Referenz: ID-Management

Mit Workday können Sie mehrere Arten von Identifikationsdaten für verschiedene Personenkategorien verwalten:

Mitarbeitern.

Bewerber.

Potenzielle Studenten.

Akademische Lehrbeauftragte.

Angehörige.

Begünstigte.

Workday ermöglicht außerdem die Verifizierung behördlicher IDs für folgende Selfservice-Personenkategorien:

Akademische Lehrbeauftragte.

Kandidaten.

Mitarbeiter.

Externe Gremienmitglieder.

Externe Studenten.

Bewerber.

Studenten.

Über die Domäne Person Data: Add Government IDs
im funktionalen Bereich „Personal Data“ gesicherte Benutzer können Identifikationsdaten in den Unterprozessen
Amtliche Ausweise bearbeiten
und Ausweise bearbeiten
der Geschäftsprozesse Einstellung
und Externen Mitarbeiter unter Vertrag
nehmen eingeben. Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können die ID nach Abschluss des Unterprozesses nicht anzeigen oder ändern.

Aktivieren Sie den Sicherheitszugriff auf den Geschäftsprozess Identifikationsdaten bearbeiten
nur für Benutzer, die alle 4 folgenden Arten der behördlichen ID bearbeiten können:

Amtliche Ausweise.

Lizenzen.

Sonstige Identifikation

Reisepässe und Visa.

Benutzer mit Sicherheitszugriff auf einige dieser ID-Arten sollten den Geschäftsprozess verwenden, der für die ID-Art spezifisch ist. Beispiel: Verwenden Sie den Geschäftsprozess Amtliche Ausweise bearbeiten
für amtliche Ausweise. Wenn ein Benutzer ohne Zugriff auf alle 4 Arten der behördlichen ID eine oder mehrere davon bearbeitet, löscht Workday die Identifikationsdaten, auf die der Benutzer nicht zugreifen kann.

Um IDs für verschiedene Personenkategorien zu verwalten und anzuzeigen, öffnen Sie folgende Aufgaben:

Für Mitarbeiter, Bewerber und akademische Lehrbeauftragte:

Aktion	Zugriff
IDs eingeben und aktualisieren.	Aufgabe Amtliche Ausweise bearbeiten . Aufgabe Bescheinigungen/Führerscheine bearbeiten . Aufgabe Reisepässe und Visa bearbeiten . Sicherheit: Domänen Personal Data: Personal Photo und Selfservice: Personal Photo im funktionalen Bereich „Personal Data“. Aufgabe Identifikationsdaten des Bewerbers bearbeiten . Sicherheit: Domäne Pre-Hire Person Data: ID Information im funktionalen Bereich „Pre-Hire Process“.
IDs anzeigen.	Bericht Identifikationsdaten . Sicherheit: Domänen Person Data: ID Information, Person Data: Government IDs, Person Data: Passports and Visas, Person Data: Lizenzen, und Person Data: Other IDs im funktionalen Bereich „Personal Data“. Worker Data: I-9 Forms im funktionalen Bereich „Onboarding“. Bericht Identifikationsdaten des Bewerbers . Sicherheit: Domäne Pre-Hire Personal Data: ID Information im funktionalen Bereich „Pre-Hire Process“.
Ablaufende oder doppelte Identifikationsdaten nachverfolgen.	Bericht Ablaufdatum für Personalnummern . Sicherheit: Domäne Audit: Worker IDs im funktionalen Bereich „Personal Data“. Bericht Mitarbeiter mit identischer behördlicher ID . Sicherheit: Domäne Person Data: Government IDs im funktionalen Bereich „Personal Data“.
Identifizieren Sie ungültige IDs.	Bericht Mitarbeiter mit ungültigen behördlichen IDs . Sicherheit: Domäne Person Data: Government IDs im funktionalen Bereich „Personal Data“.

Für potenzielle Studenten:

Aktion	Zugriff
Geben Sie IDs ein.	Aufgabe Create Student Prospect Sicherheit: Domäne Manage: Student Prospect im funktionalen Bereich „Student: Recruiting“.
IDs aktualisieren	Bericht Identifikationsdaten für die Profilgruppe Persönlich im Profil des potenziellen Kandidaten.

Für Angehörige und Begünstigte:

Aktion	Zugriff
IDs eingeben und aktualisieren.	Wählen Sie im Profil des Mitarbeiters mit einem Begünstigten oder Angehörigen entweder den Bericht Begünstigte anzeigen oder Angehörige anzeigen in der Profilgruppe „Zusatzleistungen“. Sicherheit: Domäne Worker Data: Beneficiaries and Dependents im funktionalen Bereich „Benefits“ und im funktionalen Bereich „Personal Data“.

Für Mitarbeiter, externe Mitarbeiter, Bewerber, Studenten und potenzielle Studenten:

Aktion	Zugriff
IDs eingeben und aktualisieren.	Wählen Sie Integrations-IDs Create Universal ID . Wählen Sie Integrations-IDs in den möglichen Aktionen der Person aus. Sicherheit: Domäne Person Data: Universal ID im funktionalen Bereich „Personal Data“.

Für akademische Lehrbeauftragte, Kandidaten, Mitarbeiter, externe Gremiumsmitglieder, externe Studenten, Bewerber und Studenten:

Aktion	Zugriff
Behördliche ID verifizieren	Für den Zugriff auf die Schaltfläche Behördliche ID verifizieren wählen Sie Persönlich und Identifikationsdaten . Sicherheit: Domäne Selfservice: Verify National ID im funktionalen Bereich „Personal Data“.