Überlegungen zum Setup: Datensatz für externes Formular I-9

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Datensätzen des externen Formulars I-9 dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Konfigurationen von Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozessen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Sie können kritische Daten und Anhänge aus außerhalb von Workday erstellten Formularen I-9 importieren und einen Datensatz des externen Formulars I-9 erstellen. Sie können diese Datensätze verwenden, um wichtige Daten anzuzeigen und so das Erreichen von Compliance-Zielen zu erleichtern. Datensätze des externen Formulars I-9 haben immer den Status Externer Datensatz
für die US-Beschäftigungsverifizierung.

Vorteile und Nutzen

Laden Sie die Formulare I-9 und die Formulare I-9 in Papierform aus Legacy-Systemen in Workday hoch, um eine bessere Sichtbarkeit der Daten zu erhalten.

Flexibilität bei der Eingabe und beim Hochladen externer Daten aus Formular I-9 über Aufgaben oder Webservices.

Anwendungsfälle

Sie haben Formulare I-9 aus den folgenden Quellen und müssen die Daten in Workday übertragen:

In Papierform.

Legacy-Systeme.

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Ist es vorzuziehen, die Aufgaben oder Webservices zum Importieren von Daten aus Formularen I-9 zu verwenden, die außerhalb von Workday erstellt wurden?	Dies hängt von der Menge Ihrer Formulare I-9 ab. Webservices eignen sich besser für die Eingabe von Daten in großen Mengen, während die -Aufgaben eher für kleinere Datenmengen geeignet sind.

Empfehlungen

Keine Auswirkungen.

Anforderungen

Sie müssen die folgenden initiierenden Aktionen für die folgenden Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien konfigurieren:

Datensatz für externes Formular I-9
ausfüllen im Geschäftsprozess Formular I-9
ausfüllen.

Datensatz für Abschnitt 3 des externen Formulars I-9 ausfüllen
im Geschäftsprozess Formular I-9 Abschnitt 3
ausfüllen.

Einschränkungen

Sie können Datensätze des externen Formulars I-9 nicht ändern, aber Sie können folgende Ereignisse korrigieren:

Füllen Sie Formular I-9 - Externer Datensatz aus

Füllen Sie Formular I-9 - Abschnitt 3 - Externer Datensatz aus

Mandant

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Onboarding“:

Domäne	Überlegungen
Audit: I-9-Formulare	Bietet Zugriff auf folgende Berichte: Formular I-9 - Audit-Trail Mitarbeiter in den USA mit ablaufenden Dokumenten in Formular I-9
Worker Data: I-9 Forms	Bietet Zugriff auf den Bericht View US Employment Verification Status .

Geschäftsprozesse

Folgende Geschäftsprozesse im funktionalen Bereich „Onboarding“:

Geschäftsprozess	Überlegungen
Füllen Sie das Formular I-9 im funktionalen Bereich „Onboarding“ aus.	Sichert eine Aufgabe, mit der Sie wichtige Informationen zu Abschnitt 1 und Abschnitt 2 aus außerhalb von Workday erstellten Formularen I-9 manuell eingeben können.
Füllen Sie Abschnitt 3 des Formulars I-9 im funktionalen Bereich „Personal Data“ aus.	Sichert eine Aufgabe, mit der Sie wichtige Informationen zu Abschnitt 3 manuell aus den Formularen I-9 eingeben können, die außerhalb von Workday erstellt wurden.

Reporting

Datensätze des externen Formulars I-9 werden in Berichten angezeigt, z. B.:

Bericht	Überlegungen
Formular I-9 - Audit-Trail	Zeigen Sie den Audit-Trail der Geschäftsprozesse von Formular I-9 für eine oder mehrere Organisationen, Standorte, Betriebe oder Mitarbeiter an. Zu den Details gehören das Initiierungsdatum des Geschäftsprozesses, der Initiator und der Status einzelner Geschäftsprozesse.
Mitarbeiter in den USA mit ablaufenden Dokumenten in Formular I-9	Zeigen Sie Mitarbeiter in den USA mit ablaufenden Dokumenten aus Abschnitt 2 und Abschnitt 3 an, die eine Erneuerung erfordern.
Zeigen Sie den Verifizierungsstatus für US-Employee an	Zeigen Sie den Verifizierungsstatus für die Beschäftigung von Mitarbeitern an.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Datensatz für externes Formular I-9 korrigieren	Ermöglicht die Korrektur eines Datensatzes des externen Formulars I-9. Um einen Anhang mithilfe der Webservices zur Korrektur von Informationen hinzuzufügen, müssen Sie eine teilweise Datensynchronisierung verwenden. Um Anhänge zu ersetzen oder zu löschen, müssen Sie eine vollständige Datensynchronisierung verwenden.
Korrigieren Sie den Datensatz für Abschnitt 3 des externen Formulars I-9	Ermöglicht die Korrektur eines Datensatzes des externen Formulars I-9, Abschnitt 3. Um einen Anhang mithilfe der Webservices zur Korrektur von Informationen hinzuzufügen, müssen Sie eine teilweise Datensynchronisierung verwenden. Um Anhänge zu ersetzen oder zu löschen, müssen Sie eine vollständige Datensynchronisierung verwenden.
Externes Formular I-9 abrufen	Ruft die Datensätze des externen Formulars I-9 ab.
Externes Formular I-9 - Abschnitt 3 abrufen	Ruft die Datensätze des externen Abschnitts 3 des Formulars I-9 ab.
Get External Form I-9 Source	Ruft die Quelle der Datensätze des externen Formulars I-9 ab.
Put External Form I-9	Erstellt oder aktualisiert den Datensatz des externen Formulars I-9.
Put External Form I-9 Abschnitt 3	Erstellt oder aktualisiert den Datensatz des externen Formulars I-9, Abschnitt 3.
Put External Form I-9 Source	Erstellt oder aktualisiert die Quelle des Datensatzes des externen Formulars I-9.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.