Konzept: Optimierungs-Engine für Zeitplanung

Die Optimierungs-Engine verwendet künstliche Intelligenz, um viele mögliche Zeitplanungsszenarien zu vergleichen und den Zeitplan zu generieren, der Ihre Anforderungen am effektivsten erfüllt. Die Optimierungs-Engine erstellt Zeitpläne unter Berücksichtigung der folgenden Faktoren:

Personalbedarf.
Mitarbeiterattribute (z. B. Qualifikationen, Verfügbarkeit und Präferenzen).
Ihre Konfiguration und Ihre Geschäftsziele.

Um Zeitpläne zu erstellen, entwirft die Optimierungs-Engine Schichten, indem sie deren Länge, Start- und Endzeit bestimmt. Wenn die Optimierungs-Engine Schichten entwirft, weist sie diese gleichzeitig qualifizierten Mitarbeitern zu, um den Personalbedarf zu decken. Die Optimierungs-Engine optimiert auch den Zeitplan, um die Geschäftsziele so weit wie möglich zu erfüllen, ohne gegen harte Beschränkungen zu verstoßen.

Die Optimierungs-Engine verwendet Personalbedarfsdaten, die auf Ebene der Zeitplanungsorganisation definiert sind, um Zeitpläne zu generieren. Sie definieren den Personalbedarf für eine Organisation, indem Sie Folgendes angeben:

Die Art der Arbeit, die ausgeführt werden muss.
Die Anzahl der Mitarbeiter, die für die Ausführung der Arbeit erforderlich sind.
Den spezifischen Zeitraum, in dem die Arbeit ausgeführt werden muss.

Die Schichtlänge wird durch eine Kombination aus Einstellungen für die oberste Zeitplanungsorganisation und dem Personalbedarf bestimmt. Die Optimierungs-Engine erstellt keine Schichten, die außerhalb des vom Personalbedarf geforderten Zeitraums stattfinden. Die Optimierungs-Engine erstellt auch keine Schichten, die gegen Validierungen der minimalen Schichtlänge, der maximalen Schichtlänge oder gegen Regeln für Essenspausen verstoßen, die Sie für die oberste Zeitplanungsorganisation definiert haben. Die Optimierungs-Engine erstellt stattdessen Essenspausen wie in der obersten Zeitplanungsorganisation definiert, und versucht, Essenspausen zu staffeln, um die Abdeckungsanforderungen bestmöglich zu erfüllen. Wenn die Konsistenzeinstellung größer als 0 ist, kann die Optimierungs-Engine auch Schichten basierend auf den Start- und Endzeiten der Schicht eines Mitarbeiters in der Look-Back-Periode erstellen.

Workday generiert nie einen Zeitplan mit nicht zugewiesenen Schichten. Wenn ein Mitarbeiter für die Zuweisung zu einer Schicht nicht verfügbar ist, wird diese Schicht nicht in den Zeitplan aufgenommen. Workday zeigt automatisch an, wo Lücken in der Abdeckung zwischen dem Personalbedarf und den generierten und zugewiesenen Schichten bestehen. Workday gibt auch an, wo eine Über- oder Unterdeckung vorliegen könnte.

Die Optimierungs-Engine erstellt nur Zeitpläne, die nicht gegen die folgenden festen harten Beschränkungen verstoßen:

Verfügbarkeit: Wenn sich ein Mitarbeiter ohne Auswirkungen auf die Zeitplanung im Urlaub befindet oder abwesend ist und der Urlaub bzw. die Abwesenheit sich mit der Schicht überschneidet, gilt der Mitarbeiter als nicht verfügbar.
Maximale Schichtlänge: Eine Schicht darf nicht länger sein als die maximale Schichtlänge, die in der obersten Zeitplanungsorganisation definiert ist.
Minimale Ruheperioden zwischen Schichten.
Minimale Schichtlänge: Eine Schicht muss mindestens die minimale Schichtlänge haben, die in der obersten Zeitplanungsorganisation definiert ist.
Regeln für Essenspausen: Eine Schicht muss die von der obersten Zeitplanungsorganisation definierte Regel für Essenspausen einhalten.
Eine Schicht pro Tag: Workday weist einen Mitarbeiter automatisch einer Schicht pro Tag zu, auch wenn ein Mitarbeiter mehr als eine Stelle oder mehr als eine Zeitplan-Tag-Zuweisung hat.
Keine sich überschneidenden Schichten: Ein Mitarbeiter kann nicht mehr als einer Schicht gleichzeitig zugewiesen werden.
Zeitplan-Tag-Qualifikation: Ein Mitarbeiter muss über seine Zeitplan-Tag-Zuweisung, die der Schicht zugewiesen werden soll, für eine Schicht qualifiziert sein.

Gegen eine harte Beschränkung kann nur dann verstoßen werden, wenn „Konsistenz“ für die generierte Zeitplanwoche aktiviert ist. In diesem Fall, wenn eine Schicht manuell aktualisiert wurde, sodass sie gegen eine Regel für minimale bzw. maximale Stunden oder Essenspausen in der Look-Back-Periode verstößt, könnte dieser Verstoß auf die geplante Woche übertragen wird.

Es gibt auch variable harte Beschränkungen, die manchmal harte Beschränkungen sind und manchmal nicht. Wenn es sich nicht um harte Beschränkungen handelt, werden sie als Ziele bezeichnet. Sie können über Zeitplaneinstellungen konfigurieren, ob die folgenden Beschränkungen variabel sind (und als Ziele behandelt werden) oder als harte Beschränkungen gelten:

Maximale Wochenstunden.
Maximale Arbeitstage.

Wenn die Optimierungs-Engine keine Zeitplanlösung finden kann, die nicht gegen eine harte Beschränkung verstößt, kann die Optimierungs-Engine die harte Beschränkung für den Personalbedarf und für die minimalen Wochenstunden lockern. Die Optimierungs-Engine behandelt diese Beschränkungen als weiche Beschränkungen, sodass eine Lösung gefunden werden kann, die gegen keine der anderen harten Beschränkungen verstößt.

Bei der Lösungsfindung durch Workday Labor Optimization für harte Beschränkungen versucht Workday auch, die zum Zeitpunkt der Zeitplangenerierung definierten Geschäftsziele zu erreichen. Anpassbare weiche Beschränkungen sind Ziele, die die Optimierungs-Engine so weit wie möglich berücksichtigt. Wenn die Optimierungs-Engine diese Beschränkungen erfüllt, verbessern sich Qualität und Score des Zeitplans. Werden die weichen Beschränkungen jedoch nicht erfüllt, generiert die Optimierungs-Engine dennoch einen Zeitplan. Zu den weichen Beschränkungen gehören:

Konsistenz
Abdeckung der Nachfrage
Arbeitskosten
Maximale Wochenstunden
Minimale Wochenstunden
Maximale Arbeitstage
Bevorzugte Arbeitstage/-zeiten
Bevorzugte Zeitplan-Tags
Bevorzugte Wochenstunden

Weiche Beschränkungen werden von der obersten Zeitplanungsorganisation konfiguriert und auf einer Skala von 0 bis 100 gewichtet. Um die Optimierungs-Engine so zu konfigurieren, dass eine weiche Beschränkung ignoriert wird, können Sie die Gewichtung auf 0 setzen. Sie können diese Einstellungen auf Mitarbeiterebene überschreiben. Überschreibungen auf Mitarbeiterebene haben zum Zeitpunkt der Zeitplangenerierung Vorrang vor den Einstellungen für den Schieberegler.

Workday verwaltet interne Gewichtungen, die die relative Wichtigkeit der einzelnen weichen Beschränkungen bestimmen. Dies sind die internen Gewichtungen von Workday, sortiert von der größten zur kleinsten Gewichtung:

Konsistenz.
Maximale Wochenstunden.
Minimale Wochenstunden.
Maximale Arbeitstage.
Abdeckung der Nachfrage.
Arbeitskosten.
Bevorzugte Wochenstunden.
Bevorzugte Zeitplan-Tags.
Bevorzugte Arbeitstage/-zeiten.

Diese Einstellungen werden von der Einstellungskonfiguration in der obersten Zeitplanungsorganisation automatisch übernommen.

Wenn Manager einen Zeitplan generieren, können sie mithilfe von Schiebereglern die Gewichtungen verschiedener weicher Beschränkungen steuern. Wenn ein Zeitplan zum ersten Mal generiert wird, positioniert Workday die Schieberegler automatisch basierend auf den für die oberste Zeitplanungsorganisation definierten Einstellungen. Sobald Manager die Einstellungen des Schiebereglers angepasst und einen Zeitplan generiert haben, überträgt Workday die Zeitplaneinstellungen auf die nächste Woche.

Mit dem Konsistenzwert können Sie Zeitpläne erstellen, die Kopien von Woche zu Woche sind (bzw. Kopien nahekommen). Auf Basis der Konsistenz werden die Start- und Endzeiten der Schicht sowie Essenspausen kopiert, jedoch keine Zeitplan-Tags. Wenn die Zeitplaneinstellung größer als 0 ist, wird die Konsistenz stärker gewichtet als alle anderen weichen Beschränkungen.

Workday blickt entweder eine oder zwei Wochen zurück, um einen Referenzzeitplan zum Vergleichen zu finden (je nach Konfiguration der obersten Zeitplanungsorganisation oder der Überschreibung). Wenn der Referenzzeitplan Urlaub enthält, blickt Workday einen weiteren einzelnen Look-Back-Zyklus von ein oder zwei Wochen zurück, um eine Woche ohne Urlaub zu finden. Wenn Workday für einen Mitarbeiter keinen Referenzzeitplan finden kann, ignoriert die Optimierungs-Engine die Konsistenz für diesen Mitarbeiter.

Wenn die Konsistenzeinstellung größer als 0 ist und in der Referenzwoche eine Schicht vorhanden ist, in der Sie eine oder mehrere der folgenden Regeln manuell überschrieben haben, kann Workday die manuelle Überschreibung berücksichtigen und in die aktuelle Woche übertragen:

Essenspause.
Maximale Schichtlänge.
Minimale Schichtlänge.

Wenn eine Schicht in der Referenzwoche nicht erforderlich ist, um den Personalbedarf der aktuellen Woche zu decken, kann Workday die Schicht dennoch innerhalb der aktuellen Woche generieren.

Nachdem die Optimierungs-Engine einen Zeitplan generiert hat, weist sie dem Zeitplan basierend auf folgenden Dimensionen einen Gesamt-Score zu:

Konsistenz.
Abdeckung.
Minimierung der Arbeitskosten.
Von Mitarbeitern bevorzugte Zeitplan-Tags.
Von Mitarbeitern bevorzugte Wochenstunden.

Workday stellt außerdem für jede Dimension einen Score bereit und beschreibt, wie der Zeitplan die einzelnen Dimensionen erfüllt hat. Die von Ihnen definierten Gewichtungen für weiche Beschränkungen haben keine Auswirkungen auf den Zeitplan-Score oder die einzelnen Scores der jeweiligen Dimension. Beispiel: Sie legen die Gewichtung der

Konsistenz

auf

Niedrig

fest. Die Optimierungs-Engine generiert einen Zeitplan, der Schichten enthält, die nicht mit Schichten im vorherigen Look-Back-Zyklus übereinstimmen. Daher wird der Score für die

Konsistenz

wahrscheinlich als

Niedrig

angezeigt.

Wenn Mitarbeiter eine Schicht übernehmen können, ohne gegen harte Beschränkungen (z. B. Verfügbarkeit und Zeitplan-Tag-Qualifikationen) zu verstoßen, empfiehlt Workday sie als Ersatzmitarbeiter für vorhandene Schichten. Workday ordnet die empfohlenen Mitarbeiter basierend auf ihrem Ersatz-Score. Workday zeigt einen Ersatz-Score als

Übereinstimmung in %

an. Workday berechnet die

Übereinstimmung in %

unter Berücksichtigung folgender Faktoren:

Workday betrachtet Mitarbeiter mit einem höheren Vergütungssatz oder Mitarbeiter, für die Überstunden anfallen, als niedrigere Übereinstimmung.
Je weiter ein Mitarbeiter aufgrund der Schicht von seinen bevorzugten Arbeitsstunden abweicht, desto niedriger ist der Übereinstimmungs-Score.
Workday betrachtet einen Mitarbeiter als passende Übereinstimmung, wenn eines seiner bevorzugten Zeitplan-Tags in der Schicht vorhanden ist.