Überlegungen zum Setup: Lückenlose Sequenzierung

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von lückenlosen Sequenznummern in Rechnungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit der lückenlosen Sequenzierung können Sie aufeinanderfolgende lückenlose Rechnungsnummern in einem oder mehreren Hauptbuch-Jahren oder Hauptbuch-Perioden für ein Unternehmen erstellen und zuweisen. Diese Nummer wird sowohl in Kunden- als auch Lieferantenrechnungen anstelle der Standardrechnungsnummer angezeigt. Sie können die Nummern nach folgenden Datumsangaben sequenzieren:

Genehmigungsdatum einer Kundenrechnung.

Buchungsdatum einer Lieferantenrechnung.

Buchungsdatum.

Wenn Sie die Funktion aktivieren, erstellt Workday einen Sequenzgenerator. Mit dem Sequenzgenerator haben Sie folgende Möglichkeiten:

Setzen Sie jede Hauptbuch-Periode, jedes Hauptbuch-Jahr oder Kalenderjahr zurück, um eine Übereinstimmung mit der Buchungsperiode einer bestimmten Rechnungsart herzustellen.

Definieren Sie das Sequenzmuster der Rechnungsnummern.

Vorteile und Nutzen

Eine lückenlose Sequenzierung:

Erhöht die Sichtbarkeit Ihrer Transaktionsdetails und reduziert Auditprobleme.

Hilft Ihnen bei der Einhaltung der Reportinganforderungen von lokalen Steuerbehörden.

Ermöglicht Ihnen die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung.

Anwendungsfälle

Ihr Unternehmen fakturiert in einem Land, für das lückenlose Sequenznummern in Rechnungen erforderlich sind.

Wenn für Ihr Unternehmen ein Audit durchgeführt wird, ist es möglich, dass ein Auditor eine zufällige Rechnungsnummer zum Testen auswählt und diese Nummer nicht findet, was zu Problemen führt. Sie würden folglich einen zusätzlichen Nachweis benötigen, dass die Rechnung tatsächlich nicht existiert.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Wann möchten Sie damit beginnen, Ihren Rechnungen lückenlose Nummern zuweisen?	Workday erstellt Generatoren für lückenlose Sequenzen nach dem Start einer neuen Periode oder eines Geschäftsjahres, wenn für ein Unternehmen keine Sequenzgeneratoren vorhanden sind. Dies gilt sowohl für primäre als auch für alternative Geschäftsjahre, wenn die lückenlose Sequenzierung aktiviert wird. Um einen Generator für lückenlose Sequenzen für einen alternativen Geschäftskalender zu erstellen, muss das Startdatum für den alternativen Geschäftskalender mit dem Startdatum einer primären Hauptbuch-Periode übereinstimmen. Die Dauer eines alternativen Geschäftsjahres muss durch entsprechende primäre Geschäftsjahre abgedeckt werden.
Wann können Sie die Regelkonfiguration oder die Lebensspanne des Sequenzgenerators ändern?	Änderungen gelten nur für Folgendes: Neue Sequenzgeneratoren in der nächsten offenen Periode. Nicht verwendete Generatoren in der vorhandenen offenen Periode.
Möchten Sie weiterhin Regeln für die automatische Zuordnung mit der Zahlungsavisart verwenden?	Sie können die Regeln für die automatische Zuordnung weiterhin verwenden. Die Zahlungsavisart verfügt über die Möglichkeit, eine Lückenlose Rechnungsnummer zu referenzieren, falls vorhanden.
Müssen Sie Datumsbeschränkungen in Kundenrechnungen durchsetzen?	Workday weist Kundenrechnungen bei der Rechnungsgenehmigung die lückenlose Rechnungsnummer zu. Rechnungen können in der falschen Reihenfolge sein, je nachdem, ob Sie Rechnungsdaten oder nachträgliche Buchungsdaten verwenden. Wenn die lückenlose Sequenz nach einer der beiden Datumsangaben chronologisch sein soll, können Sie mit benutzerdefinierten Validierungen die Datumsangaben auf den aktuellen Tag beschränken.

Empfehlungen

Sie können die Sequenzgeneratoren nicht mehr ändern, sobald sie verwendet werden. Prüfen Sie zuerst das Muster in der Sandbox, um sicherzustellen, dass die Sequenznummern Ihren Erwartungen entsprechen.

Wenn Sie alle Rechnungsdokumentarten zusammen sequenzieren möchten, verwenden Sie dieselbe Sequenzgeneratorregel. Um für jedes Rechnungsdokument eine separate Sequenz zu haben, müssen Sie verschiedene Regeln erstellen.

Um Lücken zu vermeiden, dürfen Sie eine geschlossene Periode nicht erneut öffnen, wenn Sie die lückenlose Dokumentnummer auf neu genehmigte Lieferantenrechnungen und Anpassungen anwenden möchten. Wenn das Buchungsdatum vor dem Buchungsdatum des letzten Dokuments liegt, kann die Sequenz eine Lücke aufweisen.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Ihre lückenlosen Rechnungsnummern ein anderes Format haben als die vorhandenen Rechnungsnummern. Sie können Ihre unternehmens- und länderspezifischen Sequenzierungsregeln verwenden, um das Muster lückenloser Nummern festzulegen.

Um die lokalen gesetzlichen Reportinganforderungen für operative Transaktionen zu erfüllen, können Sie Ihre Unternehmen so konfigurieren, dass Buchungen nach dem Genehmigungsdatum der Kundenrechnung zulässig sind.

Anforderungen

Um Generatoren für lückenlose Sequenzen zu erstellen, müssen Sie die Funktion für das gewünschte Unternehmen aktivieren.

Geben Sie die Startperiode für die lückenlose Sequenzierung an, um festzulegen, wann Workday mit der Erstellung von Generatoren beginnen soll.

Um eine lückenlose Nummer zu erhalten, müssen die Kundenrechnungen den Status „Genehmigt“ haben. Für Lieferantenrechnungen müssen Sie die Periode jedoch schließen.

Konfigurieren oder wählen Sie eine Sequenzgeneratorregel für jede Rechnung, Anpassungsgutschrift, Anpassungsbelastung und Gutschrift/Neufakturierung aus. Workday weist die lückenlose Rechnungsnummer basierend auf diesen Regeln zu.

Um die lückenlose Rechnungsnummer in eine Rechnung aufzunehmen, aktualisieren Sie Ihr benutzerdefiniertes BIRT-Layout, da dies ein von der Standardrechnungsnummer unabhängiges Attribut ist.

Einschränkungen

Nachdem Workday einer Rechnung eine lückenlose Sequenznummer zugewiesen hat, können Sie diese Rechnung nicht mehr abbrechen oder ändern. Verwenden Sie stattdessen Rechnungsanpassungen, um Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie eine vorhandene Konfigurationsregel ändern, gelten die Aktualisierungen nur für neue Sequenzgeneratoren.

Sie können die Sequenzgeneratoren nur dann bearbeiten oder ersetzen, wenn sie nicht verwendet werden.

Sobald Sie die erste Rechnung mit lückenloser Sequenzierung für einen alternativen Geschäftskalender erstellt haben, können Sie nicht mehr zur lückenlosen Sequenzierung für den primären Geschäftskalender zurückkehren.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen für eine lückenlose Sequenzierung:

Domäne	Überlegungen
Domäne Set Up: Company General im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die Funktion für lückenlose Sequenzen aktivieren und Sequenzgeneratorregeln konfigurieren.
Domäne Set Up: Tax im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Regeln für Generatoren für lückenlose Sequenzen in genehmigten Kunden- oder Lieferantenrechnungen nach Art der gesetzlichen Rechnung konfigurieren.
Domäne Public Reporting Items .	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um die Rechnungsnummer oder die lückenlose Dokumentnummer anzuzeigen.

Geschäftsprozesse

Um eine chronologisch lückenlose Sequenznummer in Kundenrechnungen zu konfigurieren, wenn das Rechnungsdokumentdatum nicht dem aktuellen Datum entspricht, können Sie benutzerdefinierte Validierungen zu den Bedingungen Ihrer Geschäftsprozessregeln hinzufügen.

Reporting

Wenn die lückenlose Nummer in einer bestimmten Periode vorhanden ist, können Sie alle vorhandenen Standardberichte verwenden, um Rechnungen mit lückenlosen Dokumentnummern für ein Unternehmen zu verfolgen.

Sie können das benutzerdefinierte Berichtsfeld

Invoice date is in Closed Period

im Geschäftsobjekt Kundenrechnungsdokument
in Ihren benutzerdefinierten Validierungen verwenden, um eine chronologisch lückenlose Sequenznummer in Kundenrechnungen zu konfigurieren.

Integrationen

Sie können folgende Webservices für eine lückenlose Sequenzierung verwenden:

Webservice	Überlegungen
Get Company ID Definitions Put Company ID Definitions	Ruft die erforderlichen IDs ab, die Sie für das Aktivieren der lückenlosen Sequenzierung für ein Unternehmen benötigen.
Get Customer Invoices Get Customer Invoice Adjustments	Aktualisieren Sie Ihre EIB-Vorlagen für diese Webservices, um lückenlose Rechnungsnummern zu unterstützen.
Import Customer Invoice	Ermöglicht das Hinzufügen oder Aktualisieren von Kundenrechnungen mit lückenlosen Sequenznummern.
Submit Customer Invoice Submit Customer Invoice Adjustment	Ermöglicht das Erstellen von Kundenrechnungen und Anpassungen mit lückenlosen Sequenznummern.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, müssen Sie Ihre Integrationsvorlagen aktualisieren, um die lückenlose Rechnungsnummer anstelle der Standardrechnungsnummer zu verwenden.

Beziehungen und Touchpoints

Wenn Sie die lückenlose Sequenzierung für ein Unternehmen aktivieren, werden alle Rechnungen und Anpassungen berücksichtigt, die aus Zuwendungen, Fakturierungszeitplänen und fakturierbaren Projekten stammen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.