Erstellung und Druck von Rechnungen für Kostenerstattung planen

Sicherheit: Domäne Process: Award Billing
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

Um die Fakturierung zu vereinfachen, können Sie Ihren Fakturierungsprozess automatisieren, indem Sie Sponsorenrechnungen so planen, dass sie an zukünftigen Daten erstellt werden, anstatt Sponsorenrechnungen nicht für jeden Fakturierungszyklus manuell zu erstellen. Sie können Rechnungserstellungen nur für Zuwendungspositionen der Art "Kostenerstattung"
planen, wobei die Rechnungen entweder in einem bestimmten Intervall oder basierend auf dem Status eines anderen Prozesses erstellt werden. Sie können die Erstellung von Sponsorrechnungen zusammen mit den folgenden anderen Zeitplanungsaufgaben planen:

Erstellung von Kundenrechnungen für Fakturierungsraten planen

Drucken von Kundenrechnungen planen

Datensatz für Akkreditiv-Inanspruchnahme planen

Öffnen Sie die Aufgabe

Erstellung von Rechnungen für Zuwendungstransaktionen mit Kostenerstattung planen

Wählen Sie ein Laufintervall. Wenn Sie Rechnungen erstellen möchten, wenn eine Bedingung erfüllt ist, wählen Sie Mit Abhängigkeit
aus.

Geben Sie einen Namen für die Zeitplananforderung ein. Wenn Sie Änderungen am Zeitplan vornehmen müssen, können Sie den Namen verwenden, um den Zeitplan in der Aufgabe

Geplante zukünftige Prozesse

zu identifizieren.

Beachten Sie bei der Bearbeitung des

Registers Kriterien

, dass die Datumsangaben in der Rechnung und den Suchkriterien dynamisch und relativ zum heutigen Datum sind.

Ausgabe	Geben Sie basierend auf Ihren Fakturierungsanforderungen die Datumsangaben ein, die Sie in die Sponsorrechnung aufnehmen möchten.
Suchkriterien	Geben Sie die Kriterien für die Auswahl der Ausgabentransaktionen für Kostenerstattung ein, die Sie in die Sponsorrechnung aufnehmen möchten.

Beachten Sie bei der Bearbeitung des

Registers

Zeitplan das Laufintervall, das Sie zu Beginn der Aufgabe ausgewählt haben:

Laufintervall	Details
Tägliche/wöchentliche/monatliche Wiederholung	Geben Sie das Start- und Enddatum und die Startzeit sowie das Intervall zwischen den Rechnungserstellungen an.
Angehöriger	Geben Sie eine Abhängigkeitsbedingung an. Beispiel: Um eine Rechnung nur nach Abschluss einer Zuwendungsaufgabe zu erstellen, wählen Sie Folgendes aus: Abhängigkeit : Zuwendungsaufgabe Triggern bei Status : Abgeschlossen
Benutzerdefinierte Wiederholung	Sie können das Startdatum und die Startzeit für jede Rechnungserstellung anpassen.

Klicken Sie auf

Workday erstellt eine Rechnung für jeden Fakturierungszeitplan, der die Suchkriterien erfüllt. Sie finden die Rechnungen für eine Zuwendungsposition entweder auf dem Register

Zusammenfassung der Zuwendungspositionen

in der Zuwendung oder im Fakturierungszeitplan, der mit der Zuwendungsposition verknüpft ist.

Um Änderungen an Ihrem geplanten Prozess vorzunehmen, öffnen Sie die Aufgabe

Geplante zukünftige Prozesse

. In den möglichen Aktionen für Ihren Antrag wählen Sie in der Spalte

Anforderungsname

die Option Zukünftigen Prozess planen

und dann die Aktion, die Sie durchführen möchten. Sie können auch den Bericht

Alle Vorkommen für Zeitplan anzeigen

verwenden, um Änderungen an einzelnen Prozessen vorzunehmen, die noch nicht gestartet wurden.

Um einen Druckjob für eine Sponsorrechnung nach Abschluss des geplanten Jobs zur Rechnungserstellung zu planen, öffnen Sie die Aufgabe

Drucken von Kundenrechnungen planen

und wählen Folgendes:

Laufintervall

: Mit Abhängigkeit

E-Mail-Prozess automatisch starten

: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie nach Abschluss des Prozesses eine E-Mail im PDF-Format erhalten möchten.

Rechnungsdruckoptionen

: Wählen Sie aus, welche Rechnungen gedruckt werden sollen.

Wählen Sie auf dem

Folgendes:

Abhängigkeit

: Suchen Sie den Anforderungsnamen des Erstellungszeitplans für die Rechnung, die Sie drucken möchten, und wählen Sie ihn aus.

Triggern bei Status

: Abgeschlossen