Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-05-30
Workflow-Benachrichtigungen für E-Mails mit Kundenrechnungen einrichten

Workflow-Benachrichtigungen für E-Mails mit Kundenrechnungen einrichten

Konfigurieren Sie folgende Geschäftsprozesse und Sicherheitsrichtlinien im funktionalen Bereich „Customer Accounts“:
  • E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung
  • E-Mail-Ereignis für konsolidierte Rechnung
Siehe:
Um Rechnungen zu prüfen, zu genehmigen und per E-Mail an Kunden zu senden, können Sie die Workflow-Benachrichtigungen im Geschäftsprozess konfigurieren. Sie können auch segmentbasierte Sicherheitsgruppen erstellen, sodass nur autorisierte Benutzer Vorlagen erstellen oder bearbeiten können.
Mit Workflow-Benachrichtigungen können Sie Folgendes definieren:
  • E-Mail-Vorlagen.
  • Wie oft das E-Mail-Ereignis ausgelöst werden soll.
  • Bedingungen und Regeln für den E-Mail-Versand entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen
  • Sicherheitsgruppen, die auf diese Aufgabe zugreifen können.
  • E-Mail-Optionen und -Empfänger.
  • E-Mail- oder SMS-Nachrichten
  • Anhangverhalten.
  1. Öffnen Sie den Bericht
    Geschäftsprozessdefinition für Geschäftsobjekt
     .
  2. Wählen Sie aus der Werteliste
    Geschäftsobjekt
     Ihre Organisation aus.
  3. Klicken Sie auf
    OK
     .
  4. Wählen Sie in der Spalte
    Geschäftsprozessdefinition
    den Wert E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung
     aus.
  5. Aktivieren Sie auf dem Register
    Benachrichtigungen
     die Option
    Geschäftsprozess
    Benachrichtigung bearbeiten
     in den möglichen Aktionen in der Spalte
    Benachrichtigung
     im Grid
    Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
    .
    Wenn diese Option nicht angezeigt wird, erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Benachrichtigung, indem Sie auswählen
    Geschäftsprozess
    Benachrichtigung hinzufügen
     in den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozessdefinition.
  6. Klicken Sie auf
    OK
     .
  7. Führen Sie die Aufgabe
    Workflow-Benachrichtigung bearbeiten
     aus:
    Option Bezeichnung
    E-Mail-Vorlage überschreiben
    Wählen Sie die benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für Rechnungen aus, die das Aussehen und den Inhalt Ihrer E-Mail definiert.
    Trigger
    Wählen Sie den Status oder die Zeit aus, zu der das Ereignis gestartet werden soll.
    Bedingungen und Regeln
    Sie können Regeln konfigurieren, um zu bestimmen, ob oder wann Workday die Benachrichtigung senden soll.
    Wiederholen für
    Workday legt diese Werteliste automatisch auf
    Customer Invoices to Be Emailed fest
     .
    In einigen Fällen hindert Workday Sie daran, Ihre Rechnungen per E-Mail zu senden, wenn Folgendes zutrifft:
    • Mehr als ein Kunde in der Drucklaufgruppe.
    • Eine ungültige Konfiguration „Wiederholen für“.
    Eine Liste der gültigen Instanzen für die Wiederholung finden Sie unter Referenz: Wiederholung in Instanzen für Geschäftsprozessereignisse für Kundendokumente .
    Bedingungen und Regeln für "Wiederholen für"
    Sie können Bedingungen konfigurieren, um die zugehörigen Instanzen für externe Felder zu filtern und nur Benachrichtigungen für die gefilterten Instanzen zu senden.
    Beispiel: Sie drucken Kundenrechnungen für eine Unternehmen für Global Modern Service (GMS) North America. Sie müssen mehrere benutzerdefinierte E-Mail-Konfigurationen für Unternehmen in der Hierarchie verwenden, z. B. GMS USA East, GMS US West, GMS Canada und GMS Mexiko. Sie ändern die Geschäftsprozessdefinition
    E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung
     für die Unternehmen Nordamerika, um benutzerdefinierte Benachrichtigungen mit der Bedingungsregel „Wiederholen für“ basierend auf einem Unternehmen im Drucklauf und der E-Mail-Konfiguration basierend auf den E-Mail-Einstellungen des Unternehmen zu erstellen. Verwenden Sie dann für den Drucklauf eine geeignete E-Mail-Konfiguration für
    Von-Postfach
     ,
    Von-Anzeigename
     und
    Antworten an
     .
    Empfänger
    Wählen Sie mindestens einen
    Empfänger
     aus, an den die E-Mails gesendet werden sollen. Sie können im Abschnitt
    E-Mail-Adressen
     zusätzliche E-Mail-Adressen angeben.
    Workday sendet E-Mails an die Rechnung-an-Kontakte, die Sie im Kundenprofil definieren, sowie an alle E-Mail-Adressen, die Sie hier eingeben.
    Gruppen
    Wählen Sie eine oder mehrere Sicherheitsgruppen aus, die diese Aufgabe ausführen können.
    E-Mail-Option
    Auswählen:
    • Senden Sie E-Mails
      standardmäßig
       sowohl an die privaten als auch geschäftlichen E-Mail-Adressen eines Fakturierungskontakts.
    • Erst Geschäftlich, dann Privat
       , um zuerst eine Benachrichtigung an die geschäftliche E-Mail-Adresse zu senden. Wenn Sie keine geschäftliche E-Mail-Adresse festlegen, aber mindestens eine private E-Mail-Adresse haben, sendet Workday die Benachrichtigung an die private E-Mail-Adresse.
    • Nur privat,
       um nur eine Benachrichtigung an die private E-Mail-Adresse zu senden. Wenn Sie keine private E-Mail-Adresse definiert haben, sendet Workday keine Benachrichtigung. Wenn Sie mehr als eine private E-Mail-Adresse haben, sendet Workday die E-Mail an die bevorzugte private E-Mail-Adresse.
    • Nur geschäftlich,
       um nur eine Benachrichtigung an die geschäftliche E-Mail-Adresse zu senden. Wenn Sie keine geschäftliche E-Mail-Adresse definiert haben, sendet Workday keine Benachrichtigung. Wenn Sie mehr als eine geschäftliche E-Mail-Adresse haben, sendet Workday die E-Mail an die bevorzugte geschäftliche E-Mail-Adresse.
  8. Bearbeiten Sie den Abschnitt
    Anhänge
     der Aufgabe:
    Anhangoption
    In einer Rechnung angegebenes Anhangkennzeichen
    Ergebnis
    Mit Rechnung verknüpfte Anhänge
    Nicht verfügbar
    Workday nimmt alle Anhänge, die mit der Kundenrechnung verknüpft sind, in die E-Mail auf und ignoriert das Anhang , das Sie in der Rechnung angeben.
    Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihre Rechnungen mit einer Drittanbietersoftware erstellen.
    Anhänge, die nicht für Kunden bereitgestellt werden
    Nicht verfügbar
    Workday stellt keine direkten oder referenzierten Anhänge für Kunden bereit.
    PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf
    • Für Kunden bereitstellen
       ist
      Wahr
    • Mit Rechnung drucken
       ist
      Wahr
    Nimmt alle Anhänge in die PDF-Datei auf, wenn Sie die Rechnung drucken.
    Für Kunden bereitgestellte, aber nicht im Drucklauf enthaltene Anhänge
    und
    PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf
    • Für Kunden bereitstellen
       ist
      Wahr
    • Mit Rechnung drucken
       ist
      Falsch
    Druckt alle Rechnungen in einer PDF-Datei und nimmt alle Anhänge separat in die E-Mail-Benachrichtigung für jede Rechnung auf.
    Anhänge, die nicht für Kunden bereitgestellt werden
    und
    PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf
    • Für Kunden bereitstellen
       ist
      Wahr
    • Mit Rechnung drucken
       ist
      Wahr
    • Mit Rechnung drucken
       ist
      Falsch
    Druckt eine Rechnung und nimmt nur die Anhänge in die resultierende PDF auf, für die das
    Kennzeichen Mit Rechnung drucken aktiviert
     ist.
    Workday sendet die Anhänge, für die das Kennzeichen nicht aktiviert ist, in der E-Mail-Benachrichtigung separat.
    Anhänge, die nicht für Kunden bereitgestellt werden
    und
    PDF für Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess für Drucklauf
    • Für Kunden bereitstellen
       ist
      Falsch
    • Mit Rechnung drucken
       ist
      Falsch
    Druckt alle Rechnungen in einer PDF-Datei und nimmt die Anhänge, die für interne Zwecke gekennzeichnet sind, separat in die E-Mail-Benachrichtigung auf.
    Die Anhang hängt von dem Kennzeichen ab, das Sie beim Hinzufügen eines Anhang zu einer Rechnung angeben.
  9. Klicken Sie auf
    OK
     .