Konzept: Geschäftsprozesse automatisch abschließen

Mit dem automatischen Abschluss können Geschäftsprozessadministratoren Geschäftsprozessdefinitionen so konfigurieren, dass ein Ereignis automatisch abgeschlossen wird, wenn die entsprechenden Daten für das Ereignis erfasst und in einen anderen Geschäftsprozess eingegeben wurden. Der automatische Abschluss reduziert den manuellen Aufwand und optimiert die Geschäftsprozesse.

Sie können den automatischen Abschluss für folgende Geschäftsprozessdefinitionen aktivieren, um Einstellungsereignisse oder Tätigkeitsänderungen automatisch abzuschließen, die aus Workday Recruiting initiiert werden:

Zusatztätigkeit hinzufügen
Tätigkeit ändern
Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
Einstellen

Beispiel: Sie konfigurieren den automatischen Abschluss für Ihren Geschäftsprozess

Einstellung

so, dass Workday den initiierenden Schritt automatisch mit den von Workday Recruiting bereitgestellten Informationen abschließt und Schritte überspringt, die keine Unterprozesse des Einstellungsereignisses sind.

Sie können den automatischen Abschluss für übergeordnete Prozesse und Unterprozesse aktivieren, jedoch nicht für dynamische Geschäftsprozesse. Sie können Geschäftsprozessschritte angeben, die manuell verarbeitet werden sollen.

Wenn für ein Ereignis der automatische Abschluss in der Geschäftsprozessdefinition aktiviert ist, versucht Workday, das Ereignis automatisch abzuschließen. Wenn das Ereignis nicht automatisch abgeschlossen wird, können Sie das Ereignis in Workday manuell verarbeiten und die verbleibenden Schritte in der Geschäftsprozessdefinition ausführen.

Der automatische Abschluss verringert auch die Anzahl der Meine Aufgaben, die Benutzer erledigen müssen, indem Teile des übergeordneten Ereignisses übersprungen werden, z. B.:

Genehmigungen
Batch/Job
Checkliste
Fragebogen ausfüllen
Zusätzliche Daten bearbeiten
Bericht
Berichtsgruppe
Aktionsschritt „Prüfen“
To-do

Daher erstellt Workday keine Ereignisdatensätze für Schritte, die beim automatischen Abschluss übersprungen wurden. In der

Prozesshistorie

im

vollständigen Prozessdatensatz ""

werden keine Ereignisdatensatz-Einträge für übersprungene Schritte angezeigt.

Wenn Sie möchten, dass übersprungene Schritte auch dann ausgeführt werden, wenn ein Ereignis erfolgreich automatisch abgeschlossen wird, empfiehlt Workday, die

Werteliste

Normales Routing für Geschäftsprozesse zu konfigurieren und die übersprungenen Schritte anzugeben, die ausgeführt werden sollen.

Die Funktion zum normalen Weiterleiten ist für

Prüfungs-

und

Genehmigungsschritte

nicht verfügbar. Für Szenarien, in denen Reviews und Genehmigungen normal weitergeleitet werden sollen, empfiehlt Workday, dass Sie einen regelbasierten Geschäftsprozess erstellen und das Kontrollkästchen

Automatischen Abschluss aktivieren

nicht aktivieren. Dadurch kann das Ereignis normal weitergeleitet und alle Schritte ausgeführt werden.

Integrationen und Serviceschritte werden immer normal weitergeleitet. Konfigurieren Sie den automatischen Abschluss nur für Ereignisse, die wahrscheinlich keine weiteren Informationen oder manuellen Eingaben erfordern.

Wenn Sie das Kontrollkästchen

Automatische Vervollständigung

aktivieren für den Geschäftsprozess aktivieren, löst Workday benutzerdefinierte Benachrichtigungen zum Geschäftsprozess aus. Wenn Sie nicht möchten, dass benutzerdefinierte Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen gesendet werden, können Sie mithilfe des Berichtsfelds

Event Autocompleted

im Geschäftsobjekt

„Aktionsereignis“

eine Schrittbedingung konfigurieren, damit die benutzerdefinierte Benachrichtigung nicht getriggert wird.