Creare processi e attività di processo
- Per le attività standard di gruppo, assicurarsi che gli utenti siano presenti in un gruppo inAmministrazione.
- Per inviare notifiche agli utenti a cui sono assegnate attività, selezionare la casella di controlloAvvisi Workflow and Process Trackerin .
- Criteri di sicurezza:
- AutorizzazioneAccedi al monitoraggio processi
- AutorizzazioneCompleta attività autoassegnate
- AutorizzazioneCompleta tutte le attività
- AutorizzazioneGestisci attività
- AutorizzazioneGestisci processi
I processi e le relative attività consentono ai team di collaborare per completare i cicli di pianificazione. I team possono utilizzare i processi per le seguenti operazioni:
- Creare, gestire e completare attività.
- Monitorare l'avanzamento delle attività mentre i team operano per rispettare le scadenze configurate.
- Comunicare tra loro utilizzando le note sulle attività o le notifiche degli amministratori dei processi.
- Attività di processo standard che è possibile assegnare a singoli utenti.
- Attività di processo standard che è possibile assegnare a gruppi di utenti.
- Attività di workflow di livello per monitorare le modifiche allo stato del workflow di un determinato livello per una versione.
- Attività di workflow dei fogli per tenere traccia delle modifiche allo stato del workflow di un particolare foglio di ipotesi per una versione.
Le attività standard possono essere collegate direttamente ai fogli assegnati ai livelli, ai fogli di ipotesi, ai report, ai dashboard o ai workflow pertinenti. Gli utenti assegnati possono eseguire azioni direttamente nella visualizzazione guidata dei processi, a cui possono accedere dal monitoraggio processi o dalle notifiche.
Le attività di workflow per foglio e livello possono fare riferimento ai fogli di ipotesi e ai livelli di workflow pertinenti. Per eseguire un'azione, gli utenti con diritti di accesso devono accedere manualmente alle pagine
Fogli
, Ipotesi
e Workflow
.È possibile clonare attività esistenti e modificare i cloni per risparmiare tempo.
- Selezionare dal menu principale.
- Per creare un processo, selezionareCrea processodal menu Azioni processo.È possibile trovare il menu Azioni processo accanto all'elenco di valoriProcesso, nell'angolo in alto a destra della paginaProcessi - Panoramica.
- La creazione di un processo contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Aggiungi attività da un processo esistente(Facoltativo) Aggiungere tutte le attività da un processo esistente. È possibile inoltre aggiornare le scadenze per adattarle alla nuova data prevista. Dopo aver creato il nuovo processo utilizzando questa opzione, è possibile modificare manualmente ogni nuova attività per modificare dettagli come la versione e gli assegnatari.Versione attività di workflow (si applica a tutte le attività)(Facoltativo) Quando si aggiungono attività da un processo esistente, è possibile modificare la versione nelle nuove copie delle attività di workflow di livello e di foglio. Le versioni non vengono aggiornate automaticamente nelle nuove copie delle attività standard, anche se tali attività standard includono workflow come contenuto.Invia automaticamente le notifiche per questa attività(Facoltativo) Selezionare questa casella di controllo per inviare notifiche agli assegnatari di attività standard durante la creazione e la modifica delle attività.Per i processi non vengono utilizzate date di inizio decorrenza. Gli utenti possono iniziare l'avanzamento delle attività e completarle immediatamente dopo la loro creazione, indipendentemente dal fatto che vengano avvisati o meno. Per evitare che gli utenti inizino prima che sia stata completata la creazione dell'intero processo, lasciare deselezionata questa casella di controllo. - Creare le attività.Le attività vengono ordinate automaticamente in base alla seguente logica:
- Scadenza Le prime attività vengono visualizzate in cima agli stack e le attività più recenti in fondo.
- Se la data di scadenza è la stessa, ordinare in base al nome dell'attività.
- Se la data di scadenza e il nome dell'attività sono uguali, ordinare in base al nome dell'assegnatario.
- Se tutte le condizioni precedenti sono uguali, ordinare in base alla data di creazione dell'attività.
- (Facoltativo) Per inviare una notifica agli assegnatari e portarli alla visualizzazione guidata dei processi, selezionareInvia notificadal menu Azioni processo.È possibile trovare il menu Azioni processo accanto all'elenco di valoriProcesso, nell'angolo in alto a destra della paginaProcessi - Panoramica.Se si selezionaInvia automaticamente le notifiche per questa attivitàdurante la creazione del processo, gli assegnatari dell'attività standard ricevono una notifica ma non il collegamento alla visualizzazione guidata dei processi. Gli assegnatari possono accedere alla visualizzazione guidata dei processi dal menu principale.