Schritte: Rechnungen für Zuwendungstransaktionen mit Kostenerstattung erstellen
- Erstellen Sie eine Zuwendung mit einem Fakturierungszeitplan und Kosten für erstattungsfähige Transaktionspositionen.
- Geben Sie für die Zuwendung aus und schließen Sie die Ausgabentransaktionen ab.
Sie können Rechnungen erstellen, um Ihren Sponsoren Kostenerstattungstransaktionen für Ihre Zuwendungen in Rechnung zu stellen. Sie können die Transaktionspositionen, die zur Fakturierung bereit sind, nach Unternehmen, Rechnung-an-Sponsor, Transaktionsdatum oder Zuwendung suchen und dann eine der folgenden Aktionen durchführen:
- Erstellen Sie Rechnungen manuell, indem Sie einzelne Transaktionspositionen auswählen und ein Rechnungsdatum angeben.
- Planen Sie die Erstellung von Rechnungen für die Kostenerstattung, um den Fakturierungsprozess zu automatisieren.
Sie können nur Rechnungen für Transaktionen erstellen, die zur Fakturierung bereit sind. Wenn Sie Rechnungen für einige, aber nicht alle Ausgabentransaktionen für dieselbe Periode erstellen möchten, können Sie zuerst die Aufgabe
Fakturierungsstatus für Zuwendungstransaktionen mit Kostenerstattung verwalten öffnen, um die Transaktionen, die Sie nicht fakturieren möchten, in den Status Gesperrt
zu
setzen, bevor Sie die erstellen Rechnungen. Sie können später Rechnungen für die nicht fakturierten Transaktionen erstellen, wenn Sie deren Fakturierungsstatus wieder in Bereit zur
Fakturierung ändern.- Fügen Sie Objektklasse alsWorktag-Art in Kundenrechnungen hinzu, um erstattungsfähige Transaktionen zu fakturieren.
- Um Rechnungen manuell zuerstellen, öffnen Sie die Aufgabe Rechnungen für Zuwendungstransaktionen mit Kostenerstattung erstellen.
- Geben Sie die Suchkriterien an.
- Klicken Sie aufSuchen.
- Wählen Sie im AbschnittAusgabe für Kundenrechnungein Rechnungsdatum sowiedasDatum „Von“ und „Bis“, das Sie im Kundenrechnungs-Header drucken möchten. Wenn Sie Budgetdaten in den Suchkriterien auswählen, füllt Workday diese Kundenrechnungsdaten mit den Budgetdaten aus. Beispiel: Um eine Rechnung für den Monat Dezember zu drucken, wählen Sieden 1. DezemberinKundenrechnungsbeginnundden 31. DezemberinKundenrechnungsende.
- Wählen Sie in der Liste der Transaktionspositionen, die zur Fakturierung bereit sind, die Rechnungen aus, die Sie erstellen möchten.
Sicherheit: DomäneProcess: Billingin den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“. - Um die Erstellung von Rechnungen zu planen, öffnen Sie die Aufgabe Erstellung vonRechnungen für Zuwendungstransaktionen mit Kostenerstattungplanen.Wählen Sie die Datumsangaben für die Rechnung und die Suchkriterien relativ zum heutigen Datum. Beispiel: Wenn das heutige Datum der 28.10.2024 ist:WertelisteDatumErster Tag dieses Jahres01.01.2024Erster Tag des vorherigen jährlichen Zyklus01.10.2023Erster Tag des vorherigen zweimonatlichen Zyklus01.08.2024Erster Tag des vorherigen vierteljährlichen Zyklus01.07.2024Erster Tag des vorherigen halbjährlichen Zyklus2024-04-01Letzter Tag des vorherigen jährlichen Zyklus30.09.2024Letzter Tag des vorherigen zweimonatlichen Zyklus30.09.2024Letzter Tag des vorherigen vierteljährlichen Zyklus30.09.2024Letzter Tag des vorherigen halbjährlichen Zyklus30.09.2024Sicherheit: DomäneProcess: Award Billingim funktionalen Bereich „Grants Management“.
Workday erstellt die Rechnungen und die entsprechenden Buchungen für die Positionen der Kostenerstattungstransaktion.
Bei Zuwendungen für mehrere Unternehmen gruppiert Workday die Positionen für Kostenerstattungstransaktionen in den Rechnungen nach Worktag und Zuwendungspositionsunternehmen. Workday generiert Intercompany-Journaleingaben zwischen dem Zuwendungs-Header-Unternehmen und dem Unternehmen der Zuwendungsposition. Die Intercompany-Journaleingaben enthalten auch Eingaben für "
Fällig bis
" und " Fällig von
".