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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-11-15
Schritte: Import aus E-Mail einrichten

Schritte: Import aus E-Mail einrichten

Sie können Ihren Mandanten so konfigurieren, dass eingehende E-Mails an bestimmte Domänen empfangen werden, um sie mit „Import aus E-Mail“ zu verarbeiten.
Beim Import aus E-Mail werden eingehende E-Mails analysiert und Daten extrahiert, die Workday-Anwendungen verwenden, um Tickets und Aufgaben für bestimmte Anwendungsfälle zu erstellen.
Der Import aus E-Mails unterstützt Folgendes:
  • E-Mail-Fallerstellung und Fallkommunikation per E-Mail für Workday Help.
  • Belege per E-Mail an Workday Expenses senden.
  • OCR (Optical Character Recognition) für Lieferantenrechnungen: Import aus E-Mails.
Der Import aus E-Mails kann eine maximale Dateigröße von 30 MB akzeptieren, einschließlich der E-Mail und der Anhänge.
  1. Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
    Wählen Sie in der Aufgabe
    Innovation Services Opt-In
     den Service
    Import aus E-Mail
     auf dem Register
    Available Services
     in der Kategorie
    Cross Application Services
     .
  2. Erstellen Sie eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe mit Zugriff auf das Sicherheitssegment für Benachrichtigungsarten, um E-Mail-Inhalte mithilfe des Imports aus E-Mails zu verarbeiten.
  3. Fügen Sie neue oder vorhandene Sicherheitsgruppen zur
    Domäne Set Up: Inbound Email
     im funktionalen Bereich „System“ hinzu.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
    .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    System-Setup
     das Kontrollkästchen
    Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
    .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - System
     im funktionalen Bereich „System“.
  6. Konfigurieren Sie Empfängerdomänen für Import aus E-Mail für verschiedene Benachrichtigungsarten.
Sie können einen beliebigen E-Mail-Alias für Ihre Empfängerdomäne für den Import aus E-Mail verwenden. Geben Sie den E-Mail-Alias gefolgt von einem @-Zeichen vor der Empfängerdomäne ein. Beispiel: Help@Help.GMS.com. Richten Sie kein Postfach für Help@Help.GMS.com ein, da der Workday-Unterprozess automatisch eines erstellt. Wenn Sie ein Postfach einrichten, werden in Workday keine E-Mails an die Adresse Ihrer Empfängerdomäne gesendet.
Anwendungen, die den Empfängerdomänen zugeordnet sind, initiieren Aktionen basierend auf dem Inhalt eingehender E-Mails. Beispiel: Wenn ein autorisierter Lieferant eine E-Mail-Rechnung übermittelt, verarbeitet Workday den Inhalt als Lieferantenrechnungsanforderung.
Öffnen Sie den Bericht
Importe aus eingehenden E-Mails nach Datumsbereich,
 um Folgendes zu verfolgen:
  • Status von Ereignissen, die durch eingehende E-Mails initiiert wurden.
  • Art der Anforderungen, die über die Domäne empfangen wurden.
  • Probleme, die dazu führen, dass der Import aus E-Mails fehlschlägt.