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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-09-08
Allokationsdefinitionen erstellen

Allokationsdefinitionen erstellen

Sicherheit: Domäne
Set Up: Allocations
 im funktionalen Bereich „Financial Accounting“.
Allokationsdefinitionen geben Quelle, Basis, Ziel und Gegenbuchung der Allokationen an. Für eine schnellere Verarbeitung gruppieren Sie zugehörige Allokationsdefinitionen in Allokationsgruppensätze.
Um Worktag-Arten anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass Sie diese für Buchungsjournaltransaktionen im Bericht
Verwendung von Worktags verwalten
 definiert haben.
Workday weist zugehörige Worktags nicht automatisch zu. Wählen Sie im Abschnitt
Ziel,
 wo sich Ihre Worktags befinden.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Allokationsdefinition erstellen
     .
    Bei der Bearbeitung der Abschnitte sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Wechselkursart
    Wählen Sie die Kursart, die für die Umrechnung von Allokationen mehrerer Währungen zwischen Unternehmen verwendet werden soll. Diese Auswahl überschreibt alle Wechselkursarten, die auf Unternehmens- oder Mandantenebene festgelegt wurden.
    Wenn Sie hier keine Wechselkursart auswählen, verwendet Workday die
    Standardüberschreibung für Wechselkursart, die
     für das Unternehmen in der Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
     festgelegt wurde. Wenn Sie keine Überschreibung für die Wechselkursart für das Unternehmen festgelegt haben, verwendet Workday die Standard-Wechselkursart, die in der Aufgabe
    Wechselkursarten verwalten
     konfiguriert wurde.
    Kontengruppe
    Geschäftskalender
    Wählen Sie die Hauptbuch-Konten und den Geschäftskalender für die Allokationsdefinition.
    Verwendet von
    Wählen Sie die Quellunternehmen für diese Allokation. Verwenden Sie die Allokationsdefinition für Unternehmen, die Kontengruppen und Geschäftskalender gemeinsam nutzen. Der Allokationsprozess generiert separate Ergebnisse für jedes Unternehmen, das die Allokationsdefinition verwendet.
    Umkehr erstellen
    Wählen Sie diese Option, um Umkehrjournaleingaben am ersten Tag der nächsten Periode zu erstellen. Workday erstellt Umkehreingaben, nachdem Sie die Aufgabe
    Massenfinalisierung von Allokationen
     ausführen initiiert haben. Bevor Sie den Allokationsprozess ausführen, können Sie das Umkehrdatum in ein Datum nach dem Laufdatum in der nächsten Geschäftsperiode ändern. Workday bucht das Umkehrjournal, wenn die Hauptbuch-Periode für das gewählte Datum geöffnet wird.
    Sie können keine Umkehrjournaleingaben für Budgetrevisionen erstellen.
    Wenn Sie Allokationen mit Umkehrungen erneut ausführen, verwendet Workday vorhandene Umkehrjournale nicht wieder, sondern erstellt neue.
    Wird verwendet in Gruppensatz
    Wird angezeigt, nachdem Sie die Definition zu einem Gruppensatz hinzugefügt haben.
    Optionales Ausgleichs-Worktag
    Wenn Sie den optionalen Worktag-Ausgleich der Aufgabe
    Konfiguration von Worktag-Ausgleich verwalten
     aktivieren, gleicht Workday Journalpositionen durch optionale Ausgleichs-Worktags vollständig aus. Für Journalpositionen gilt automatisch Folgendes:
    • Sie übernehmen optionale Ausgleichs-Worktags basierend auf den ausgewählten Worktag-Arten.
    • Sie generieren fällige Eingaben, um Transaktionen auszugleichen.
    Inaktiv
    Wählen Sie diese Option, wenn die Allokationsdefinition nicht zur Verwendung bereit ist oder nicht mehr verwendet werden soll. Die Definition darf nicht Teil eines Allokationsgruppensatzes sein oder nicht finalisierte bzw. nicht abgebrochene Allokationsergebnisse enthalten.
  2. Am Abschnitt
    Quelle
     geben Sie die zuzuweisenden Quellbeträge an.
    Bei der Bearbeitung des Abschnitts sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Art der Quelle
    Allokationsprozentsatz
    Wählen Sie, wie viel Prozent der Hauptbuch-Beträge aus den Quelljournalpositionen alloziert werden sollen.
    Workday füllt automatisch 100 für alle Arten von Quellen aus. Für
    Fester Satzbetrag
    oder
    Fester Quellbetrag
    beschränkt Workday den Allokationsprozentsatz auf 100.
    Festbetrag
    Nur aktiviert, wenn Sie
    Fester Quellbetrag
     oder
    Fester Satzbetrag
    wählen. Für:
    • Geben Sie
      für Fester Quellbetrag
      den Gesamtbetrag ein, den Sie allozieren möchten.
    • Geben Sie
      für Fester Satzbetrag
      den Satz ein, den Sie auf eine bestimmte feste Gebühr anwenden möchten.
    Hauptbuch/Planstruktur
    Wählen Sie, ob Beträge aus Istzahlen oder einem Finanzplan alloziert werden sollen. Sie können aus Arten von Finanzplanstrukturen wählen, die Revisionen ermöglichen.
    Sie können Budgetdaten aus Istzahlen gruppieren, aber nicht aus Finanzplänen.
    Buchcode
    Filtern Sie die in der Allokation verwendeten Quelljournalpositionen nach einem bestimmten Buchcode. Pläne können Sie nicht nach Buchcode filtern.
    Wenn Sie keinen Buchcode wählen, gibt Workday nur Transaktionen mit leeren Buchcodes zurück.
    Hauptbuch-Konto/Hauptbuch-Sammelkonto
    Sie können veraltete Konten als Quelle wählen, jedoch nicht für Ihre Ziel- und Gegenbuchungs-Allokationskomponenten.
    Der Allokationsprozess erfordert nur Aktivitäten, unabhängig davon, ob Sie ein Bilanz- oder ein Gewinn- und Verlustrechnungskonto auswählen. Außerdem werden Aktivitäten zusammengefasst, wenn der Gruppensatz, der die Allokationsdefinition enthält, für eine Sammelperiode gilt.
    Wenn es sich bei der Art der Quelle um eine Planstruktur handelt, können Sie nur nach Quell-Hauptbuch-Sammelkonten filtern, wenn die zugehörige Planstruktur eine Hierarchieebene für das Hauptbuch-Sammelkonto enthält.
    Workday gruppiert Budgetdaten nur, wenn das Grid
    Filterbedingungen für Quelle
     Werte anzeigt.
    Worktags
    Der Allokationsprozess behandelt Worktags für:
    • Verschiedene Arten als UND-Bedingung. Beispiel: Kostenstelle und Region.
    • Dieselbe Art als ODER-Bedingung. Beispiel: Region West oder Region Ost.
    Bedingungsregel für Finanzen
    Sie können eine Bedingungsregel für Finanzen für verschiedene Arten von Hauptbuch- oder Planstrukturquellen wählen, um Ihre Filtermöglichkeiten zu erweitern.
  3. Im Abschnitt
    Basis
     definieren Sie, wie die Quellbeträge verteilt werden.
    Bei der Bearbeitung des Abschnitts sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Hauptbuch/Planstruktur
    Wählen Sie, ob die Quellbeträge basierend auf Istzahlen oder einem Finanzplan verteilt werden sollen. Sie können aus Arten von Finanzplanstrukturen wählen, die Revisionen ermöglichen.
    Allokationsmethode
    Wählen Sie eine Methode für die Verteilung allozierter Beträge.
    Basisart
    Dimension
    Wählen Sie das Worktag oder den Wert aus, mit dem die Basisprozentsätze berechnet werden. Beispiel: Führen Sie eine anteilige Berechnung nach Kostenstelle, Region oder einem anderen Worktag oder einer Worktag-Kombination aus. Sie können nur Worktags mappen, die von der Basis aus als Dimensionen im Ziel angegeben sind.
    Bei Verwendung der Allokationsmethode
    Gleichmäßige
     Verteilung werden bis zu drei Dimensionen unterstützt. Geben Sie nicht mehr als drei Dimensionen an, da zusätzliche Dimensionen zu unerwarteten Ergebnissen führen können.
    Gruppieren nach
    Wählen Sie bis zu fünf Worktag-Arten aus, um die Allokationsdefinition zu gruppieren.
    Sie können keine Worktag-Art wählen, wenn Sie im Feld
    Dimension
     bereits eine gewählt haben.
    Wenn Sie eine Worktag-Art angeben, muss diese mit der Worktag-Art übereinstimmen, die Sie im Feld
    Ziel
     wählen.
    Unternehmen
    Wenn die
    Allokationsmethode
    Anteilig
     und die
    Basisart
    Headcount
     oder
    Statistikwerte
    ist, können Sie die Basis nach Unternehmen filtern.
    Wenn Sie kein Unternehmen als Filterbedingung für die Basis angeben, evaluiert Workday die Basis basierend auf dem Quellunternehmen für die Allokation. Wenn Sie nach Unternehmen filtern, evaluiert Workday die Basis basierend auf den kombinierten Ergebnissen für die im Basisfilter angegebenen Unternehmen.
    Wenn die
    Allokationsmethode
    Anteilig
     und die
    Basisart
    Hauptbuch-Konten (Mehrere Unternehmen)
    lautet, benötigt Workday ein Unternehmen auf Basis der Filterbedingung, wenn Sie ein Hauptbuch-Konto oder ein Hauptbuch-Sammelkonto auswählen.
    Hauptbuch-Konto/Hauptbuch-Sammelkonto
    Wenn die
    Allokationsmethode
    Anteilig
     und die
    Basisart
    Hauptbuch-Konten
     oder
    Hauptbuch-Konten (Mehrere Unternehmen)
    lautet, können Sie die Basis nach Hauptbuch-Konto oder Hauptbuch-Sammelkonto filtern.
    Worktags
    Wenn die
    Allokationsmethode
    Gleichmäßige Verteilung
    oder die
    Allokationsmethode
    Anteilig
     und die
    Basisart
    Headcount
     oder
    Statistikwerte
    lautet, können Sie die Basis nach Worktags filtern.
    Bedingungsregel für Finanzen
    Wenn die
    Basisart
    Hauptbuch-Konto
     oder
    Hauptbuch-Konten (Mehrere Unternehmen)
    lautet, können Sie auch eine Bedingungsregel für Finanzen auswählen, um der Basisberechnung weitere Filterkriterien hinzuzufügen.
    Eine Bedingungsregel ist eine Methode, um angegebene Werte mit logischen Vergleichsoperatoren zu prüfen. Sie besteht aus einer oder mehreren logischen Anweisungen, die durch die logischen Operatoren UND oder ODER getrennt werden.
    Umrechnungswährung
    Wählen Sie die Umrechnungswährung, die Workday für die anteilige Berechnung mehrerer Ist-Hauptbuch-Konten verwenden soll. Wählen Sie eine Umrechnungswährung, wenn Sie mehr als ein Ist-Hauptbuch-Konto anteilig berechnen.
    Regelsatz für Kontoumrechnung
    Wählen Sie den Regelsatz für die Währungsumrechnung, den Workday bei der anteiligen Berechnung mehrerer Ist-Hauptbuch-Konten verwendet.
  4. Im Abschnitt
    Ziel
     definieren Sie, wo die Journaleingabe oder Budgetrevision für die allozierten Beträge erfasst werden soll.
    Bei der Bearbeitung des Abschnitts sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Hauptbuch/Planstruktur
    Wählen Sie, ob Sie auf Istwerte oder Pläne allozieren möchten. Sie können aus Arten von Finanzplanstrukturen wählen, die Revisionen ermöglichen. Die Auswahl einer Planstruktur beschränkt das Mapping von Zielkonto und Worktag auf die zugehörigen zulässigen Konten, Sammelkonten und Worktags. Die Planstruktur für die Gegenbuchung entspricht automatisch dem Ziel.
    Sie können Budgetdaten nur aus Istzahlen gruppieren.
    Budgetrevisionsart
    Wählen Sie die Art der zu erstellenden Revision, z. B. die Original- oder Allokationsrevision, damit Sie die Budgetrevision später für das Reporting identifizieren können.
    Unternehmen stammt aus
    Das Unternehmen, in dem Sie die Zieljournaleingabe erfassen möchten. Sie können eine Budgetrevision nur für das Quellunternehmen erstellen.
    • Quelle
      : Bei Auswahl dieser Option findet die Erfassung für dasselbe Unternehmen statt, das Sie im Abschnitt
      Quelle
       der Allokationsdefinition angegeben haben. Die Quelle einer Allokation kann nur von einem einzelnen Unternehmen stammen. Wenn mehr als ein Unternehmen die Allokationsdefinition verwendet und der Wert
      von Unternehmen stammt von
       für das Ziel mit der Quelle identisch ist, ordnet Workday die Kosten jedem Unternehmen zu.
    • Basis
      : Für die anteilige Berechnung können Sie mit dieser Option Basisunternehmen als Ziel festlegen, indem Sie die Werte aus der Spalte
      Unternehmen
       im Grid
      Filterbedingungen für Basis
       verwenden.
    • Benutzerangabe
      : Wählen Sie diese Option, um das Zielunternehmen im Feld
      Unternehmen
       anzugeben. Sie können aus den Unternehmen wählen, die Sie als verbundene Intercompany-Unternehmen des Quellunternehmens definiert haben.
    Wenn das Zielunternehmen nicht aus der Quelle stammt, generiert der Allokationsprozess ein Intercompany-Buchungsjournal.
    Hauptbuch-Konto stammt von
    Die Konten, in denen Sie die Zieljournaleingabe oder Budgetrevision erfassen möchten.
    • Quelle
      : Erfassen Sie dieselben Hauptbuch-Konten, die Sie im Abschnitt
      Quelle
       der Allokationsdefinition angegeben haben.
    • Benutzerangabe
      : Fassen Sie die allozierten Beträge zusammen und erfassen Sie sie in einem einzelnen Hauptbuch-Konto, das Sie im Feld
      Hauptbuch-Konto
       angeben.
    Hauptbuch-Konto
    Wenn Sie
    die Option Quelle
     oder
    Benutzerangabe
     aus den Feldern
    Unternehmen stammt von
     und
    Hauptbuch-Konto stammt von
     wählen, zeigt das Feld
    Hauptbuch-Konto
     Hauptbuch-Konten an, die für die angegebenen Unternehmen gültig sind.
    Wenn Sie Hauptbuch-Konten auf bestimmte Unternehmen beschränken, validiert Workday die Kombination aus Unternehmen und Hauptbuch-Konto nur, wenn Sie
    OK
     wählen, um die Allokationsdefinition zu übermitteln.
    Buchcode
    Um Aktivitäten in einem bestimmten Buchcode neu zu verteilen und zu buchen, wählen Sie den Buchcode, auf den die aus der Allokation resultierenden Journalpositionen gebucht werden sollen. Sie können einen anderen Buchcode als den in Ihrer Allokationsquelle und -basis verwenden. Der Buchcode ist für Budgetrevisionen nicht verfügbar.
    Worktag-Mapping
    Wird verwendet, um mindestens ein Worktag in die Zieljournaleingabe oder Budgetrevision für die Allokation aufzunehmen. Geben Sie für jede aufgenommene
    Worktag-Art
     an, ob Sie Folgendes verwenden möchten:
    • Dieselben Worktag-Werte wie im Abschnitt
      Quelle
       .
    • Dieselben Worktag-Werte wie im Abschnitt
      Basis
       .
    • Einen Worktag-Wert
      Benutzerangabe
       , den Sie im Feld
      Vom Benutzer eingegebener Wert
       wählen.
    Wenn Sie die Kostenstelle oder den Lieferanten auf bestimmte Unternehmen beschränken, validiert Workday die Kombination aus Unternehmen und Kostenstelle oder Lieferant nur, wenn Sie auf
    OK
     klicken, um die Allokationsdefinition zu übermitteln.
    Wenn Sie kein Worktag finden können, stellen Sie sicher, dass die Worktag-Art für die Verwendung mit dem Buchungsjournal im Bericht
    Verwendung von Worktags verwalten
     definiert ist.
  5. Im Abschnitt
    Gegenbuchung
     definieren Sie die Ausgleichsseite der Allokationsbuchung, um die Quelle der allozierten Beträge zu entlasten.
    Für die Gegenbuchung von Journaleingaben und Budgetrevisionen kann der Allokationsprozess dasselbe Unternehmen wie die Quelle verwenden (im Feld
    Wird verwendet von
     festgelegt) oder Sie können ein alternatives Unternehmen wählen, wodurch die Anzahl der Intercompany-Journalpositionen reduziert wird, die Sie erstellen und eliminieren die Notwendigkeit, mehrschrittige Intercompany-Allokationen zu verwalten.
    Bei der Bearbeitung des Abschnitts sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen stammt aus
    Das Unternehmen, in dem Sie die Journaleingabe für die Gegenbuchung oder die Budgetrevision erfassen möchten.
    • Quelle
      : Bei Auswahl dieser Option findet die Erfassung für dasselbe Unternehmen statt, das Sie im Abschnitt
      Wird verwendet
       von Allokationsdefinition angegeben haben. Die Quelle einer Allokation kann nur von einem einzelnen Unternehmen stammen. Wenn mehr als ein Unternehmen die Allokationsdefinition verwendet und der Wert
      von Unternehmen stammt von
       für die Gegenbuchung mit der Quelle übereinstimmt, ordnet Workday die Gegenbuchung jedem Unternehmen zu.
    • Benutzerangabe
      : Wählen Sie diese Option, um das Gegenbuchungsunternehmen im Feld
      Unternehmen
       anzugeben.
      Sie können nur ein Unternehmen wählen, das dieselbe Währung wie Ihr Quellunternehmen hat.
    Hauptbuch-Konto stammt von
    Die Konten, in denen Sie die Journaleingabe für die Gegenbuchung oder die Budgetrevision erfassen möchten.
    • Quelle
      : Erfassen Sie dieselben Hauptbuch-Konten, die Sie im Grid
      Filterbedingungen für Quelle
       angegeben haben.
    • Benutzerangabe
      : Fassen Sie die allozierten Beträge zusammen und erfassen Sie sie in einem einzelnen Hauptbuch-Konto, das Sie im Feld
      Hauptbuch-Konto
       angeben.
    Hauptbuch-Konto
    Im Feld
    Hauptbuch-Konto stammt
     von können Sie bei gleichzeitiger Auswahl
    der Option Benutzerangabe
    ein bestimmtes Hauptbuch-Konto für das Unternehmen wählen.
    Worktag-Mapping
    Wird verwendet, um mindestens ein Worktag in die Journaleingabe für die Gegenbuchung oder die Budgetrevision für die Allokation aufzunehmen. Geben Sie für jede aufgenommene
    Worktag-Art
     an, ob Sie dieselben Worktag-Werte wie im Abschnitt
    Quelle
     oder einen
    benutzerdefinierten
     Worktag-Wert verwenden möchten, den Sie im Feld
    Vom Benutzer eingegebener Wert
     wählen.
    Wenn Sie die Kostenstelle oder den Lieferanten auf bestimmte Unternehmen beschränken, validiert Workday die Kombination aus Unternehmen und Kostenstelle oder Lieferant nur, wenn Sie auf
    OK
    klicken.
Verwenden Sie die neuen Allokationsdefinitionen in einem Allokationsgruppensatz. Für überarbeitete Allokationsdefinitionen werden bei der Ausführung aktualisierte Ergebnissen erstellt.
Wenn Ihre Allokationsdefinition mehr als 50.000 Journalpositionen generiert, empfiehlt Workday, die Allokationsdefinition aufzuteilen.
Gruppieren Sie Allokationsdefinitionen zu Sätzen, um sie zu verarbeiten und gegenseitige Abhängigkeiten herzustellen.