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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Mitarbeitern das Erstellen von Spesenabrechnungen für Nicht-Mitarbeiter ermöglichen

Schritte: Mitarbeitern das Erstellen von Spesenabrechnungen für Nicht-Mitarbeiter ermöglichen

  • Richten Sie Spesenabrechnungen ein.
  • Lesen Sie die Überlegungen zum Setup von Spesenabrechnungen für Nicht-Mitarbeiter.
Sie können es Mitarbeitern ermöglichen, Spesenabrechnungen im Auftrag folgender Arten von Nicht-Mitarbeitern zu erstellen und zu übermitteln, da diese normalerweise keinen Zugriff auf Workday haben:
  • Kandidaten.
  • Externe Gremienmitglieder.
  • Studenten.
  1. Fügen Sie Mitarbeiter zur Domäne
    Process: Expense Reports
     im funktionalen Bereich „Expenses“ und zu mindestens einer der folgenden Domänen hinzu, damit sie Spesenabrechnungen für Nicht-Mitarbeiter erstellen können:
    Nicht-Mitarbeiter
    Domänen
    Kandidat
    Candidate Data: Candidate Expenses
     im funktionalen Bereich „Recruiting“.
    Externes Gremiumsmitglied
    Committees: View
     im funktionalen Bereich „Organization and Roles“.
    Student
    Für immatrikulierte Studenten gelten folgende Domänen im funktionalen Bereich „Student Core“:
    • Student Data: Student ID
    • Student Data: Student Profile
    Für externe Studenten:
    • External Student Data: Student ID
       im funktionalen Bereich „Personal Data“.
    • External Student Data: Student Public Reports
       im funktionalen Bereich „Staffing“.
  2. Konfigurieren Sie, welche Arten von Nicht-Mitarbeitern in der Aufgabe
    Spesenabrechnung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
     angezeigt werden, indem Sie den Zugriff auf das Sicherheitsgruppensegment
    Art des Spesenzahlungsempfängers
     aktivieren.
  3. Verwenden Sie folgende Berichtsfelder, um Spesenabrechnungen für Nicht-Mitarbeiter an bestimmte Prüfer und Genehmiger weiterzuleiten:
    • Expense Report Pay To is Candidate
    • Expense Report Pay To is External Committee Member
    • Expense Report Pay To is Student
  4. (Optional) Öffnen Sie den Bericht
    Verwendung von Worktags verwalten
    .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    Spesenabrechnung
     die Worktag-Art „Personalanforderung“, um die Worktags
    Personalanforderung
     in folgenden Aufgaben manuell auszuwählen:
    • Spesenabrechnung erstellen
    • Spesenabrechnung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
       (nur externe Gremiumsmitglieder und Studenten)
    • Spesenabrechnung für Mitarbeiter erstellen
    Wenn Sie Nicht-Mitarbeiter zur Werteliste
    Bewirtete Personen
     in diesen Aufgaben hinzufügen, können Sie das Worktag
    Personalanforderung
     verwenden, um die Spesen von bewirteten Personen mit Personalanforderungen zu verknüpfen. Beispiel: Sie erstellen eine Spesenabrechnung für ein Mittagessen von Mitarbeitern, an dem auch ein Kandidat teilnimmt.
    Workday schließt die Worktags
    Personalanforderung
     immer automatisch in Journalpositionen für Spesenabrechnungen von Kandidaten ein, die Sie in der Aufgabe
    Spesenabrechnung für Nicht-Mitarbeiter erstellen
     erstellen. Sie können diese Worktags nicht entfernen, da sie helfen, eine genaue Buchhaltung und ein genaues Reporting sicherzustellen.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Enable Worktags
     in den folgenden funktionalen Bereichen:
    • Common Financial Management
    • Worktags
  5. Erstellen Sie benutzerdefinierte Filter für die Zahlungsläufe, die Sie für Nicht-Mitarbeiter durchführen.
  6. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Spesenkartentransaktionen neu zuweisen
    .
    Weisen Sie Nicht-Mitarbeitern Kreditkartentransaktionen neu zu, um die Transaktionen in ihre Spesenabrechnungen aufzunehmen.
    Sicherheit: Domäne
    Process: Credit Card
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
  • Fügen Sie Spesenzahlungen zu den Auszahlungsoptionen für Nicht-Mitarbeiter hinzu.
  • Erstellen Sie Spesenabrechnungen für Nicht-Mitarbeiter und gliedern Sie die Spesenpositionen auf.