Konzept: Buchcodes und Bücher in AP&C

Viele Unternehmen, die unterschiedlichen Steuergebieten unterliegen, erfordern eine Buchhaltung und ein Reporting der Ergebnisse nach unterschiedlichen Rechnungslegungsgrundsätzen. Die verschiedenen Reportingmethoden enthalten in der Regel dieselben Transaktionen, wobei jedoch einige Transaktionen eine unterschiedliche buchhalterische Behandlung und Anpassungen aufweisen. Beispiele:

Buchhaltungsbehörde – U.S. GAAP des Financial Accounting Standards Board (FASB).

International Financial Reporting Standards (IFRS)

Regulierungsbehörden – Department of Education (DOE), Federal Energy Regulatory Commission (FERC).

Buchcodes

In Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) sind alle Buchungseingaben an einen Buchcode gebunden. Buchcodes definieren, wo Transaktionen im Hauptbuch gebucht werden. Workday verknüpft alle Buchungstransaktionen mit einem Buchcode. Sie können Buchcodes für Ihre Finanztransaktionen basierend auf Ihren Reportinganforderungen definieren. Beispiel: Sie können Folgendes definieren:

Einen Buchcode nach GAAP (General Accepted Accounting Principles) zur Erfassung von GAAP-Anpassungen für das laufende Jahr.

Einen Buchcode nach IFRS (International Financial Reporting Standards) zur Erfassung von internationalen IFRS-Anpassungen.

Einen Buchcode für Steueranpassungen zur Erfassung von Steueranpassungen.

Einen Buchcode für Periodenendanpassung, um Anpassungen am Periodenende zu erfassen.

Buchcode „Management Restatements“, um Anpassungen für das Management-Reporting zu erfassen. Dieser Buchcode hat keine Auswirkungen auf das externe Reporting.

Workday stellt Buchcodes und Bücher bereit, um die Transaktionen für das Finanzreporting zu erfassen und zu trennen.

Sie können auch zusätzliche Buchcodes erstellen, um spezifische Bedürfnisse Ihrer Berichtsanforderungen zu erfüllen. Beispiel: Sie können Quell- und Ziel-Buchcodes für die Neubewertung, die Equity-Konsolidierung und Allokationen definieren.

Sie können einen Buchcode für Jahresendanpassungen erstellen, um Anpassungen am Jahresende zu erfassen und ihn mit dem leeren Buchcode zum Reporting-Buch zu kombinieren.

Buchungstransaktionen werden direkt auf den leeren Buchcode oder das allgemeine Buch gebucht, mit Ausnahme von:

Asset-bezogene Transaktionen, wenn die Asset-Multibook-Buchhaltung aktiviert ist. Diese Transaktionen werden in den spezifischen Buchcode gebucht, der mit dem Asset-Buch verknüpft ist.

Transaktionen für Leasing-Lieferantenverträge, wenn die Buchcode-Konfiguration
für Leasing-Vertrag abgeschlossen wurde Stattdessen wird basierend auf Ihrer Konfiguration ein bestimmter Buchcode für den Leasing-Vertrag gebucht.

Spezielle Journaleingaben.

Spezielle Journaleingaben wie Neubewertung, Equity-Konsolidierung, Allokationen und nicht beherrschende Anteile

Der leere Buchcode oder das allgemeine Buch wird sowohl im Management-Reporting-Buch als auch im externen Reporting-Buch angezeigt.

Buch

Als Nächstes erstellen Sie Bücher. Sie können Buchcodes für das Finanzreporting zu Büchern zusammenfassen. Ein Buch führt ein Rollup für Aktivitäten aus einem oder mehreren Buchcodes durch, einschließlich des leeren Buchcodes. Beispiel:

IFRS-Buch = leerer Buchcode + IFRS-Buchcode

Steuerbuch = leerer Buchcode + Buchcode für Steueranpassung

Allgemeines Buch

In Workday werden die meisten Transaktionen im leeren Buchcode oder im allgemeinen Buch erfasst. Das allgemeine Buch enthält Buchungstransaktionen, bei denen es sich in Workday Financials hauptsächlich um Buchungsjournale handelt. Buchungsjournale enthalten keinen bestimmten Buchcodewert, sodass der Buchcodewert leer ist (Leerer Buchcode). Daher sind die resultierenden Hauptbuch-Salden implizit Teil eines gemeinsamen Buchs.

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel dafür, wie Sie Bücher und Buchcodes in Workday definieren können:

Die Namen der Buchcodes und Bücher sind spezifisch für Ihren Workday-Mandanten und können von den hier vorgeschlagenen Werten abweichen.

Buchname	Enthält Buchcodes	Enthält leeren Buchcode	Mandantenstandardvorgaben	Beschreibung
Alle Anpassungen	IFRS-Anpassungen Lokale GAAP-Anpassungen Steueranpassungen	Nein	Nein	Enthält die drei angegebenen Buchcodes. Wird den leeren Buchcode nicht enthalten.
Allgemeines Buch	GAAP	Ja	Ja	Einschließlich: Alle Transaktionen mit leerem Buchcode (alle Buchungstransaktionen und manuellen Journale mit leerem Buchcode). Alle Journaltransaktionen mit einem GAAP-Buchcode.
IFRS-Buch	IFRS IFRS-Anpassungen	Ja	Nein	Einschließlich: Alle Eingaben mit leerem Buchcode (alle Buchungstransaktionen und manuellen Journale mit leerem Buchcode). Alle Journaleingaben mit den Buchcodes „IFRS“ oder „IFRS-Anpassungen“.