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Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Schritte: Aufwendungen für Fördermittel über Allokationspools belasten

Schritte: Aufwendungen für Fördermittel über Allokationspools belasten

Sie können Ausgabentransaktionen für zuwendungsbezogene Allokationspools mit Fördermitteln belasten, indem Sie die Transaktionen mit Allokationspools in einem Allokationsplan verknüpfen. Mit Allokationsplänen können Sie geteilte Kosten und Erträge in verschiedenen Dimensionen verwalten, um die staatlich genehmigten Kostenallokationspläne einzuhalten. Wenn Sie einen Allokationsplan verarbeiten, werden Ausgabentransaktionen mit einem Allokationspool-Worktag im Allokationsplan den Fördermitteln, Ausgabenkategorien und gesponserten Geldmitteln belastet, die diesem Pool zugewiesen sind, basierend auf ihren allozierten Prozentsätzen.
  1. Hinzufügen:
    • Allokationspool
       als zusätzliche Worktag-Art für die Art der Transaktionen, die Sie Fördermitteln über Allokationspools in Rechnung stellen möchten. Beispiel: Um Lieferantenrechnungen über Allokationspools mit Fördermitteln zu belasten, fügen Sie
      Allokationspool
       als zusätzliche Worktag-Art zum Tag-fähigen Element
      „Lieferantenrechnung“
       hinzu.
    • Fördermittel
       als zusätzliche Worktag-Art für den
      Allokationspool,
       tag-fähig, um die Auswahl von Fördermittel-Worktags beim Erstellen von Allokationspools zu ermöglichen.
  2. .
    Konfigurieren Sie das Register
    Quelljournalpositionen
     im Allokationsplan, um folgende Journalquellen auszuschließen:
    • Indirekte Kosten - Aufwand
    • Fördermittelertrag
  3. Fügen Sie auf dem Register
    Buchhaltung
     im Grid
    Pool-Worktags
     eine Zeile für jede der folgenden Worktag-Arten hinzu:
    Worktag-Art
    Details
    Geldmittel
    Geben Sie ein gesponsertes Geldmittel an.
    Fördermittel
    Geben Sie ein Fördermittel in einer Zuwendung oder Zuwendungsposition für dasselbe Unternehmen wie den Allokationspool an.
    Ausgabenkategorie oder Entgeltkomponente
    Geben Sie die Ausgabenkategorie oder Entgeltkomponente an, die mit einer erstattungsfähigen Ausgabe verknüpft ist.
    Um ein bestimmtes Fördermittel-Worktag auf alle Transaktionen in einem Allokationspool anzuwenden, empfiehlt Workday, dass Sie das Fördermittel-Worktag angeben.
    • Für den Allokationspool und nicht für die Ausgabentransaktionen.
    • Nur für die Allokationspools, für die Workday Fördermittelbuchungen generieren soll. Um zu vermeiden, dass überhöhte Zuwendungsbuchungen erstellt werden, geben Sie das Fördermittel-Worktag entweder für den nicht endgültigen oder den endgültigen Allokationspool an, nicht für beide. Beispiel: Ihr Allokationsplan enthält zwei Stufen:
      • Stufe 1
        :
        Pool 1
      • Stufe 2
        :
        Pool 2
        ,
        Pool 3
      Um sowohl Transaktionen
      in Pool 2
       als auch
      in Pool 3
       dem
      Fördermittel A
      zuzuweisen, geben Sie
      Fördermittel A
       in
      Pool 1
      an.
      Um Transaktionen
      in Pool 2
       dem
      Fördermittel A
      und Transaktionen in
      Pool 3
       dem
      Fördermittel B
      zuzuweisen, geben Sie
      Fördermittel A
       in
      Pool 2
      ,
      Fördermittel B
       in
      Pool 3
      und kein Fördermittel in
      Pool 1
      an.
  4. So belasten Sie Fördermittel mit einer Ausgabentransaktion über einen Allokationspool:
    1. Erstellen Sie die Ausgabentransaktion und fügen Sie den Allokationspool als Worktag für die Transaktion hinzu. Schließen Sie die Ausgabentransaktion ab.
      Beispiel: Um eine Lieferantenrechnung über einen Allokationspool mit einem Fördermittel zu belasten, erstellen Sie eine Lieferantenrechnung und geben den Allokationspool als Worktag an. Geben Sie die Fördermittel nicht in der Lieferantenrechnung an. Wenn Sie zur Eingabe eines Geldmittels aufgefordert werden, geben Sie ein nicht gesponsertes Geldmittel an. Siehe: Lieferantenrechnungen erstellen.
    2. .
      Workday generiert die Fördermittelbuchungen, wenn Sie den Geschäftsprozess
      Allokationsplanereignis
       abschließen. So zeigen Sie die Fördermittelbuchungen nach Abschluss des Geschäftsprozesses an:
      1. Klicken Sie auf
        Allokationsplanlauf anzeigen
         .
      2. Klicken Sie auf der nächsten Seite
        auf Allokationstransaktionen anzeigen
        .
      3. Wählen Sie in den möglichen Aktionen für eine Allokationspooltransaktion die Aufgabe
        BuchhaltungBuchungsinformationen
        anzeigen
         .
      4. Sie können auch Aufgaben in
        Indirekte Kosten
         auswählen, um die F&A-Transaktionen und Journalpositionen anzuzeigen, die mit der Allokationspooltransaktion verknüpft sind.
  5. (Optional) Um Änderungen an Quelljournalpositionen oder Ihrem Allokationsplan vorzunehmen, können Sie den Allokationsplan abbrechen und erneut verarbeiten.
    Wenn Sie den Allokationsplan abbrechen, geschieht Folgendes:
    • Bricht alle nicht fakturierten Ausgaben für Kostenerstattung und F&A-Transaktionen ab.
    • Kehrt alle fakturierten Ausgaben für Kostenerstattung und F&A-Transaktionen um.
    Wenn Sie den Allokationsplan erneut verarbeiten, geschieht in Workday Folgendes:
    • Führt alle Aktionen im Zusammenhang mit dem Abbrechen eines Allokationsplans aus.
    • Neue Ausgaben für Kostenerstattung sowie F&A-Transaktionen werden erstellt.
    • Workday generiert Journale für Spesenabrechnungen und Ertragsrealisierung für die neuen Transaktionen.
    Um eine genaue F&A-Buchhaltung zu gewährleisten, nachdem Sie einen Allokationsplan mit neuen Transaktionen, die dasselbe Basislimit aufweisen, abgebrochen und erneut verarbeitet haben, empfiehlt Workday, die Aufgabe
    Zuwendungskosten neu verarbeiten
     auszuführen.