Überlegungen zum Setup: Kontenabstimmung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der Abstimmung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum es eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Die Abstimmung ist eine umfassende End-to-End-Lösung, mit der zwei Gruppen von Finanzdatensätzen verglichen werden können, um sicherzustellen, dass diese korrekt und übereinstimmen. Die Abstimmung unterstützt mehrere Währungen, sodass Sie Beträge in verschiedenen Transaktions- oder Hauptbuch-Währungen für die Abstimmung in eine bestimmte Währung umrechnen können.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Mit dieser Funktion können Sie Abweichungen in Finanzdatensätzen beim Monatsabschluss schnell und einfach identifizieren und lösen und so sicherstellen, dass Ihre Finanzdaten korrekt und zuverlässig sind.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Optimieren Sie Vorgänge, indem Sie Fortschritte überwachen und die Arbeit effektiv priorisieren.
- Sparen Sie Zeit, indem Sie von einem zentralen Standort aus auf alle erforderlich Informationen und Aktionen zugreifen.
- Reduzieren Sie den manuellen Aufwand durch eine Deckungsprüfung für die Abstimmung , die verifiziert, dass alle Hauptbuch-Konten enthalten sind.
- Verwalten Sie ganz einfach Abstimmungsposten, einschließlich automatischem Übertragen von ausstehenden Posten in die nächste Periode und Verfolgung des Alters von Posten.
- Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über den Kontext von Abstimmungen anhand von Kommentarhistorien und einem umfassenden Audit-Trail.
- Ermöglichen Sie Ihren Teams die manuelle oder automatische Option von Abstimmungen.
- Verwalten Sie Risiken und Verwalten durch detaillierte Berichte die Kontrolle über Ihren Abstimmung .
Anwendungsfälle
Systemadministratoren haben folgende Möglichkeiten:
- Steuern Sie den Zugriff auf Aufgaben und Berichte zur Abstimmung .
- Richten Sie Vorbereiter- und Genehmiger ein.
- Richten Sie Abstimmung ein und weisen Sie Benutzern Rollen in diesen Definitionen zu.
- Richten Sie die automatische Zertifizierung für Abstimmungen ein, die nicht gestartet wurden, die keine Aktivität in der abgestimmt Periode aufweisen und die keine Abstimmungsposten oder unterstützenden Salden haben.
Buchhalter haben folgende Möglichkeiten:
- Kontenabstimmungen anzeigen, denen sie von einem Systemadministrator zugewiesen wurden.
- Sich selbst den Abstimmungen als Vorbereiter zuweisen
- Bereiten Sie Abstimmungen vor, indem Sie unterstützende Salden und Abstimmungsposten hinzufügen.
- Senden Sie Abstimmungen zur Zertifizierung.
Accounting Managers und Controllers haben folgende Möglichkeiten:
- Kontenabstimmungen anzeigen, denen sie von einem Systemadministrator zugewiesen wurden.
- Zertifizieren Sie Abstimmungen oder senden Sie sie zurück.
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Kriterien möchten Sie verwenden, um Ihre Abstimmung einzurichten? | Eine Abstimmung gibt an, welche Salden abgestimmt werden sollen.
Sie können Abstimmung nach Unternehmen oder Hierarchie, Hauptbuch-Konten und Hauptbuch-Konto Sammelkonten, Buch, Worktag, Bewertung und Intervall einrichten. In jeder Abstimmung weisen Sie Benutzer auch den Rollen „Vorbereiter“ und „Genehmiger“ für Abstimmungen zu, die aus der Definition erstellt wurden. |
In welcher Währung möchten Sie die Abstimmung durchführen? | Sie können Abstimmungen in der Transaktionswährung, der Hauptbuch-Währung und der Abstimmung Ihrer Wahl durchführen. Sie wählen für jede Abstimmung eine Abstimmung aus.
Sie können keine Abstimmung in einer alternativen Hauptbuch-Währung durchführen. |
Wer ist für die Einrichtung der Abstimmung verantwortlich? | Workday empfiehlt, dass Systemadministratoren das Erst-Setup durchführen sollen.
Sie können es anderen Benutzern, z. B. Accounting Managers, ermöglichen, die Rollenzuweisung bei Abstimmungen für Unternehmen und Hierarchien zu verwalten, auf die sie Zugriff haben. Hierfür gewähren Sie ihnen über Rollen in Unternehmen oder Hierarchien nur Anzeigen- Zugriff auf die Domäne Set Up: Account Reconciliation im funktionaler Bereich „Financial Accounting“. Fügen Sie sie zur Spalte Zugewiesen/Geprüft von Sicherheitsgruppen für die Rolle in der Aufgabe Zuweisbare Rollen verwalten hinzu Aufgabe. Sie können Benutzern Rollen in Abstimmung für Unternehmen oder Hierarchien zuweisen, auf die diese Benutzer Zugriff haben. |
Wer ist für die Vorbereitung und Genehmigung von Kontenabstimmungen zuständig? | Sie können die folgenden Rollen einrichten und Benutzer zuweisen:
Benutzer, die Sie diesen Rollen zuweisen, können die Verantwortung für die Vorbereitung und Genehmigung von Kontenabstimmungen übernehmen, die aus einer bestimmten Abstimmung erstellt wurden. Diese Rollen sind mit einzelnen Abstimmung und nicht mit Unternehmen oder Unternehmen verknüpft. Ergebnis können Benutzer, die diesen Rollen zugewiesen sind, Informationen zur Abstimmung anzeigen, die aus Unternehmen stammen, auf die sie keinen Zugriff haben, wenn diese Unternehmen in der Abstimmung angegeben sind. |
Welchen Reportingzugriff haben Ihre vorgesehenen Vorbereiter und Genehmiger? | Im Abschnitt "Abstimmungszusammenfassung" einer Abstimmung können Vorbereiter und Genehmiger die zugrunde liegenden Journale anzeigen, indem sie einen Drilldown zum Hauptbuch-Saldo durchführen, um den Bericht der Saldenbilanz für jedes Unternehmen in der Abstimmung zu öffnen.
Um auf diesen Bericht zugreifen zu können, müssen die Benutzer Zugriff auf Folgendes haben:
Wenn Benutzer nicht über diesen Zugriff verfügen, können sie einen Drilldown zu den Hauptbuch-Salden durchführen, um eine Aufgliederung nach Unternehmen anzuzeigen, aber Workday zeigt keinen Verknüpfung zum Bericht der Saldenbilanz an. |
Welche Aktionen sollen Genehmiger bei Kontenabstimmungen durchführen? | Genehmiger können Abstimmungen zurücksenden, kommentieren und zertifizieren.
Die Domänen Process: Account Reconciliation - Reconciling Items und Process: Account Reconciliation - Supporting Balances steuern, ob Benutzer Abstimmungsposten und unterstützende Salden anzeigen oder Ändern können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle Genehmiger für Kontenabstimmung nur „ Anzeigen “-Zugriff auf Berichte und Aufgaben in diesen Domänen hat. Dadurch wird verhindert, dass Genehmiger Abstimmungen ändern, und die internen Kontrollen bleiben erhalten. |
Welche Geschäftskalender werden von Unternehmen in Ihren Unternehmen verwendet? | Die Abstimmung unterstützt keine Unternehmen , die Unternehmen mit unterschiedlichen primären Geschäftskalendern enthalten. Sie können diese Unternehmen nicht wählen, wenn Sie eine Abstimmung einrichten.
Wenn Sie eine Unternehmenshierarchie in einer Abstimmung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie später kein Unternehmen zur Hierarchie hinzufügen, das einen anderen primären Geschäftskalender verwendet. |
Wie häufig können Sie Ihre Definitionen für die Abstimmung ändern? | Nachdem Sie mithilfe einer Definition Abstimmungen für eine Periode erstellt haben, können Sie nur die Rolle und die Regel für die automatische Zertifizierung ändern. Um andere Einstellungen zu ändern, haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Wie verfolgen Sie das Alter von Abstimmungsposten? | Workday zeigt das Alter der Abstimmungsposten in Bereichen an, z. B. 1 bis 30 Tage alt oder 30 bis 60 Tage alt.
Workday berechnet das Alter als Anzahl der Tage zwischen dem Datum des Abstimmungspostens und dem frühesten Datum der:
|
Empfehlungen
Wenn Sie eine teilweise Migration zur Abstimmung durchführen und nicht alle Hauptbuch-Konten in Ihre Abstimmung eingeschlossen haben, empfehlen wir Ihnen, eine Kopie des Standardbericht
Deckungsprüfung für Abstimmungsdefinition
zu erstellen und einen Filter hinzuzufügen, um Hauptbuch-Konten auszuschließen.Wenn Sie den benutzerdefinierter Bericht ausführen, verwenden Sie diesen Filter , um alle Hauptbuch-Konten auszuschließen, die Sie nicht mit der Abstimmung abstimmen möchten.
Wenn Sie derzeit die einfache Kontozertifizierung verwenden, empfehlen wir Ihnen, die einfache Kontozertifizierung und die Abstimmung nicht gleichzeitig zu verwenden, um den maximalen Nutzen zu erzielen und Ihr Finanzreporting zu vereinfachen.
Wenn Sie einen phasenbasierten Ansatz wählen und weiterhin die Kontozertifizierung verwenden möchten, beachten Sie, dass Ihnen im
Kontenabstimmungs-Hub
kein ganzheitlicher Überblick über Ihren Abstimmung am Monatsende angezeigt wird.Wenn Sie die Abstimmung zum ersten Mal öffnen, empfehlen wir, die Spalten in den verschiedenen Grids zu fixieren, anpassen, neu anzuordnen und Ausblenden , um die für Sie wichtigsten Informationen entsprechend Ihren Präferenzen anzuzeigen.
Sie können folgende Elemente anpassen:
- GridAbstimmungenauf dem RegisterÜbersichtdesKontenabstimmungs-Hub.
- GridsAbstimmungspostenundunterstützende Saldenim BerichtArbeitsbereich für Abstimmung anzeigen.
Um eine kontinuierliche Performance sicherzustellen, empfehlen wir, bei jeder Abstimmung nicht mehr als 5.000 Abstimmungsposten oder unterstützende Salden zu verwenden.
Anforderungen
Keine Auswirkungen.
Einschränkungen
Die Abstimmung wird für die alternative Hauptbuch-Währung nicht unterstützt. Workday unterstützt die Abstimmung nur für das primäre Hauptbuch.
Workday bietet derzeit keinen Audit-Trail für den Geschäftsprozess
Abstimmungsperiodenereignis
im Bericht Arbeitsbereich für Abstimmung anzeigen
. Stattdessen können Sie den Audit-Trail über den Bericht Ereignisse suchen
anzeigen (gesichert über die Domäne Business Process Administration
im funktionaler Bereich„System“).Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domäne | Überlegung |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation im funktionaler Bereich„Financial Accounting“. | Gewährt Benutzern den Zugriff auf Setup-Aufgaben für Abstimmung . Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können alle Abstimmung anzeigen.
Sie können dieser Domäne die folgenden Sicherheitsgruppe hinzufügen:
|
Process: Account Reconciliation - Run Period im funktionaler Bereich„Financial Accounting“. | Gewährt Benutzern den Zugriff auf Aufgaben zum Erstellen von Kontenabstimmungen. |
Process: Account Reconciliation im funktionaler Bereich„Financial Accounting“. | Gewährt Benutzern den Zugriff auf Aufgaben und Berichte zum Anzeigen und Verwalten von Kontenabstimmungen.
Diese Domäne hat fünf Unterdomänen:
|
Process: Automatic Certification for Account Reconciliation im funktionaler Bereich „Financial Accounting“. | Ermöglicht Benutzern die Konfiguration von Workday so, dass Kontenabstimmungen, die in der abgestimmt Periode keine Aktivität aufweisen, automatisch zertifiziert werden. |
Reports: Financial Accounting im funktionaler Bereich „Financial Accounting“. | Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff auf den Bericht der Saldenbilanz .
Vorbereiter und Genehmiger von Abstimmung mit Zugriff auf diese Domäne können einen Drilldown zu den Salden der Abstimmungen durchführen und die zugrunde liegenden Journale für Unternehmen und Hauptbuch-Konten anzeigen, auf die sie Zugriff haben. |
Geschäftsprozesse
Sie richten den Geschäftsprozess
Abstimmungsperiodenereignis
ein, um Genehmigungen für Abstimmungen zu verwalten. Wenn die Genehmiger eine Abstimmung eingehen , können sie diese genehmigen oder an den Vorbereiter zurücksenden. Der Geschäftsprozess unterstützt erweitertes Routing und Delegation. Siehe:
Um mehrere Genehmigungen hinzuzufügen, fügen Sie zwei oder mehr
Genehmigungsschritte
in der erforderlich Reihenfolge hinzu.Wenn einer Abstimmung mehr als ein Genehmiger zugewiesen ist, können Sie bestimmten
Genehmigungsschritten
keinen bestimmten Genehmiger zuweisen, aber Sie können den Geschäftsprozess so konfigurieren, dass für nachfolgende Genehmigungen ein anderer Genehmiger erforderlich ist.Dieser Geschäftsprozess unterstützt momentan keine bedingte Genehmigung.
Wir empfehlen, den Geschäftsprozess so einzurichten, dass Abstimmung nur über den
Kontenabstimmungs-Hub
angezeigt werden.Wenn Sie Benachrichtigungen im Posteingang beibehalten möchten, stellt Workday einen Verknüpfung vom Posteingangselement zum Arbeitsbereich „Bankauszugsabstimmung“ bereit, um die Navigation zu Abstimmung .
Reporting
Berichtsobjekt | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
Erweiterter Bericht | Deckungsprüfung für Abstimmungsdefinition
| Mit diesem erweiterter Bericht können Finance Administrators und Accounting Managers bestimmen, ob Journalpositionen im aktuellen Jahr von einer Abstimmung gedeckt werden. Dieser Bericht verwendet die Datenquelle "Reconciliation Definition Coverage Check" .
Erforderliche Angaben: Kontengruppe , Unternehmen/Hierarchien , Periode . |
Suchbericht | Ereignisse suchen
| Mit diesem Suchbericht können Benutzer auf Audit-Trails für den Geschäftsprozess "Abstimmungsperiodenereignis" zugreifen. |
Business-View Datenquelle | Business View für Abstimmungsposten für Kontenabstimmung
| Bietet umfassende Einblicke in Abstimmungsdefinitionen und Abstimmung .
Ermöglicht es Benutzern, Details zu Abstimmungsposten in Kontenabstimmungen und die Abstimmung anzuzeigen, aus der jede Abstimmung erstellt wurde. Gibt nur Daten zurück, auf die der Benutzer Zugriff hat. Enthält Unternehmen, Hauptbuch-Konto, Postenart, Beträge, Alter des Postens und andere Daten wie Kommentare und Anhänge. Die niedrigste Granularität für jede Datenzeile ist ein Abstimmungsposten in einer Abstimmung. Wenn Sie benutzerdefinierte Berichte mit der Business-View- Datenquelle "" erstellen, empfehlen wir, das Kontrollkästchen "Optimiert für Performance" zu deaktivieren, damit Sie nach allen Berichtsfeldern in der Business View Filter und Werteliste erstellen können.Weitere Informationen finden Sie unter:
|
Business-View Datenquelle | Business View für unterstützende Salden für Kontenabstimmung
| Bietet umfassende Einblicke in unterstützende Salden und Abstimmung .
Ermöglicht es Benutzern, Details zu unterstützenden Salden für Kontenabstimmungen und die Abstimmung anzuzeigen, aus der jede Abstimmung erstellt wurde. Gibt nur Daten zurück, auf die der Benutzer Zugriff hat. Enthält Unternehmen, Hauptbuch-Konto, Betrag, Saldodatum und andere Daten wie Kommentare und Anhänge. Die niedrigste Granularität für jede Datenzeile ist ein unterstützender Saldo in einer Abstimmung. |
Datenquelle | Deckungsprüfung für Abstimmungsdefinition
| Greift auf "Deckungsprüfung für Abstimmungsdefinition" als primäres Geschäftsobjekt zu und gibt eine Zeile für jede Kombination aus Unternehmen, Hauptbuch-Konto, Buchcode und Worktags in Journalpositionen zurück, die nicht mit der Kombination in einer Abstimmung übereinstimmen. Evaluiert Journalpositionen nur vom Jahresbeginn bis zum Ende der angegebenen Periode. Fordert zur Eingabe von Periode auf, um die Berichtsergebnisse zu Filter . |
Sie können über die Business View- Datenquelle Business View
for Account Reconciliation Reconciling Items
auf folgende Berichtsfelder zugreifen (gesichert über die DomäneProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Für Abstimmung :
- Inaktiv
- Name der Abstimmungsdefinition
- Risikobewertung
Für Abstimmungsposten:
- Hinzugefügt von
- Alter in Tagen
- Alter in Tagen am Reportingdatum
- Anhänge
- Buchcode
- Kommentare
- Unternehmen
- Hinzugefügt am
- Beschreibung
- Hauptbuch-Konto
- Hauptbuch-Betrag
- Hauptbuch-Währung
- Abstimmungsdefinition
- Abstimmungsposten
- Datum des Abstimmungspostens
- Status des Abstimmungspostens
- Status des Abstimmungspostens am Reportingdatum
- Abstimmungspostenart
- Referenzhinweis
- Auflösungsdatum
- Transaktionsbetrag
- Transaktionswährung
- Worktags
Sie können über die Business View- Datenquelle Business
View for Account Reconciliation Supporting Balances
auf folgende Berichtsfelder zugreifen (gesichert über die DomäneProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Für Abstimmung :
- Inaktiv
- Name der Abstimmungsdefinition
- Risikobewertung
Für unterstützende Salden:
- Anhänge
- Saldodatum
- Buchcode
- Kommentare
- Unternehmen
- Beschreibung
- Hauptbuch-Konto
- Abstimmungsdefinition
- Referenzhinweis
- Quelle
- Unterstützender Saldo
- Transaktionsbetrag
- Transaktionswährung
- Worktags
Sie können auch die folgenden Berichtsfelder für das Geschäftsobjekt „Abstimmungsdefinition für Deckungsprüfung (Abgeleitet)“ (gesichert über die Domäne
Public Reporting Items
) in Ihren benutzerdefinierten Berichten verwenden:
- Buchungs-Worktag
- Buchcode
- Unternehmen
- Hauptbuch-Konto
Integrationen
Integration oder Webservice | Überlegungen |
|---|---|
Service Get Account Reconciliation Definitions
Service Put Account Reconciliation Definition | Mit diesen Service können Sie Abstimmung erstellen, aktualisieren und abrufen. |
Service Get Reconciling Items
Service Put Reconciling Item | Mit diesen Service können Sie Abstimmungsposten für Kontenabstimmungen erstellen, aktualisieren und abrufen. Für den Service Get Reconciling Items benötigen Sie Folgendes:
Um den Service Put Reconciling Item verwenden zu können, benötigen Sie Folgendes:
|
Service Get Supporting Balances
Service -Vorgänge von Put Supporting Balance | Mit diesen Service können Sie unterstützende Salden bei Kontoabstimmungen erstellen, aktualisieren und abrufen.
Um den Service Get Supporting Balances verwenden zu können, benötigen Sie Folgendes:
Um den Service Put Supporting Balance verwenden zu können, benötigen Sie Folgendes:
|
Service Rollen zuweisen
| Mit diesem Service können Sie Benutzern Rollen in Abstimmung zuweisen. |
Verbindungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Erfahren Sie mehr über das Workday Touchpoints Kit in der Workday Community.