Stappen: werkstroom gebruiken

Werkstroom is optioneel. Wanneer u de functie Werkstroom instelt, vereenvoudigt dit het goedkeuren en afwijzen van niveaus die beschikbaar zijn voor planversies en werkelijke waarden, exclusief subversies van werkelijke waarden.

Vooraf vereist

Werkstroom is een aanvullende functie. Vraag deze aan bij uw vertegenwoordiger.

Vereiste machtigingen om Werkstroom te beheren: Niveaus goedkeuren

Vereiste machtiging om niveaus ter goedkeuring te verzenden: Toegang tot bladen

Navigatie

Als u bladen kunt bewerken, klikt u in het navigatiemenu op Bladen
> Overzicht
. Open de sectie Werkstroomstatus
door te klikken op de:

Werkstroomstatusindicator op de werkbalk voor aan niveaus toegewezen bladen.

Statusindicator naast de bladnaam voor aannamebladen.

Als u de werkstroom kunt goedkeuren, klikt u in het navigatiemenu op Werkstroom
. U kunt alle bladen en hun statuswaarden per niveau of per gebruiker bekijken.

De optie Werkstroom in het hoofdnavigatiemenu is alleen beschikbaar voor gebruikers met toegang tot een niveauhiërarchie. Gebruikers die alleen toegang op het laagste niveau hebben, kunnen werkstromen weergeven, verzenden en goedkeuren met behulp van een procestaak.

Hoe Werkstroom werkt

Werkstroom biedt een goedkeuringsproces voor voltooide bladen, zowel bladen met toegewezen niveaus als aannamebladen. Wanneer alle gegevensinvoer voor bladen is voltooid of als de gegevens voor werkelijke waarden zijn geïmporteerd, kunt u ze ter goedkeuring verzenden naar een manager of supervisor vanuit het bladoverzicht.

De goedkeurder ontvangt een e-mailmelding en kan de gegevens vervolgens beoordelen, afwijzen (indien nodig) en goedkeuren. Zodra de goedkeurder de status wijzigt, ontvangt u een e-mailmelding.

Als u werkstroomstatuswaarden kunt goedkeuren, kunt u op de werkstroompagina zowel bladen met toegewezen niveaus als aannamebladen bekijken. Op niveau toegewezen bladen (bovenaan het tabblad Werkstroomstatus
) worden in Werkstroom per niveau verzonden en beoordeeld. Aannamebladen (onderaan het tabblad Werkstroomstatus
) worden per blad verzonden.

U kunt alle niveaus en bladen die u beheert bekijken met de bijbehorende status.

Wordt uitgevoerd
: de bladen zijn gereed voor gegevensinvoer of gegevensimport. Gebruikers met toegang tot het specifieke niveau of het bovenliggende niveau en niveau-eigenaren kunnen gegevens in de bladen invoeren of importeren.

Ter beoordeling verzonden
: de gegevens zijn gereed voor beoordeling. Alleen niveau-eigenaren en gebruikers met toegang tot het bovenliggende niveau kunnen rijen voor de bladen toevoegen, bijwerken of vervangen.

Goedgekeurd
: de beoordelaar heeft de gegevens beoordeeld en goedgekeurd. Als u een niveau goedkeurt, worden de cellen voor dat niveau vergrendeld. Gebruikers met toegang tot het specifieke niveau of het bovenliggende niveau en niveau-eigenaren kunnen de gegevens niet bewerken.

Afgewezen
: de beoordelaar heeft de gegevens beoordeeld en afgewezen. U kunt het beste een opmerking achterlaten waarin wordt uitgelegd wat er nog moet worden gedaan. Gebruikers met toegang tot het specifieke niveau of het bovenliggende niveau en niveau-eigenaren kunnen gegevens in de bladen invoeren of importeren.

Goedgekeurd en vergrendeld
: de beoordelaar heeft het bovenliggende niveau goedgekeurd, waarmee alle subniveaus worden vergrendeld. Gebruikers met toegang tot het specifieke niveau of het bovenliggende niveau en niveau-eigenaren kunnen geen gegevens voor het niveau en de subniveaus bewerken.

Werkstroom is versie- en niveauspecifiek. Zorg er dus voor dat u de juiste versie en het juiste niveau selecteert wanneer u werkstroomgerelateerde acties uitvoert.

Werkstroom voor werkelijke waarden inschakelen

Ga naar Modellering
> Versies

Selecteer de werkelijke hoofdwaarden in de lijst. De werkelijke hoofdwaarden zijn de eerste weergegeven versie van de werkelijke waarden.

Selecteer op de pagina Versiedetails de optie Werkstroom inschakelen
.

Klik op Opslaan
.

U kunt Werkstroom niet inschakelen voor subversies van werkelijke waarden.

Niveaus verzenden, goedkeuren of afwijzen

Wanneer u een niveau verzendt, verzendt u alle aan het niveau toegewezen bladen voor het niveau.

Ga naar Bladen > Overzicht

Controleer of in de niveauselectie en de versieselectie het juiste niveau en de juiste versie zijn geselecteerd.

Selecteer in het menu Meer acties van uw niveau de optie Werkstroomstatus bijwerken
.

Voeg indien nodig een opmerking
toe en klik op

Verzenden

Goedkeuren

Afwijzen

Een bovenliggend niveau kan alleen worden verzonden als alle subniveaus zijn goedgekeurd. Als u gemachtigd bent, kunt u de subniveaus goedkeuren als onderdeel van het verzenden van een bovenliggend niveau.

Als u een bovenliggend niveau verzendt, worden alle subniveaus gemarkeerd als goedgekeurd en vergrendeld. U kunt het verzenden van subniveaus niet ongedaan maken zonder eerst het bovenliggende niveau te verwijderen.

Aannamebladen verzenden, goedkeuren of afwijzen

Ga naar Aannamen
> Overzicht
voor een lijst met uw aannamebladen.

Selecteer in het menu Meer acties van uw blad de optie Werkstroomstatus bijwerken
.

Voeg indien nodig een opmerking
toe en klik op Verzenden
, Goedkeuren
of Afwijzen
.

Werkstroomstatus wijzigen

Ga naar Werkstroom
in de navigatiebalk.

Controleer of u de juiste versie hebt geselecteerd in de vervolgkeuzelijst met versies boven de werkbalk.

Selecteer het niveau of blad dat u wilt verzenden in de lijst.

Voeg indien nodig een opmerking
toe aan de rechterkant van de pagina en klik op Verzenden, Goedkeuren
of Afwijzen
.

Als u toegang hebt tot het hoogste niveau, kunt u de werkstroomstatus van een aan een gebruiker toegewezen blad wijzigen, zelfs als u geen toegang hebt tot het aan de gebruiker toegewezen blad.

Opnieuw instellen

Hiermee stelt u alle bladen en niveaus opnieuw in op Wordt uitgevoerd
.

Ga naar Werkstroom
.

Controleer of u de juiste versie hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Versie boven de werkbalk.

Selecteer Totaal bedrijf
in de lijst met niveaus.

Klik op Opnieuw instellen.

Als bladen en niveaus al de status Wordt uitgevoerd
hebben voordat u op Opnieuw instellen klikt, worden deze kolommen voor die bladen en niveaus niet bijgewerkt wanneer u het volgende opnieuw instelt:

Laatst bijgewerkt door

Laatst bijgewerkt op

Opmerkingen achterlaten

Voeg opmerkingen toe aan het vak Opmerking
en verzend de statuswijziging of klik op Alleen opmerking opslaan
. Zo zien anderen wat u hebt voltooid, eventuele vragen die u hebt of de redenen voor een afwijzing of goedkeuring. Opmerkingen hebben een maximale tekenlimiet van 4000.