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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-01-12
Schritte: Geschäftsprozess „Onboarding“ einrichten

Schritte: Geschäftsprozess „Onboarding“ einrichten

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Onboarding-Setup
     im funktionalen Bereich „Onboarding“.
  • Sicherheit: Domäne
    Business Process Administration
     oder
    Manage: Business Process Definitions
     im funktionalen Bereich „System“.
Mit der Aufgabe
Onboarding starten
 können Sie
das Onboarding
 für Neueinstellungen, externe Mitarbeiter und bestehende Mitarbeiter initiieren. Sie können die Aufgabe
Onboarding starten
 auch als Unterprozess folgender Geschäftsprozesse initiieren:
  • Zusatztätigkeit hinzufügen
  • Tätigkeit ändern
  • Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
  • Einstellung
  • Auslandseinsatz starten
Sie können das Dashboard
Onboarding
 mit Worklets konfigurieren. Diese Worklets enthalten wichtige Informationen für neue Mitarbeiter und fordern sie zur Durchführung von Onboarding-Aufgaben auf. Der Geschäftsprozess
Onboarding
 verwendet die Worklet-Konfiguration aus dem Geschäftsprozessschritt
Onboarding-Setup,
 wenn beide Schritte Unterprozesse eines Personalbesetzungsereignisses sind. Wenn Sie
Onboarding
 jedoch als eigenständigen Geschäftsprozess starten, verwendet Workday die Setup-Informationen aus dem letzten abgeschlossenen Ereignis
Onboarding-Setup
 .
  1. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Onboarding
     . Sie können die Reihenfolge definieren, in der Parallelschritte unter
    "Meine Aufgaben"
    angezeigt werden.
  2. Fügen Sie
    Aufgabenschritte
     hinzu.
    Fügen Sie einen oder mehrere
    Aufgaben
     -Schritte hinzu, damit Mitarbeiter ihre persönlichen Daten und Kontaktdaten aktualisieren können. Sie können
    Kontaktdaten ändern
    ,
    Namen ändern
    ,
    Bevorzugten Namen ändern
    und
    Persönliche Daten ändern
     zu einem Schritt kombinieren oder die Aufgaben in separate Parallelschritte aufteilen.
    Sie können eine Aufgabe in
    „Meine Aufgaben“
     für den Mitarbeiter identifizieren, indem Sie in das Feld
    Checklistenlabel
     ein Label eingeben (Beispiel:
    Persönliche Daten eingeben
    ).
  3. (Optional) Konfigurieren Sie Bedingungsregeln, um Genehmigungen zu überspringen, wenn ein Mitarbeiter Aktualisierungen von persönlichen Daten und Kontaktdaten übermittelt, ohne Änderungen vorzunehmen.
  4. (Optional) Konfigurieren Sie bei der Auswählbarkeit für Beschäftigung Compliance mit Formular I-9.
    1. Fügen Sie den Schritt
      Manage Form I-9 Assignment
       vor dem Schritt
      Complete Form I-9 Assignment
       hinzu.
    2. Fügen Sie den Schritt
      Complete Form I-9
       nach dem Schritt
      Onboarding
      -Abschluss
       hinzu.
    Workday initiiert den Schritt
    Complete Form I-9
     nicht, wenn
    Onboarding
     ein Unterprozess des Geschäftsprozesses
    Auslandseinsatz starten
     ist.
  5. Fügen Sie den Schritt
    Gewählte Zusatzleistungen ändern
     nach dem Schritt
    Abschluss
    für Onboarding
     hinzu.
  6. Fügen Sie
    To-do
     -Schritte für andere Aufgaben hinzu, die von Neueinstellungen ausgeführt werden sollen.
  7. (Optional) Fügen Sie den Unterprozess
    Bescheinigungen/Führerscheine bearbeiten
     als Aktion hinzu, damit alle Geschäftsprozesse
    Identifikationsdaten
     bearbeiten als Teil des Geschäftsprozesses
    Onboarding
     verfügbar sind. Aktualisieren Sie die Sicherheitsrichtlinie für den Unterprozess
    Bescheinigungen/Führerscheine bearbeiten,
    bevor Sie sie hinzufügen.
  8. (Optional) Fügen Sie den Schritt
    Dokumente prüfen
     hinzu.
    Mitarbeiter können Dokumente bestätigen, elektronisch signieren oder hochladen. Sie können mehrere Dokumente zu einem Schritt zusammenfassen oder separate Schritte für eine granularere Verfolgung hinzufügen. Sie können den Zugriff auf Dokumente steuern, indem Sie Sicherheitssegmente erstellen, die die für eine Rolle sichtbaren Dokumentkategorien beschränken.
  9. (Optional) Wählen Sie
    GeschäftsprozessSchrittverzögerung
    verwalten
     in den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozessschritt.
    Wenn Bewerber Onboarding-Schritte vor dem Startdatum durchführen können, fügen Sie eine Schrittverzögerung zu den Schritten hinzu, die Mitarbeiter nach dem Startdatum ausführen.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  10. Richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen an private oder geschäftliche E-Mail-Adressen für das Onboarding ein.
    Sie können die E-Mail-Vorlage überschreiben. Wenn Sie den Notification Designer verwenden, können Sie eine Vorlage erstellen und für die Benachrichtigungskategorie
    Benutzerdefinierter Geschäftsprozess
     aktivieren. Mit der Benachrichtigungsvorlage können Sie Benachrichtigungen senden, wenn Sie den Geschäftsprozess
    Onboarding
     verwenden.
  11. Fügen Sie die Aktionen
    Onboarding-Setup
     und
    Onboarding
     zu ihren bestehenden
    Geschäftsprozessen
    Einstellung,
    Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
    ,
    Zusatztätigkeit hinzufügen
    ,
    Tätigkeit ändern
    oder
    Auslandseinsatz starten hinzu
     .
    Wenn Sie die Aktionen
    Onboarding-Setup
     und
    Onboarding
     zu Ihren bestehenden Geschäftsprozessen hinzufügen, müssen Sie folgende Informationen beachten:
    • Der Schritt
      Onboarding-Setup
       muss 1 Schritt vor dem Schritt
      Onboarding
       erfolgen.
    • Die Aktion
      Onboarding
       muss nach dem Abschlussschritt und nach dem Schritt
      Workday-Konto erstellen
       kommen.
    • Weisen Sie keine Sicherheitsgruppen zur Aktion
      Onboarding
       hinzu. Workday sichert jeden Schritt im Geschäftsprozess
      Onboarding
       separat.
    • Wenn
      der Schritt Gewählte Zusatzleistungen ändern
       Teil des Geschäftsprozesses
      Onboarding
       ist, entfernen Sie ihn aus den Geschäftsprozessen
      Einstellung
       und
      Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
       .
    • Wenn
      die Schritte Persönliche Daten ändern
       und
      Onboarding
       Teil der Geschäftsprozesse
      Einstellung
       oder
      Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
       sind, führen Sie sie nicht als Parallelschritte aus.
  12. Sie können verschiedene Definitionen für den Geschäftsprozess
    Onboarding
     konfigurieren für:
    Zusatztätigkeit hinzufügen
    ,
    Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
    ,
    Tätigkeit ändern
    ,
    Einstellung
    und
    Onboarding
    (eigenständig).
Wenn Sie einen
Aufgaben
 -Schritt in den Geschäftsprozess
Onboarding
 aufnehmen, geben Sie den Mitarbeitern benutzerdefinierte Anweisungen zur Aktualisierung ihres Namens, ihrer persönlichen Daten und ihrer Kontaktdaten. Verwenden Sie den Bericht
Geschäftsprozessvorlage anzeigen,
 um den Standardhilfetext für jeden Abschnitt zu überschreiben. Sie können das Register
Aufgabensicherheit
 in diesem Bericht anzeigen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Geschäftsprozess- und Domänen-Sicherheitsrichtlinien synchronisiert haben.