Überlegungen zum Setup: Zinsen und Verzugsgebühren

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Zinsen und Verzugsgebühren dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum es eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Workday können Sie Zins- und Verzugsgebühren für überfällige Rechnungen berechnen und diese dann der Originalrechnung zuordnen. Um Verzugskosten automatisch zu generieren, können Sie den Prozess planen, nachdem Sie die Regeln konfiguriert haben. Außerdem können Sie Berichte zu den Verzugskosten erstellen und die Verzugskostenrechnungen ausdrucken.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Funktion „Zinsen/Verzugsgebühren“:

Optimiert das Setup, die Berechnung und die Verarbeitung von Verzugskosten für überfällige Rechnungen.

Eliminiert die Notwendigkeit, Zinsen und Verzugsgebühren auf Rechnungen für jeden Kunden manuell zu berechnen.

Ermöglicht Ihnen die Erstattung von Kosten, die durch nicht gezahlte Rechnungen in Ihren Büchern entstanden sind.

Anwendungsfälle

Sie können Regeln für Zinsen/Verzugsgebühren konfigurieren:

Berechnen Sie einmalige oder wiederkehrende Verzugskosten für überfällige Rechnungen.

Drucken Sie separate Verzugskostenrechnungen, um diese an Ihre Kunden zu senden.

Generieren Sie nur einen Bericht, ohne die Verzugskostenberechnungen zu verarbeiten.

Wenden Sie die Akontobeträge auf Verzugskostenrechnungen an.

Zu berücksichtigende Fragen

Fragen	Überlegungen
Bei welchen Rechnungsarten müssen Sie die Verzugskosten berechnen?	Wenn Sie Verzugskosten für verschiedene Rechnungsarten generieren möchten, konfigurieren Sie die Standardregeln oder die Überschreibungen auf Ebene der einzelnen Kunden.
Wie möchten Sie Ihre Verzugskosten für Direkt-Intercompany-Transaktionen konfigurieren?	Bei Direkt-Intercompany-Transaktionen verarbeitet Workday die Verzugskosten wie gewohnt. Wenn Sie diese Kosten ausschließen möchten, setzen Sie den Kunden in seinem Profil auf Ausgenommen .
Müssen Sie Zins- und Verzugsgebühren auf separaten Konten buchen?	Um Verzugskosten auf zwei verschiedene Hauptbuch-Konten zu buchen, geben Sie Ertragskategorien nach Unternehmen oder Kunde an.
Wie möchten Sie Ihre Dokumente für Verzugskosten generieren?	Nachdem Sie die Zinsen und Verzugsgebühren berechnet haben, können Sie Folgendes erstellen: Ein neues Rechnungsdokument für Verzugskosten. Ein neues Rechnungsanpassungsdokument für Verzugskosten. Zwei separate Rechnungsanpassungsdokumente – eines für Zinsgebühren und eines für Verzugsgebühren. Einen Bericht, ohne Dokumente oder Buchungen zu generieren.
Wie möchten Sie Ihre Worktags für Verzugskosten konfigurieren?	Wenn Sie Berechnungsoptionen einrichten, bietet Ihnen Workday folgende Möglichkeiten: Kopieren Sie die Worktags aus dem Header einer überfälligen Rechnung. Kopieren Sie die Kunden-Worktags aus dem Kundenprofil in den Header der Verzugskostenrechnung oder des Rechnungsanpassungsdokuments. Kopieren Sie die Header-Worktags aus einer überfälligen Rechnung in das neue Dokument für die Verzugskostenanpassung. Wenn Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben, müssen Sie einen Worktag für die Verarbeitung von Verzugskosten angeben.

Empfehlungen

Führen Sie den Bericht

Zinsen/Verzugsgebühren verwalten

aus, um Zinsen und Verzugsgebühren in der richtigen Reihenfolge einzurichten.

Sicherheit: Konfigurieren Sie die Domäne Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ für uneingeschränkte Sicherheitsgruppen.

Wenn Sie die Verzugskosten für einen ganzen Monat berechnen möchten, auch wenn noch keine 30 Tage vergangen sind, setzen Sie die Berechnungsoption auf „Monatlich“.

Um Änderungen an der ursprünglichen Rechnung vorzunehmen, brechen Sie zunächst die zugehörigen Verzugskostenrechnungen ab.

Um Rechnungsanpassungen aus der Kundenrechnung anzuzeigen, öffnen Sie das Register

Verzugsgebühren

im Bericht

Kundenrechnung prüfen

und führen einen Drilldown zu den Berechnungsläufen durch.

Anforderungen

Konfigurieren Sie mindestens eine Regel für Zinsen und eine Regel für Verzugsgebühren.

Geben Sie eine Regel an, um das Standardverhalten für die Berechnung von Zinsen und Verzugsgebühren zu definieren. Legen Sie fest, ob die Standardberechnungen für einen Kunden überschrieben werden sollen.

Richten Sie Berechnungsoptionen für das Generieren von Verzugskosten ein.

Um das Verzugskostendokument zu drucken, setzen Sie

Customer Invoice Layout Rule

auf Verzugskosten
. Setzen Sie außerdem

Geschäftsformularlayout

auf Druckformular für Kundenrechnung für Verzugskosten
.

Wenn Sie den Worktag-Ausgleich aktivieren, müssen Sie das primäre Worktag definieren, falls in der Originalrechnung oder im Kundenprofil kein primäres Worktag vorhanden ist.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Zins-/Verzugsgebührenereignis
und genehmigen Sie die Kosten, damit Workday die Verzugskosten anzeigen kann.

Einschränkungen

Workday unterstützt folgende Berechnungen nicht:

Zinseszinsen.

Zinsgebühren für überfällige Zahlungen.

Gestaffelte Zinssätze und Gebühren.

Dieses Feature unterstützt keine Rechnungen, die von Fördermitteln oder Student-Sponsoren stammen.

Sobald Sie ein Verzugskostendokument generiert haben, können Sie die Felder „Company Customer“ oder „Währung“ nicht mehr ändern.

Wenn Sie die Verzugskosten für denselben Kunden und dasselbe Unternehmen mehrmals in derselben Periode verarbeiten, ändert sich der Akontobetrag für die nachfolgenden Berechnungsläufe nicht.

Sie können derselben Rechnung nur eine Regel für Zinsen und eine Regel für Verzugsgebühren zuordnen.

Sie können den Prozess zur automatischen Zuordnung nicht verwenden, um die Kundenzahlung zwischen der Originalrechnung und der zugehörigen Verzugskostenrechnung aufzuteilen.

Die Verzugsgebühr kann nur ein Pauschalbetrag sein. Sie können den Wert für Verzugsgebühren nicht als Prozentsatz des überfälligen Betrags angeben.

Sie können nicht automatisch Steuern auf Verzugskosten einziehen.

Mandanten-Setup

Zur Aktivierung von Zinsen und Verzugsgebühren aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Zinsen/Verzugsgebühren aktivieren

im Abschnitt

Kundenkonten

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

Sicherheit

Konfigurieren Sie die Domäne Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ für Mitarbeiter, die Folgendes tun müssen:

Regeln für Verzugskosten, Berechnungen, Ausgabeoptionen und Überschreibungen für einzelne Unternehmen oder Kunden konfigurieren.

Berichte für einzelne Unternehmen oder Kunden anzeigen.

Geschäftsprozesse

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Zins-/Verzugsgebührenereignis,
um zu definieren, wer die Verzugskosten initiieren, genehmigen und anzeigen kann. Wenn Sie die Berechnungen überarbeiten oder das Geschäftsprozessereignis ablehnen, bricht Workday das Berechnungsereignis ab.

Reporting

Um die Details zu den Verzugskosten zu prüfen,

öffnen Sie den Bericht Berechnungsläufe für Zinsen/Verzugsgebühren

suchen.

Sie können auch einen benutzerdefinierten Bericht mithilfe der Berichtsdatenquelle

Interest and Late Fee Calculation Run

erstellen. Wenn Ihre Berichte in der Berichtsdatenquelle

Customer Invoices

sind, schließen Sie das Berichtsfeld

Generierte Kundenrechnung

ein, um Rechnungsanpassungen für Zinsen anzuzeigen.

Integrationen

Mit folgenden Webservices können Sie Daten über einen EIB (Enterprise Interface Builder) hochladen oder abrufen:

Webservices	Überlegungen
Regeln für Verzugskosten abrufen Regel für Verzugskosten	Fügt eine Regel für Verzugskosten hinzu, ruft sie ab oder aktualisiert sie. Wenn eine Regel nicht vorhanden ist, erstellt Workday sie. Wenn die Regel bereits verwendet wird, können Sie sie nicht aktualisieren.
Optionen für die Berechnung von Zinsen/Verzugsgebühren abrufen Option für Berechnung von Zinsen/Verzugsgebühren - Put	Ruft die Berechnungsregeln für Zinsen/Verzugsgebühren auf Mandanten- und Unternehmensebene ab oder aktualisiert sie. Wenn für den Mandanten keine Berechnungsregel vorhanden ist, erstellt Workday eine neue. Der Wert im Feld „Tage in Jahr“ muss größer sein als 0. Wenn für „Minimale Tage für Teilmonat“ ein Wert angegeben ist, setzen Sie das Kennzeichen „Teilmonat einschließen“ auf „Wahr“. Es gibt nur eine Berechnungsregel für Zinsen/Verzugsgebühren für den Mandanten, aber Sie können eine beliebige Anzahl von Regeln für ein Unternehmen erstellen, wobei der niedrigste Wert in der Reihenfolge Vorrang hat.
Rufen Sie Standardvorgaben und Überschreibungen für Zinsen und Verzugsgebühren ab Standardvorgaben und Überschreibungen für Zinsen und Verzugsgebühren	Ruft die Standard- und Überschreibungskonfigurationen für Regeln für Zinsen/Verzugsgebühren ab oder aktualisiert sie. Standardanwendungsregeln gelten für alle Kunden. Workday wendet Überschreibungsregeln basierend auf der Kombination aus Unternehmen und Kundenkategorie an.
Rufen Sie Ausgabeoptionen für Zinsen und Verzugsgebühren ab Ausgabeoption für Zinsen/Verzugsgebühren - Put	Fügt die Regeln zum Generieren des Rechnungsdokuments für Zinsen/Verzugsgebühren für ein Unternehmen hinzu, ruft sie ab oder aktualisiert sie. Diese Regeln legen die Ausgabeoptionen fest, wenn Sie die Verzugskosten verarbeiten. Regeln auf Kundenebene überschreiben die Mandantenregel für das Unternehmen.

Verbindungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.