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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Spesenpositionen erstellen

Spesenpositionen erstellen

  • Erstellen Sie Spesenposten.
  • Erstellen Sie Spesenabrechnungen für Mitarbeiter, Nicht-Mitarbeiter oder Bewerber.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie
    Spesenabrechnungsereignis
     im funktionalen Bereich „Expenses“.
Wenn Sie Spesenpositionen erstellen, können Sie Details angeben und Dateien und mobile Bilder anhängen, um Spesentransaktionen zu unterstützen.
  1. Öffnen Sie die Spesenabrechnung, zu der Sie Positionen hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf dem Register
    Spesenpositionen
     auf
    Hinzufügen
    , um die Art der Spesen auszuwählen, die in die Spesenposition aufgenommen werden sollen.
  3. (Optional) Fügen Sie Anhänge zu Spesenpositionen hinzu.
  4. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Wechselkurs
    Nur verfügbar, wenn Sie die Währung ändern.
    Workday verwendet den aktuellen Wechselkurs für die Wechselkursart. Sie können den vorgegebenen Wechselkurs manuell überschreiben.
    Wenn Sie die Positionsdetails aus einer elektronischen Kreditkartentransaktion herunterladen, verwendet Workday den Wechselkurs der Transaktion für die Spesenposition.
    Umgerechneter Betrag
    Nur verfügbar, wenn Sie die Währung ändern.
    Der
    Umgerechnete Betrag
     ist der erstattungsfähige Betrag in der Umrechnungswährung. Workday multipliziert den
    Gesamtbetrag
     mit dem
    Wechselkurs
    .
    In folgenden Fällen verwendet Workday die konfigurierte
    Standardwährung
     aus dem Mandanten statt dem
    Wechselkurs
    , um den erstattungsfähigen Betrag zu berechnen:
    • Wenn Sie den Wechselkurs überschreiben.
    • Wenn Sie einen Wert für den
      maximalen Betrag
       in einer Spesensatztabelle konfigurieren.
    Unternehmen
    Nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen die Intercompany-Verarbeitung für Spesenabrechnungen zulässt.
    Wählen Sie ein anderes Unternehmen als das Unternehmen im Header aus, dem die Position als Aufwand berechnet werden soll.
    In den folgenden Fällen können Sie das
    Unternehmen
     nicht ändern:
    • Die Spesenposition ist eine persönliche Ausgabe.
    • Die Spesenabrechnung hat eine verknüpfte Ausgabenberechtigung oder Obligobuchungen.
    • Das
      Unternehmen
       hat ein verknüpftes Worktag für ein bilanziell aktivierbares Projekt.
    Worktags
    Verwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der Aufgabe
    Verwendung von Worktags verwalten
    . Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.
    Wenn diese Option für den Spesenposten aktiviert ist, können Sie die zugehörigen Worktags manuell überschreiben und aus einer Liste konfigurierter Werte auswählen.
    Für fakturierbare Spesen können Sie Worktags auswählen, mit denen sie verknüpft werden sollen, z. B. ein Projekt oder ein Kunde.
    Postendetails
    Wenn Sie mehrere Positionen in eine Satztabelle für Spesenposten mit Akkumulatoren eingeben, kumuliert Workday Beträge aus den Positionen der Satztabelle und addiert sie zur Summe der Spesenposten.
    Steuercode
    Nur verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Steuer aktivieren
     aktivieren.
    Workday verwendet die Steuerregeln, die Sie für ein Land definieren, um den Steuercode basierend auf der
    Reiseregion
     oder dem
    Land
     vorzugeben. Ändern Sie bei Bedarf den Steuercode, um den richtigen Steuerbetrag für die Position sicherzustellen und mit dem Beleg abzugleichen.
    Wenn das ausgewählte Element das Attribut „Reiseregion“ oder „Land“ nicht enthält, wählen Sie den Steuercode manuell aus.
    Steuerbetrag
    Nur verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Steuer aktivieren
     aktivieren.
    Workday verwendet den
    Gesamtbetrag
    , um die Steuer auf der Grundlage des Steuercodes und der Steueranwendbarkeit zu berechnen, die mit dem Spesenposten verknüpft sind.
    Der
    Gesamtbetrag
     und der
    Steuercode
     bestimmen den
    Steuerbetrag
     in der Spesenposition.
    Wenn der
    Steuerbetrag
     nicht mit dem Beleg übereinstimmt, kann der Prüfer ihn korrigieren.
    Fakturierbar
    Aktivieren Sie diese Option, wenn die Spesenposition für ein Projekt oder einen Kunden fakturierbar ist.
Wenn Sie eine neue Spesenposition erstellen oder außerhalb der aktuellen Position klicken, geschieht in Workday Folgendes:
  • Die Details der aktuellen Spesenposition werden gespeichert.
  • Die Summen der Spesenabrechnungs-Header werden aktualisiert und gespeichert.
Gliedern Sie Spesenabrechnungspositionen auf.