Konzept: Zeiterfassungs-Flow
Zeit erfassen
Sie wählen eine Zeiteingabemethode aus und konfigurieren Zeiteingabecodes, Zeitcodegruppenund Zeiteingabevorlagen , um zu steuern, wie Mitarbeiter und Manager Zeit eingeben.
Mitarbeiter können Zeit folgendermaßen erfassen:
- An- und Abmelden über dasWorklet Zeit.
- Protokollieren von Stempeluhrereignissen in einem externen Zeiterfassungssystem, das über einen Webservice importiert wird.
- Verwenden des BerichtsMeine Zeiterfassen zur Erfassung der Zeit im Zeiteingabekalender.
Manager können Mitarbeiterzeiten folgendermaßen erfassen:
- BerichtZeit für Mitarbeitererfassen.
- Die AufgabeZeit für Mitarbeiter erfassen für die Zeiteingabegroßer Datenmengen.
- AufgabeAutomatische Massenausfüllung aus Zeitplan
- BerichtMassenerfassung von Zeit.
Sie können die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie
Zeit erfassen
so konfigurieren, dass Manager, Zeitnehmer und Administratoren die Zeit im Auftrag von Mitarbeitern eingeben können. Workday zeigt die Zeit in der Zeitzone des Mitarbeiters an, auch wenn ein Manager in einer anderen Zeitzone die Zeit für diesen Mitarbeiter eingibt. Eingegebene Zeit validieren
Workday führt Validierungen an verschiedenen Stellen im Zeiteingabeprozess aus, abhängig von der Zeiteingabemethode und der Art der Validierung. Validierungen mit kritischem Fehler bewirken, dass Mitarbeiter die Woche oder den Zeitraum nicht zur Genehmigung übermitteln können. Es können jedoch Zeiten übermittelt werden, für die Validierungen mit Warnung vorhanden sind.
Zeit aus externen Systemen erfassen
Mit Webservices können Sie Stempeluhrereignisse oder erfasste Zeitblöcke aus externen Zeiterfassungssystemen in Workday laden. Webservice verwenden:
- Put Time Clock Events, um regelmäßig kleine Batches mit Zeiterfassungsereignissen zu laden.
- Stempeluhrereignisseimportieren, um gelegentlich große Mengen von Stempeluhrereignissen zu laden.
- Erfasste Zeitblöcke importieren, um erfasste Zeitblöckezu laden.
Erfasste Zeitblöcke erstellen
Workday gleicht Stempeluhrereignisse ab und erstellt daraus erfasste Zeitblöcke, die Mitarbeiter mithilfe des Zeiteingabekalenders bearbeiten und übermitteln können. Ein Zeitblock gibt die Anzahl der Stunden, Beginn/Ende (falls zutreffend), den Zeiteingabecode und alle mit der Uhrzeit verknüpften Worktags an.
Berechnete Zeitblöcke erstellen
Workday weist einem erfassten Zeitblock Zeitberechnungs-Tags basierend auf dem Zeiteingabecode des Zeitblocks zu. Workday verwendet die Zeitberechnungs-Tags, um Berechnungen auf den erfassten Zeitblock anzuwenden und berechnete Zeitblöcke zu erstellen. Berechnete Zeitblöcke identifizieren die berechnete Zeit, die auf den Zeitblock angewendeten Zeitberechnungs-Tags und können auch Worktags enthalten.
Zeit übermitteln
Mitarbeiter können die Zeit einzeln nach Woche oder Periode über den Zeiteingabekalenderübermitteln. Mitarbeiter können Änderungen an ihren übermittelten Zeiten vornehmen, solange die Zeitperiode offen ist.
Manager können mit folgenden Berichten Zeit für Mitarbeiter übermitteln:
- Zeit automatisch übermitteln
- Zeit bearbeiten und genehmigen
- Massenübermittlung von Zeit
- Zeit für Mitarbeiter übermitteln
Zeit genehmigen
Workday
leitet übermittelte Zeit gemäß dem Workflow im Geschäftsprozess Zeit erfassen an einen Genehmiger weiter.Manager können diese Berichte verwenden, um Zeit zu genehmigen:
- Zeit bearbeiten und genehmigen
- Projektzeit prüfen
- Zeit prüfen
Nachdem Manager die übermittelte Zeit genehmigt haben, können die Zeitinformationen von folgenden Personen verwendet werden:
- Entgeltabrechnungsprozesse zur Vergütung von Mitarbeitern.
- Anbieter von Zeitplänen oder Entgeltabrechnungen von Drittanbietern, wenn Sie die Informationen über den Webservice „Get Calculated Time Blocks“ exportieren.
- Workday Absence Management, um den Urlaubsanspruch zu berechnen.
- Workday Projects für die Fakturierung und Kostenzurechnung.
- Workday Scheduling, das anhand von erfassten Zeitblöcken berechnet, wie effektiv ein Zeitplan die Produktivitätsziele der Organisation erreicht hat.