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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Verzugskosten generieren

Verzugskosten generieren

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Zins-/Verzugsgebührenereignis
     und die entsprechenden Sicherheitsrichtlinien im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
  • Konfigurieren Sie Regeln für Zinsen/Verzugsgebühren.
  • Definieren Sie Standardvorgaben und Überschreibungen für die Regeln für Zinsen/Verzugsgebühren.
  • Richten Sie Berechnungsoptionen für die Generierung von Zinsen und Verzugsgebühren ein.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Nachdem Sie Regeln und Berechnungen für Verzugskosten konfiguriert haben, können Sie Zinsen und Verzugsgebühren verarbeiten, um Verzugskosten für überfällige Rechnungen zu generieren. Sie können Folgendes angeben:
  • Verarbeitungsdatum und Ausgabeoptionen.
  • Rechnungsunternehmen, Währung, Datum oder Fälligkeitsdatum.
  • Kundenparameter.
Workday ruft Rechnungen ab, die die Kriterien erfüllen. Sie können bestimmte Rechnungen auswählen, um sie in den Berechnungslauf aufzunehmen. Wenn Sie die Rechnungen verarbeiten, macht Workday Folgendes:
  • Generiert ein neues Kundenrechnungsdokument für Zinsen oder nur einen Bericht, sodass Sie die Berechnungen anzeigen können, bevor Sie die Verzugskosten verarbeiten.
  • Zeigt die Verzugskosten erst an, nachdem Sie den Geschäftsprozess
    Zins-/Verzugsgebührenereignis
     genehmigt haben. Wenn Sie bedingte Genehmigungen in Ihrem Geschäftsprozess konfigurieren und der Genehmiger die Transaktion ablehnt, erstellt Workday das Verzugskostendokument nicht.
Sobald Sie ein Verzugskostendokument generiert haben, können Sie die Felder „Unternehmen“, „Kunde“ oder „Währung“ nicht mehr ändern. Workday verhindert außerdem folgende Aktionen für die Originalrechnung:
  • Abbrechen.
  • Ändern.
  • Gutschreiben und neu fakturieren.
  • Bearbeiten
  • Positionen aktualisieren.
Um diese Aktionen auszuführen, müssen Sie alle vorherigen Verzugskostenrechnungen abbrechen, die sich auf die Originalrechnung beziehen.
Wenn Sie jedoch ein zukünftiges
Verarbeitungsdatum
 verwenden, schließt Workday überfällige Rechnungen bis zu dieser Periode ein und berechnet Zinsen und Verzugsgebühren für sie. Sobald Sie Verzugskosten generiert haben, brechen Sie die Verzugskostenrechnung ab. Aber Sie können erst nach dieser Periode weitere Kosten verarbeiten.
Um Verzugskosten automatisch zu generieren, können Sie stattdessen die Aufgabe
Verarbeitung von Zinsen/Verzugsgebühren planen
 öffnen. Damit können Sie eine große Anzahl von Kundenrechnungen leicht verarbeiten. Um Verzugskosten für den vollen Monat zu generieren, legen Sie den Zeitplan so fest, dass die Aufgabe täglich ausgeführt wird.
Wenn Sie Gebühren manuell verarbeiten, ruft Workday maximal 1.000 Rechnungen pro Ausführung ab.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zinsen/Verzugsgebühren verarbeiten
    .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Verarbeitung
    Wählen Sie:
    • Regeln für tägliche Berechnung
      , um Gebühren für den aktuellen Monat zu verarbeiten.
    • Regeln für monatliche Berechnung
      , um Gebühren für den vorherigen Monat zu verarbeiten.
    Workday schließt nur Regeln mit der
    Berechnungsoption
    Monatlich
     ein, unabhängig vom Verarbeitungsintervall. Basierend auf der ausgewählten Verarbeitungsregel zeigt Workday zusätzliche Felder an, um das Verarbeitungsdatum näher zu definieren.
    Verarbeitungsmonat
    Workday zeigt diese Option nur an, wenn für die Werteliste
    Verarbeitung
    Regeln für monatliche Berechnung
     eingestellt ist. Workday setzt sie automatisch auf den aktuellen Monat.
    Sie können den Monat ändern, aber Workday setzt das
    Verarbeitungsdatum
     auf das letzte Datum des angegebenen Monats. Das letzte Datum generiert jeden Monat eine neue Verzugskostenrechnung, wenn Sie die
    Tage, bis Zinsdokument generiert wird
     in der zugehörigen Regel für Verzugsgebühren auf
    0
     setzen.
    Wenn Sie die Aufgabe
    Verarbeitung von Zinsen/Verzugsgebühren planen
     verwenden, zeigt Workday stattdessen die Werteliste
    Option für Verarbeitungsmonat
     an. Sie können den aktuellen Monat, den Monat vor oder nach den Optionen für das Planungsdatum angeben, um zu definieren, wann der Zeitplaner ausgeführt wird.
    Beispiel: Sie setzen
    Verarbeitungsmonat
     auf
    Monat vor Zeitplan
    . Wenn Sie die Ausführung des Prozesses für den 2. Juli planen, berechnet Workday die Verzugskosten zum 30. Juni, da dies das letzte Datum des Vormonats ist.
    Verarbeitungsdatum
    Workday zeigt diese Option nur an, wenn für die Werteliste
    Verarbeitung
    Regeln für tägliche Berechnung
     eingestellt ist, und setzt sie automatisch auf das aktuelle Datum.
    Wenn Sie die Aufgabe
    Verarbeitung von Zinsen/Verzugsgebühren planen
     verwenden, zeigt Workday stattdessen die Werteliste
    Option für Verarbeitungsdatum
     an. So können Sie das aktuelle Datum, den ersten Tag des aktuellen oder vorherigen Monats, den letzten Tag des aktuellen oder vorherigen Monats oder die Anzahl der Tage vor oder nach dem geplanten Datum angeben.
    Wenn Sie Verzugskosten verarbeiten, berücksichtigt der Berechnungslauf für Zinsen/Verzugsgebühren alle offenen Rechnungen und bestimmt die Auswählbarkeit für Rechnungen basierend auf dem angegebenen Verarbeitungsdatum. Workday prüft außerdem, ob für auswählbare Rechnungen vorherige Zinsen/Verzugsgebühren vorliegen. Ist dies der Fall, ruft Workday nur Rechnungen ab, für die es einen Berechnungslauf vor dem angegebenen Verarbeitungsdatum gibt.
    Nächstes Verarbeitungsdatum
    Wenn Sie Zinsen und Verzugsgebühren nach einem Zeitplan verarbeiten, füllt Workday dieses Feld automatisch aus, damit Sie wissen, wann die Verzugskosten das nächste Mal verarbeitet werden.
    Nur Rechnungen einschließen, die zum Ausführungsdatum auswählbar sind
    Workday zeigt diese Option nur an, wenn für die Werteliste
    Verarbeitung
    Regeln für monatliche Berechnung
     eingestellt ist.
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den Prozess für Verzugskosten täglich ausführen möchten, aber für die Werteliste
    Verarbeitung
    Regeln für monatliche Berechnung
     eingestellt ist. Wenn Sie Zinsen und Verzugsgebühren in der Mitte des Monats verarbeiten, schließt Workday nur die Rechnungen ein, die am Laufdatum einschließlich der Toleranzperiode auswählbar sind. Workday schließt Rechnungen mit einem Fälligkeitsdatum nach dem Laufdatum aus, auch wenn das Datum in diesem Monat liegt.
    Wenn Sie Zinsen und Verzugsgebühren an einem anderen Tag im selben Monat erneut verarbeiten, ignoriert Workday Rechnungen, für die bereits Verzugskosten vorliegen.
    Ausgabeoptionen
    Wählen Sie eine Option:
    • Nur Reporting
      : Generiert nur eine Berechnung, die Sie in benutzerdefinierten Berichten verwenden können, sodass Sie die Verzugskosten anzeigen können, bevor Sie sie verarbeiten.
    • Create a Finance Charge Invoice
      : Verarbeitet die Verzugskosten für Kundenrechnungen mit demselben Unternehmen, demselben Kunden und derselben Währung und gruppiert sie in Positionen, um eine Rechnung zu generieren. Generiert nur eine Verzugskostenrechnung für einen bestimmten Monat. Sobald Sie eine zweite Verzugskostenrechnung generiert haben, können Sie die erste Rechnung nicht mehr ändern.
    • Create a Finance Charge Invoice Adjustment
      : Erstellt eine Anpassung mit zwei Positionen, jeweils eine für Zinsen und eine für Verzugsgebühren.
    • Create a Separate Finance Charge Invoice Adjustment
      : Erstellt zwei Anpassungen, jeweils eine für Zinsgebühren und eine für Verzugsgebühren.
    Sie können die Verzugskosten zahlen oder abschreiben. Sobald Workday die Verzugskostenrechnung oder eine Anpassung generiert hat, können Sie die Originalrechnung nicht mehr ändern.
    Workday schließt Sponsorenrechnungen, Studentenrechnungen und Rechnungen aus, die Teil von Zahlungen, Abschreibungen, Anpassungen oder Gutschriften/Neufakturierungen in Bearbeitung sind.
    Datum der Verzugskostenrechnung
    Workday zeigt dieses Feld nur an, wenn Sie die Ausgabeoption so einstellen, dass ein Verzugskostendokument generiert wird. Standardmäßig setzt Workday das Datum der Verzugskostenrechnung auf das
    Verarbeitungsdatum
     und generiert ein Dokument, wenn Sie den Prozess ausführen.
    Wenn Ihre Finanzregeln die Berechnungsoption „Monatlich“ verwenden, setzt Workday dieses Rechnungsdatum auf den letzten Tag des Verarbeitungsmonats. Sie können ein anderes Datum eingeben, das Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.
    Wenn Sie den Prozess planen, können Sie auch die Anzahl der Tage vor oder nach dem geplanten Datum angeben, um das Dokument für die Verzugskostenrechnung zu generieren. Sie können das genaue Datum, das im Rechnungsdokument angezeigt wird, im Feld
    Nächstes Datum der Verzugskostenrechnung
     anzeigen.
    Kriterien für Rechnungsdatum
    Sie können die Berechnungsausgabe weiter filtern, indem Sie Datumsbereiche für das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum der Rechnung angeben, die an, nach oder vor dem Ausführungsdatum des Prozesses liegen.
Workday generiert basierend auf der angegebenen Ausgabeoption einen Bericht, eine Verzugskostenrechnung oder ein Rechnungsanpassungsdokument. Jedes Mal, wenn Sie diesen Prozess ausführen, stellt Workday einen Snapshot der Regel und der Berechnungskonfigurationen bereit.
Zeigen Sie Details zu den Verzugskosten für eine Rechnung im Feld
Berechnungsläufe für Zinsen/Verzugsgebühren suchen
 an. Wenn Sie sowohl den Zinssatz als auch die Verzugsgebühren berechnen, zeigt Workday für jede Gebühr eine separate Position an.