Überlegungen zum Setup: Services CPQ

Worum es geht

Services Configure, Price, Quote (CPQ) automatisiert den Angebots-zu-Cash-Vergütungsprozess. Es bietet eine genaue und einfach wiederholbare Möglichkeit, Angebote und Preise festzulegen. Services CPQ nutzt die Preislistenkonfigurationen von Professional Services Automation (PSA) und Revenue, um die Grid-Daten automatisch in das Angebot aufzunehmen. Damit haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erstellen Sie Angebote mit Services, die Rollen, Posten und wiederkehrende Posten, Spesen, Drittkosten und Rabatte umfassen.

Kopieren Sie Werte aus externen Tools und fügen Sie sie ein oder geben Sie Werte manuell in das Angebots-Grid ein.

Serviceaufwand auf hoher Ebene schätzen oder eine detailliertere Aufgliederungsstruktur mithilfe von Phasen oder Phasen und Aufgaben definieren.

Fügen Sie Tages- oder Stundensätze für Angebotsrollen hinzu.

Angebot für Services mit den Fakturierungsmodellen „Festpreis“ oder „Zeit und Spesen“

Passen Sie die Preise für Angebotspositionen automatisch an, indem Sie einen bestimmten Zielwert für Preis, Marge oder Rabatt für einen Service oder ein Angebot festlegen.

Definieren Sie Servicekataloge mit vorkonfigurierten Services, Rollen und Spesen.

Verhindern Sie Rabatte in Rollenpositionen, um sie von Serviceanpassungen auszuschließen.

Richten Sie Dokumentvorlagen ein und generieren Sie Dokumente für Angebote dynamisch.

Sie können Angebote in verschiedenen zeitachsenbasierten Ansichten nach Wochen, Monaten, Vertragsjahren oder Zusammenfassungsansicht anzeigen oder bearbeiten.

Zeigen Sie ein Angebot nach Zeitperiode an, z. B. Wochen, Monate, Phasen, Vertragsjahre oder Zusammenfassung. Sie können sie auch nach Beträgen wie Menge, Preis, Kosten oder Mitarbeiterkapazität anzeigen.

Vorteile und Nutzen

Services CPQ vereinfacht das Erstellen von Angeboten in Workday aus Opportunitys und deren Konvertierung in Projekte und Verträge basierend auf Änderungen an den Opportunity-Details. Sie bietet Folgendes:

Zugriff auf die neuesten Vertriebsdaten und eine einheitliche Quelle für Preis-, Ressourcen- und Fakturierungsdaten.

Bessere Sichtbarkeit zwischen SFDC und Workday.

Flexibilität bei der Konfiguration verschiedener Serviceangebote für ein bestimmtes Angebot.

Zeitnahe Einblicke in Ressourcenprognosen und Ressourcenmanagement.

Schnellere und genauere Angebotserstellung mit Preisgranularität entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen

Mehr Flexibilität, da Sie Angebote in Workday erstellen können, ohne Ihre vorhandenen Tabellen vollständig ersetzen zu müssen.

Die Möglichkeit, Servicekataloge zu konfigurieren, ermöglicht es Ihnen, schneller genauere Angebote für die wiederholbaren Services zu erstellen, und reduziert den manuellen Aufwand für die Definition derselben Baseline-Services und sorgt für Standardisierung.

Automatisierter Dokumentgenerierungsprozess für verbesserte Effizienz.

Anwendungsfälle

Als CPQ Specialist haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erstellen Sie Angebote für Services, die Phasen, Aufgaben, Rollen, Posten, Spesen, Rabatte und Drittkosten basierend auf den Kundenanforderungen enthalten.

Kopieren Sie vorhandene Angebote, um mehrere Iterationen für verschiedene What-if-Szenarien zu erstellen.

Generieren und drucken Sie Angebotsdokumente und senden Sie diese zur Prüfung und Verhandlung an Kunden.

Erstellen Sie Opportunity-Projekte, Projekte, Ressourcenpläne und Ressourcenprognosen aus dem primären genehmigten Angebot.

Erstellen Sie Kundenverträge, Fakturierungszeitpläne und Zeitpläne für die Ertragsrealisierung aus primären genehmigten Angeboten basierend auf Änderungen in den Opportunity-Details.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Müssen Sie mehrere Optionen für ein Angebot iterieren und erstellen?	Sie können Angebote innerhalb einer Opportunity kopieren. Workday kopiert alle Details in den Angebotsentwurf.
Müssen Sie Sätze für Projektrollen in einem Angebot standardmäßig vorgeben?	Sie können Tabellen der Projektfakturierungssätze bearbeiten und erstellen, um die Listenpreise pro Einheit für bestimmte Rollen in Ihrem Angebot auszufüllen.
Benötigen Sie Kosten, um die Arbeitskosten und Posten in einem Angebot auszufüllen?	Sie können die Standardkostensatztabelle nach Unternehmen einrichten, um den Preis pro Einheit für Rollen auszufüllen und den Verkaufsposten als angebotsfähig zu definieren, um Kosten pro Einheit für Posten hinzuzufügen.
Müssen Sie Spesenabrechnungen für Mitarbeiter für das Projekt erfassen und fakturieren?	Sie können Spesenpositionen zum Angebot für eine fakturierbare Projektzeit- und -spesenposition mit einer Transaktionsquelle „Zeit“ im Kundenvertrag hinzufügen.
Müssen Sie Lieferantenrechnungen erfassen und für das Projekt fakturieren?	Sie können Drittkostenpositionen zum Angebot für eine fakturierbare Projektzeit- und -spesenposition mit der Transaktionsquelle „Lieferantenrechnung“ im Kundenvertrag hinzufügen.
Benötigen Sie dynamische Genehmigungen basierend auf den Angebotsdaten?	Workday bietet ein konfigurierbares Geschäftsprozess-Framework für Angebote, das Sie so einrichten können, dass es Genehmigungen und Bedingungsregeln entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen enthält.
Müssen Sie Dokumente automatisch aus den Angebotsdetails erstellen?	Sie können Dokumentvorlagen innerhalb einer Angebotskonfiguration basierend auf den Angebotsdaten erstellen.

Anforderungen

Stellen Sie Folgendes sicher:

Sie haben die SKUs Workday Projects, Project Billing und Services CPQ.

Die Integration mit Ihrer vorhandenen CRM-Quelle (Customer Relationship Management) ist für die Synchronisierung von Kunden- und Opportunity-Datensätzen eingerichtet.

Die erforderlichen Worktags werden zwischen Angeboten, Projekten und Kundenverträgen abgeglichen.

Die Validierungen werden zwischen Angebot, Projekt und Kundenvertrag abgeglichen.

Sie haben die erforderlichen Geschäftsprozesse konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt

„Geschäftsprozess“

.

Sie haben das Mapping von Angeboten mit Verträgen in den Einstellungen für Services CPQ konfiguriert.

Sie haben Opportunitys, Projekthierarchien, Projektrollen, Tabellen der Projektfakturierungssätze, Standardkostensatztabellen für Projekt sowie Verkaufsposten, Preisliste für Verkaufsposten, Satzkategorien und Ertragskategorien eingerichtet.

Sie haben die Verkaufsposten als

Für Angebote verwendbar

festgelegt, um die Kosten pro Einheit in der Postenposition vorzugeben.

Sie haben Projektphasen und Projektaufgaben eingerichtet, wenn Sie ein Angebot mit Phasen und Aufgaben erstellen.

Die Dokumentvorlage ist konfiguriert und veröffentlicht.

Der Servicekatalog ist aktiviert, wenn Sie einen haben.

Die Option "Einfügen aus Tabellen in Angebot zulassen" ist für das Kopieren von Angebotsdaten aus einer Tabelle aktiviert.

Sie haben die Snippet-Kategorie zur Dokumentvorlage hinzugefügt, um den Inhalt im Angebotsdokument richtig zu bearbeiten.

Empfehlungen

Um alle Services in einem Projekt zu kombinieren, aktivieren Sie die Option

Mehrere Services als einzelnes Projekt verwalten

in den Einstellungen für Services CPQ.

Wenn Sie die Projekt-ID im Projektnamen

enthalten möchten, aktivieren Sie die Option "Projekt-ID in Projektnamen

aufnehmen".

Geben Sie die Ertragsbehandlung und die Vorlage für den Zeitplan für Ertragsrealisierung für jedes Fakturierungsmodell und die zugehörigen Angebotspositionsposten bei der Vertragserstellung an.

Um das Angebotsdokument zu drucken, stellen Sie sicher, dass Sie die Serviceschritte

Print Quote Documents PDF

und

Print Offer Documents DocX

im Geschäftsprozess Angebotsereignis
hinzufügen.

Wir empfehlen, am Anfang jedes Snippets den Namen des Service hinzuzufügen, damit er beim Abruf im Angebotsdokument leicht identifiziert werden kann.

Um einen phasen- oder aufgabenbasierten Service hinzuzufügen, wählen Sie beim Erstellen eines Angebots die Option

Benutzerdefinierten Service hinzufügen

und wählen Sie die Option

Mit Phasen

oder

Mit Phasen und Aufgaben

.

Wenn für eine Rolle standardmäßig mehr Zielsätze vorgegeben werden sollen, konfigurieren Sie Satzkategorien und Satzkategorieelemente. Sie können sie in der Tabelle der Projektfakturierungssätze einrichten und dann bei der Angebotserstellung in der Rolle den gewünschten Satz für einen spezifischeren Preis auswählen.

Um Zwischensummen für Services oder Rollen in ein Angebotsdokument aufzunehmen, erstellen Sie Tabellen mit wiederholten Daten in der ersten Spalte und numerischen oder Währungsfeldern in der letzten Spalte.

Wenn Sie sowohl Aufgaben- als auch Phasenallokationen aus einer einzelnen Tabelle in einer Tabelle kopieren, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die Aufgaben und Phasen kopieren und einfügen, um die WBS-Struktur zu erstellen, und dann die Allokationen.

Um einen Projektplan automatisch zu erstellen, nachdem das primäre Angebot genehmigt wurde, müssen Sie

Projektplan aus Services CPQ

verarbeiten als Serviceschritt im Geschäftsprozess Angebotsereignis
konfigurieren.

Um automatisch einen Projektplan zu erstellen, nachdem das Opportunity-Projekt in ein reguläres Projekt konvertiert wurde, müssen Sie

Projektplan aus Services CPQ

verarbeiten als Serviceschritt im Geschäftsprozess Opportunity-Projekt in Projekt umwandeln
konfigurieren.

Einschränkungen

Anfangs erstellt Workday nur eine Nicht benannte Ressource (UNR) für ein aus Services CPQ generiertes Opportunity-Projekt. Später kann der Projektmanager jedoch mehrere Ressourcen hinzufügen.

Nur genehmigte primäre Angebote erstellen ein Opportunity-Projekt.

Workday erstellt erst dann einen Projektplan, wenn alle Opportunity-Projekte für alle Services im Angebot genehmigt, abgebrochen oder abgelehnt wurden.

Wir begrenzen die Services in einem Angebot auf eine maximale Dauer von 5 Jahren.

Die Angebotsdauer kann maximal 10 Jahre betragen.

Sie können maximal fünf Satzkategorien für Rollen hinzufügen.

Sie können maximal 500 Zellen im Angebots-Grid kopieren und einfügen.

Beim Kopieren eines Angebots werden keine nachgelagerten Attribute kopiert.

Sie können keine Spesen und Drittkostenbeträge zum Servicekatalog hinzufügen. Der Vertriebsspezialist muss den Wert eingeben, wenn er den Service zu einem Angebot hinzufügt.

Die im Katalog definierten Services werden im Angebot als Service der

obersten Ebene

oder

mit Phasen

erstellt. Die Möglichkeit, Services mit Aufgaben zu erstellen, ist im Servicekatalog noch nicht verfügbar.

Sobald Sie eine Aufwandsschätzung für den Service konfiguriert und die Stunden im Service zugewiesen haben, können Sie die Art

der Aufwandsschätzung

nicht mehr ändern.

In dieser WBS-Ansicht können Sie folgende Aktionen nicht ausführen:

Bearbeiten oder Löschen von Rollen.

Zeigt einen dauerbasierten Service an.

Nicht-Arbeitsposten anzeigen oder zuweisen.

Kopieren Sie Daten aus einer Tabelle und fügen Sie sie in das Angebot ein. Dies ist nur in der

Zeitachsen-

und

Zusammenfassungsansicht

möglich.

In der Zeitachsenansicht ist Folgendes nicht möglich:

Fügen Sie Phasen oder Aufgaben hinzu. Sie müssen zur WBS-Ansicht navigieren, um diese Aktionen auszuführen.

Fügen Sie Stunden für die Arbeit hinzu, es sei denn, diese wurde bereits über die WBS-Seite für die angegebene Zeitperiode alloziert.

Mandanten-Setup

Öffnen Sie die Werteliste

ID-Generator für Angebote

unter dem Abschnitt

Sequenz-ID für Geschäftsdokumente

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials,

um den Angebotssequenzgenerator zu konfigurieren.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Services CPQ“:

Domäne	Überlegungen
Prozess: Angebote	Greifen Sie auf diese Sicherheitsdomäne zu, um Angebote zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen und das zugehörige Reporting anzuzeigen. Zulässige Sicherheitsgruppenarten: Rollen - Unternehmen Rollen - Unternehmenshierarchie Rollen - Kunde Rollen - Projekt Rollen - Projekthierarchie Uneingeschränkte Gruppen
Einrichten: Angebote	Greifen Sie auf diese Sicherheitsdomäne zu, um die Angebotsfunktion einzurichten. Zulässige Sicherheitsgruppenarten: Implementierer Uneingeschränkte Gruppen
Anzeigen: Angebotsprojekthierarchien	Greifen Sie auf diese Sicherheitsdomäne zu, um beim Erstellen von Angeboten Projekthierarchien auszuwählen. Zulässige Sicherheitsgruppenarten: Öffentliche Gruppen Rollen - Projekthierarchie Uneingeschränkte Gruppen

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Opportunity-Ereignis	Konfigurieren Sie diese Option, um Unterprozesse, Benachrichtigungen und Genehmigungen hinzuzufügen, um den Workflow der Erstellung von Projekten und Kundenverträgen basierend auf Änderungen in den Opportunity-Details zu verwalten.
Angebotsereignis	Konfigurieren Sie die Weiterleitung von Angeboten für Genehmigungs- und Ablehnungsaktionen. Zulässige Services: Dokumentübermittlung Dokumentabruf Angebotsdokumente im PDF-Format drucken Angebotsdokumente drucken DOCX
Projekt erstellen aus Services CPQ Projekt aus Services CPQ bearbeiten Ressourcenplanposition aus Services CPQ	Konfigurieren Sie diese Geschäftsprozesse als Unterprozesse im Geschäftsprozess Angebotsereignis , um Opportunity-Projekte und Ressourcenplanpositionen aus einem Angebot zu erstellen. Wenn die Unterprozesse initiiert werden, startet Workday folgende Geschäftsprozesse: Projekt erstellen Projekt bearbeiten Ressourcenplanposition für Projekt Wenn der Initiierungsschritt dieser Geschäftsprozesse Bedingungsregeln enthält, ignoriert Workday diese, wenn das Projekt in Services CPQ erstellt wird. Wir empfehlen, die Validierungen in der Aufgabe Benutzerdefinierte Validierungen verwalten oder als Bedingungsregeln im Geschäftsprozess Angebotsereignis in das Projekt oder den Projektressourcenplan zu verschieben, um die gleiche Funktionalität beizubehalten.
Opportunity-Projekt mit Angebot in Projekt umwandeln Kundenvertrag mit Angebot erstellen	Konfigurieren Sie diese Geschäftsprozesse als Unterprozesse im Geschäftsprozess Opportunity-Ereignis , um Kundenverträge aus einem Angebot zu erstellen und Opportunity-Projekte in Standardprojekte zu konvertieren. Wenn die Unterprozesse initiiert werden, startet Workday folgende Geschäftsprozesse: Opportunity-Projekt in Projekt umwandeln Kundenvertragsereignis

Reporting

Bericht oder Dashboard	Überlegungen
Opportunitys suchen	Zeigen Sie Opportunitys mit dem Status Offen an , um ein Angebot zu erstellen.
Facettenbericht für Servicekatalog	Zeigen Sie verfügbare Servicekataloge nach Projekthierarchie, Geschäftseinheit, Snippets, Region und Katalogstatus an.
Angebotskonfiguration anzeigen	Zeigen Sie Dokumentvorlagen an, bearbeiten und entfernen Sie sie.

Wir empfehlen, folgende Berichtsdatenquellen zu verwenden, um benutzerdefinierte Berichte für Berichte zu Angeboten und Angebotspositionen zu erstellen:

Angebot

für Geschäftsobjekt: Verwenden Sie diese Option, um Berichte zu Angeboten und Zusammenfassungen zu erstellen.

Angebotspositionen

: Verwenden Sie diese Option, um Berichte zu Rollenpositionen und Postenpositionen in einem Angebot zu erstellen.

Angebotsservices

: Verwenden Sie diese Option, um Berichte zu Services in einem Angebot zu erstellen.

Angebotskonfigurationen

: Verwenden Sie diese Option, um Berichte zu verschiedenen Angebotskonfigurationen, Snapshots, Verwendung, Status und zugehörigen Dokumentvorlagen zu erstellen.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Angebotsallokationen abrufen	Ruft die Allokationen für alle Rollen in verschiedenen Services für das angegebene Angebot ab.
Angebotsallokationen übermitteln	Fügt die Rollenallokationen in Services für das angegebene Angebot hinzu oder aktualisiert sie.
Get Quote Document Snippet Categories	Ruft alle Snippet-Kategorien ab.
Put Quote Document Snippet Category	Erstellt, bearbeitet oder löscht Snippet-Kategorien.
Rufen Sie Gründe für Angebotsänderungen ab	Ruft alle Gründe für Angebotsänderungen ab.
Put Quote Change Reason	Erstellt, bearbeitet und löscht Gründe für Angebotsänderungen.
Angebotskonfigurationen anfordern	Ruft Angebotskonfigurationen ab.
Put Quote Configurations	Erstellt und aktualisiert Angebotskonfigurationen. Sie können eine Konfiguration nur bearbeiten, wenn sie nicht verwendet wird.
Angebotsservices und -positionen abrufen	Ruft Services und Positionen für das angegebene Angebot ab.
Angebotsservices und -positionen übermitteln	Erstellt oder aktualisiert das Angebot, die Services und die Positionen.
Arbeitsaufgliederungsstrukturen für Angebote abrufen	Ruft Phasen und Aufgaben für die Services in der Arbeitsaufgliederungsstruktur für Angebote ab.
Arbeitsaufgliederungsstruktur für Angebot übermitteln	Erstellt oder aktualisiert Phasen und Aufgaben für die Services in der Arbeitsaufgliederungsstruktur für Angebote.
Servicekatalogposten abrufen	Ruft alle Servicekatalogposten ab.
Servicekatalogposten - Put	Erstellt, bearbeitet oder löscht Servicekatalogposten.
Get Services CPQ Settings	Ruft alle Felder für Standardeinstellungen für Services CPQ ab.
Einstellungen für Put Services CPQ	Erstellt, aktualisiert oder löscht alle Standardeinstellungen für Services CPQ.
Opportunity übermitteln	Die Kunden-Opportunity wird erstellt oder aktualisiert.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Opportunity für Salesforce	Wenn eine Opportunity den Status Offen hat, können Sie sie in Workday laden, um ein Angebot zu erstellen.
Projekte	Sobald Sie ein primäres Angebot genehmigt haben, erstellt Workday ein Opportunity-Projekt mit Ressourcen, einem Ressourcenplan und einer Ressourcenprognose. Workday erstellt eine Wochenprognose auf Projektebene. Die Rolle aus einem Angebot wird mit einer nicht benannten Ressource im Opportunity-Projekt gemappt. Sie können nach der erstmaligen Erstellung einer UNR zusätzliche Ressourcen hinzufügen Sie können eine Projektrolle, eine Allokationsart, ein Start- und Enddatum sowie geschätzte Stunden in den Ressourcenplanpositionen erst bearbeiten, wenn die Opportunity den Status „Geschlossen“ hat. Wenn Sie ein Angebot von Primär in Nicht Primär ändern, inaktiviert Workday das zugehörige Opportunity-Projekt. Workday konvertiert das Opportunity-Projekt in ein Standardprojekt, wenn ein Unterprozess im Geschäftsprozess Opportunity-Ereignis konfiguriert wird.
Revenue	Nachdem Sie ein Opportunity-Detail (z. B. Wahrscheinlichkeit oder Status) geändert und ein Projekt aus einem Angebot erstellt haben, erstellt Workday automatisch einen Kundenvertrag und füllt folgende Werte aus: Ertragskategorie aus der Aufgabe Einstellungen für Services CPQ verwalten . Wenn Sie das Mapping nicht konfiguriert haben, schlägt die Vertragserstellung fehl. Vorlage für Fakturierungszeitplan basierend auf dem Preismodell. Vorlage für Zeitplan für Ertragsrealisierung basierend auf dem Preismodell. Worktags aus dem Angebots-Header. Gültigkeitsdatum ab dem Startdatum des Angebots Wenn erforderliche Felder im Angebot fehlen, erstellt Workday den Vertrag mit dem Status „Entwurf“.
Verkaufsposten	Wenn Sie einen Verkaufsposten als Für Angebote verwendbar festlegen, stellt Workday diesen Posten bei der Angebotserstellung zur Verfügung.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Sonstige Auswirkungen

Keine Auswirkungen.