Konzept: Ablaufperioden für Learning-Inhalte
In Workday können Sie eine Ablaufperiode für Kurse und Programme festlegen. Aus Compliance-Gründen oder aufgrund lokaler Vorschriften kann es erforderlich sein, dass sich Lernende nach einer bestimmten Zeitspanne, die Sie durch eine Ablaufperiode festlegen können, erneut für Inhalt einschreiben müssen. Mit Ablaufperioden können Sie die Anforderungen für erneutes Training in der gesamten Organisation auf Grundlage von erforderlichen Learning-Inhalten aus folgenden Bereichen verwalten:
- Learning-Kampagnen
- Masseneinschreibung durch Learning Administrator
- Einschreibung durch Manager
Überfällig
angezeigt. Sie können Lernende auch daran erinnern, erforderliche Inhalte abzuschließen, oder aus mehreren Gründen festlegen, dass Mitarbeiter Inhalte wiederholen müssen, um sicherzustellen, dass sie regelmäßige und aktuelle Trainings erhalten.Externe Learning-Inhalte können nicht Objekt von Regeln für erneutes Training oder Ablaufregeln sein. Sie können jedoch Cloud Connect for Learning (CCL)-Inhalte in Learning-Programmen für erneutes Training verwenden. Ein erneutes Training mit CCL-Inhalten ist nur gültig, wenn der Inhaltsanbieter das Senden neuer Anweisungen für zuvor abgeschlossene Inhalte unterstützt. Wenn der Anbieter dies nicht unterstützt, müssen Sie das Kontrollkästchen
Vorherige Abschlüsse anerkennen
für den Kurs aktivieren, um sicherzustellen, dass Workday neue Abschlüsse erhält und Pflichtprogramme abgeschlossen werden können.Ablaufdatum und Ablaufdauer
Wenn Sie eine Ablaufperiode für einen Kurs oder ein Programm angeben, können Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
- Datum: Das Ablaufdatum wird automatisch in der Historie des Lernenden angezeigt, nachdem der Lernende seinen Learning-Inhalt abgeschlossen hat ().
- Dauer: Die Ablaufdauer berechnet das Ablaufdatum automatisch gemäß dem Datum, an dem der Lernende seinen Learning-Inhalt abgeschlossen hat ().
- Wiederholungsintervall: Das Wiederholungsintervall für den Ablauf berechnet das nächste Ablaufdatum basierend auf dem aktuellen Ablaufdatum und Ihrem bevorzugten Wiederholungsintervall. Beispiel: Das aktuelle Ablaufdatum ist der 15. Januar. Sie konfigurieren die Ablaufperiode so, dass sie sich alle 6 Monate wiederholt. Das nächste Ablaufdatum ist der 15. Juli.
Das Ablaufdatum, die Ablaufdauer oder das Wiederholungsintervall wird auf dem Register
Administrativ
beim Anzeigen des Inhalts und im Bericht Learning
in der Profilgruppe Karriere
angezeigt.Sie können das Ablaufdatum von Learning-Datensätzen, die ein zukünftiges Ablaufdatum haben, mit der Aufgabe
Ablaufdatum von Learning-Datensätzen zurücksetzen
als Massenvorgang zurücksetzen.Um die Ablaufperioden für abgeschlossene Einschreibungen auf 0 zurückzusetzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für mindestens einen Learning-Datensatz und deaktivieren Sie den Wert
für Ablaufperiode
. Workday entfernt die Ablaufperioden aus den ausgewählten Learning-Datensätzen.Workday führt automatisch einen täglichen Hintergrundjob aus, um das Ablaufdatum von Learning-Datensätzen basierend auf Ihren Einstellungen
für die Ablaufperiode
neu zu berechnen. Diese Aktualisierung wird nicht sich bewerben, die Sie mithilfe der folgenden Elemente manuell zurücksetzen:
- AufgabeAblaufdatum von Learning-Datensätzen zurücksetzen.
- WebservicevorgangPut Learning Enrollment.
Beim Laden von Einschreibungen über den Webservicevorgang
Put Learning Enrollment
gibt das Kennzeichen Manual Expiration Override
an, ob:
- Der Job darf das Ablaufdatum überschreiben. Setzen Sie hierzu das Kennzeichen auf „N“ (Falsch).
- Sie verhindern Überschreibungen. Setzen Sie hierzu das Kennzeichen auf „Y“ (Wahr).
Wenn das Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt, legt der Hintergrundjob das Ablaufdatum auf das heutige Datum fest.
Zeitfenster für erneutes Training
Sie können ein Zeitfenster für erneutes Training so konfigurieren, dass eine Zeitperiode angegeben wird, in der die Inhalte für erneutes Training auf dem Slider „Erforderlich für Sie“ angezeigt werden. So wird sichergestellt, dass die Lernenden das erneute Training innerhalb des definierten Zeitfensters abschließen.
Workday zeigt den Inhalt auf dem Slider „Erforderlich für Sie“ an und öffnet das Zeitfenster für erneutes Training am frühesten Datum der folgenden Datumsangaben:
- Start des Zeitfensters für erneutes Training (falls für den Inhalt konfiguriert).
- Datum der Kurserinnerung (falls konfiguriert).
- Ablaufdatum des Inhalts.
Bei Inhalten mit einer Ablaufperiode des Wiederholungsintervalls müssen die Lernenden ihre Zuweisung für erneutes Training innerhalb des Zeitfensters für erneutes Training abschließen, um das nächste Ablaufdatum anzuzeigen. Sobald das aktuelle Ablaufdatum für den Kurs verstrichen ist, werden das aktuelle und das nächste Ablaufdatum entsprechend dem für den Inhalt festgelegten Wiederholungsintervall aktualisiert.
Das Zeitfenster für erneutes Training erkennt einen erfolgreichen Abschluss für Erstzuweisungen und Zuweisungen für erneutes Training an, wenn ein Lernender den Inhalt abschließt, während das Zeitfenster für erneutes Training geöffnet ist:
- Lernende, die Inhalte zum ersten Mal innerhalb des Zeitfensters für erneutes Training abschließen, erhalten das nächste Ablaufdatum für ihre Zuweisung für erneutes Training, wenn sie den Inhalt erfolgreich abschließen.
- Lernende, die Inhalte zum ersten Mal außerhalb des Zeitfensters für erneutes Training abschließen, erhalten das aktuelle Ablaufdatum für ihre Zuweisung für erneutes Training, wenn sie den Inhalt erfolgreich abschließen.
Erinnerungen und Statusangaben zum Ablaufdatum
Wenn Sie einen Kurs oder ein Programm mit Ablaufperiode anzeigen, können Sie Erinnerungen konfigurieren, die Lernende automatisch über das Ablaufdatum ihrer abgeschlossenen Einschreibung informieren. Sie können konfigurieren, dass Workday Erinnerungen am Ablaufdatum oder an einem Datum gemäß der Ablaufperiode sendet. Workday sendet keine Erinnerung, wenn der Kurs oder das Programm bereits abgelaufen ist.
Workday sendet Erinnerungen basierend auf dem Ablaufdatum, wenn ein Lernender einen Kurs abschließt, und nicht auf einer erforderlichen Angabe oder Zuweisung. In Fällen „Nur Einschreibung“ verwendet Workday das Ablaufdatum, um den Erinnerungsprozess zu initiieren, auch wenn dem Lernenden der Inhalt nicht formal zugewiesen wurde.
Wenn die erste Erinnerung ausgelöst wird, zeigt Workday für Kurse und Programme mit konfigurierten Erinnerungen erforderliche Learning-Inhalte im Worklet
Erforderlich für Sie
an. In den zugehörigen Miniaturansichten der Inhalte werden der Status Fällig
und das Fälligkeitsdatum angezeigt. Wenn Lernende den Inhalt nicht bis zum Fälligkeitsdatum abschließen, wird der StatusÜberfällig
angezeigt, um anzugeben, dass der Learning-Inhalt noch verfügbar ist, sie aber ihren Abschluss aktualisieren müssen.Wenn keine Erinnerungen vorhanden sind, wird direkt der Status
Überfällig
angezeigt.Erweiterte Learning-Ablaufregeln
Wenn Sie einen Learning-Kurs oder ein -Programm erstellen oder bearbeiten, können Sie Lernendengruppen erstellen und Regeln für die Ablaufperiode definieren, die sich bewerben . Beispiel: In einer Organisation müssen Büromitarbeiter alle 2 Jahre einen Kurs zur manuellen Bedienung absolvieren, Techniker müssen den Kurs jedoch jährlich absolvieren. Sie können eine Lernendengruppe für Büromitarbeiter und eine Gruppe für Techniker einrichten, um unterschiedliche Learning-Ablaufregeln festzulegen.
Wenn ein Lernender die Regelbedingungen der Lernendengruppe nicht erfüllt, gilt für seine Einschreibung die Standardablaufperiode des Inhalts. Wenn ein Lernender mehrere Regelbedingungen erfüllt, sich bewerben für seine Einschreibung die erste erweiterte Learning-Ablaufregel in der Tabelle.