer Fehler: Wenn eine Bedingungsregel wahr ist, wird der Schritt für das Beenden blockiert. Sie können erst dann mit dem nächsten Geschäftsprozessschritt fortfahren, wenn Validierungsfehler behoben wurden. Workday setzt die Validierungsbedingung standardmäßig aufKritisch.
Wenn Sie eine Validierungsbedingung konfigurieren, zeigt die Spalte
Validierung
in der Geschäftsprozessdefinition den Namen der Bedingungsregel an und legt fest, ob sie Kritisch
oder Warnung
ist.Wenn alle Bedingungen falsch sind, wird der Schritt beendet und der Prozess fortgesetzt.
Validierungsbedingungen sind für
Initiierungsschritte
nur verfügbar, wenn die Möglichkeit zur Überarbeitung des zugehörigen Geschäftsprozesses in den von Workday bereitgestellten Geschäftsprozess oder Schritt integriert ist. Diese Funktion ist erforderlich, um den Schritt an "Meine Aufgaben" des Benutzers zurückzusenden, wenn eine Validierungsbedingung auftritt.Um eine Validierungsbedingung zu einem
Aktionsschritt
hinzuzufügen, müssen Sie die Validierungsbedingung direkt zum Schritt Initiierung
der Geschäftsprozessdefinition hinzufügen, die diesem Aktionsschritt
zugeordnet ist.In einem
Aktionsschritt
können Sie das Kontrollkästchen Validierungsbedingungen für "Genehmiger hinzufügen"
aktivieren in der Aufgabe Schrittbedingungen verwalten
aktivieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen Validierungsbedingungen für "Genehmiger hinzufügen"
im Schritt „Aktion“
aktivieren und wenn eine der Validierungsbedingungen wahr ist, triggert Workday Validierungsmeldungen, wenn ein Prüfer Genehmiger hinzufügt und im Element Meine Aufgaben auf Genehmigen und an Genehmiger senden
klickt. Wenn die Validierungsbedingung eine der folgenden ist:
- Beim SchweregradKritischfügt Workday keine zusätzlichen Genehmiger hinzu und das Ereignis hat den StatusFür später gespeichert. Der Prüfer kann erst dann Genehmiger zum SchrittAktionhinzufügen, wenn er die Validierungsfehler behoben hat. Sobald der Prüfer die Daten korrigiert undauf Genehmigen und an Genehmiger sendenklickt, evaluiert Workday die Validierungsbedingung erneut. Wenn die Validierungsbedingung falsch ist, fügt Workday dem Schritt weitere Genehmiger hinzu.
- Mit dem Schweregrad„Warnung“zeigt Workday die Warnmeldung an und der Prüfer kann dennoch mit dem Hinzufügen von Genehmigern zum Schritt„Aktion“fortfahren. Wenn die Warnmeldung ausgelöst wird, muss der Prüfer den Genehmiger erneut hinzufügen undauf Genehmigen und an Genehmiger sendenklicken. Workday fügt dann den zusätzlichen Genehmiger zum Schritt hinzu und der Workflow wird fortgesetzt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen
Validierungsbedingungen für zusätzliche Genehmiger aktivieren
für einen Aktionsschritt
aktivieren, der bereits in Bearbeitung ist, triggert Workday keine Validierungsbedingungen für den Schritt, wenn ein Prüfer dem Schritt zusätzliche Genehmiger hinzufügt.Um zu bestimmen, ob ein Geschäftsprozess oder ein Schritt überarbeitet werden kann, führen Sie den Bericht
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
aus:
- Wenn die SpalteGenehmigungsoptionenZurücksendenenthält, kann der Geschäftsprozess überarbeitet werden und Sie können eine Validierungsbedingung für denInitiierungsschrittkonfigurieren.
- Wenn die SpalteOptionen beim Speichernim AbschnittZulässige AktionenZurücksendenenthält, kann der Schritt überarbeitet werden und Sie können eine Validierungsbedingung für diesen Schritt konfigurieren.
Rollen mit der Berechtigung zur Initiierung eines Geschäftsprozesses, der eine definierte Vorlage verwendet (z. B.
Tätigkeit ändern
), müssen auch die Berechtigung Alle anzeigen für die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie haben, um sicherzustellen, dass Workday Validierungsbedingungen evaluiert.Einstiegsbedingungen
Alle Arten von Schritten können eine Einstiegsbedingung haben, außer
Initiierungsschritte
. Wenn die Bedingung „true“ ist, wird der Schritt ausgeführt. Wenn die Bedingung falsch ist, wird der Schritt übersprungen. Einige Geschäftsprozessdefinitionsschritte
haben von Workday bereitgestellte Einstiegsbedingungen für
Aktionsschritte
, die Sie nicht bearbeiten können. Sie können jedoch zusätzliche Einstiegsbedingungen für diese Schritte angeben. Sowohl die Workday-Bedingungen als auch Ihre Bedingungen werden evaluiert, wenn der Geschäftsprozess ausgeführt wird. Workday überspringt alle Schritte, die nicht alle Einstiegsbedingungen erfüllen. Wenn ein Webservice einen Geschäftsprozess automatisiert, z. B. in einen EIB-Tabellen-Upload, überspringt Workday automatisch
Genehmigungsschritte
, evaluiert jedoch weiterhin Einstiegsbedingungsregeln für Integrationsschritte
, Serviceschritte
und Aktionsschritte
, die Unterereignisse initiieren.Während-Ausführung-Bedingungen
Nur die Schritte
"Genehmigungskette"
und "Konsolidierte Genehmigungskette"
können eine Während-Ausführung-Bedingung haben. Diese Bedingung fungiert als Einstiegsbedingung für jede Genehmigungsebene in der Kette. Der nächste Genehmiger wird mit einem Wert verglichen. Wenn die Bedingung „true“ ist, wird der Schritt zu dieser Genehmigungsebene weitergeleitet. Wenn die Bedingung falsch ist, wird die aktuelle Genehmigungsebene übersprungen und die Evaluierung der nächsten Genehmigungsebene in der Kette fortgesetzt.
Wenn Sie die Schrittart
Genehmigungskette
oder Konsolidierte Genehmigungskette
für einen Mitarbeiter mit mehreren Managern für eine einzelne Stelle verwenden, wählt Workday nach dem Zufallsprinzip eine Person in einer Ebene aus und prüft die Während-Ausführung-Bedingung, um zu sehen, ob diese Person die Bedingung erfüllt. Wenn die Person in der Ebene die Bedingung erfüllt, wird der Schritt an sie weitergeleitet. Wenn die zufällig ausgewählte Person die Bedingung jedoch nicht erfüllt, markiert Workday jede Person auf dieser Ebene als nicht erforderlich und geht zur nächsten Ebene über. Bevor Sie zur nächsten Ebene wechseln, prüft Workday die Ausstiegsbedingung. In Szenarien, in denen die Ausstiegsbedingung noch nicht erfüllt ist, bewegt sich Workday in der Lieferkette weiter nach oben. Wenn eine Person im vorherigen Schritt die Ausstiegsbedingung erfüllt, wird die Genehmigungskette beendet.Workday empfiehlt, keine Während-Ausführung-Bedingung zu konfigurieren, wenn sich in einer Genehmigungskette mehrere Manager befinden.
Sie können berechnete Felder in einer Bedingungsregel während des Laufs verwenden, um in einem aktuellen Schritt den nächsten Genehmiger in der Genehmigungskette zu bestimmen.
Wenn Sie auch Routing-Beschränkungen für einen Schritt haben, kann dies die Anzahl der möglichen Genehmiger reduzieren, die von der Laufbedingung evaluiert werden. Workday evaluiert zuerst die Laufzeit-Bedingung in jeder Genehmigungsebene. Wenn die Während-Ausführung-Bedingung erfüllt ist, wird die Routing-Beschränkung evaluiert.
Die Während-Ausführung-Bedingung prüft eine Genehmigungsebene, auch wenn Sie möglicherweise eine Routing-Beschränkung festgelegt haben, um vorherige Genehmiger auszuschließen.
Beispiel: Ein Schritt
der Genehmigungskette
hat eine Während-Ausführung-Bedingung, um nach einem Manager zu suchen, und eine Routing-Beschränkung, um vorherige Genehmiger auszuschließen. Eine Managerin, Betty, genehmigt den Schritt in einer vorherigen Genehmigungsebene. In einer nachfolgenden Ebene ist Betty auch eine Genehmigerin. Die Während-Ausführung-Bedingung evaluiert diese Genehmigungsebene dennoch, obwohl die Routing-Beschränkung darin besteht, vorherige Genehmiger auszuschließen. Der Schritt wird nicht zugewiesen, wenn es außer Betty keine andere Person in der Genehmigungsebene gibt, die genehmigt werden soll.Ausstiegsbedingungen
Nur die Schritte
"Genehmigungskette"
und "Konsolidierte Genehmigungskette"
können eine Ausstiegsbedingung haben. Für diese Schritte evaluiert diese Bedingung den Genehmiger, der diese Ebene der Kette gerade abgeschlossen hat. Wenn die Bedingung „true“ ist, wird der Schritt beendet. Wie die Laufzeit-Bedingung funktioniert auch eine Ausstiegsbedingung, während die
Genehmigungskette
oder die konsolidierte Genehmigungskette
ausgeführt wird. Der Unterschied besteht darin, dass die Ausstiegsbedingung den Schritt beendet, wenn die Bedingung erfüllt ist. Wenn die Während-Ausführung-Bedingung nicht erfüllt ist, wird zur nächsten Ebene in der Kette gesprungen.Beginnend mit der zweiten Genehmigungsebene evaluiert Workday die Ausstiegsbedingung auf jeder Ebene, einschließlich Genehmigungsebenen, die aufgrund von Routing-Beschränkungen und Laufzeitbedingungen übersprungen werden, die möglicherweise im Schritt konfiguriert werden.
Wenn die Ausstiegsbedingung nie erfüllt ist, wird der Schritt
Genehmigungskette
oder Konsolidierte Genehmigungskette
beendet, nachdem der höchste Genehmiger in der Managementhierarchie erreicht wurde.