Importer les écritures

Utilisez l’importation des écritures lorsque vous voulez télécharger un grand nombre d’écritures.

Les écritures sont utilisées pour ajuster les données chargées ou saisies depuis la source ERP et les systèmes comptables. Elles sont propres à la version, à la période et au niveau. Elles peuvent être récurrentes selon une date donnée. Elles peuvent aussi être définies de façon à être automatiquement contrepassées dans la période suivante.

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> Écritures
et cliquez sur Importer
à partir de la page de liste.

Pour créer une nouvelle écriture par importation :

Cliquez sur Télécharger le modèle
dans la boîte de dialogue Importer les écritures
.

Remplissez le modèle d’écriture. Voir les instructions du modèle d’importation ci-après.

La première ligne de chaque entrée du modèle est une ligne d’en-tête. Chaque colonne de la ligne d’en-tête doit être remplie. Pour les écritures numérotées manuellement, chaque colonne de la ligne d’en-tête doit être remplie. Pour les écritures numérotées automatiquement ou pour lesquelles aucune numérotation n’est requise, cette colonne peut être laissée vide. La contrepassation automatique est une colonne facultative du modèle d’importation des écritures. Saisissez un « O » dans cette colonne facultative pour activer la contrepassation automatique de l’importation des écritures.

Enregistrez le modèle d’importation.

Cliquez sur Choisir le fichier
et sélectionnez le modèle d’importation enregistré.

Cliquez sur Téléverser
.

Instructions du modèle d’importation

Les instructions du modèle d’importation s’affichent dans le premier onglet du modèle d’importation. Elles comprennent un exemple d’importation.

Colonne du modèle	Valeurs possibles	Description
Version des écritures	Le nom de la version des écritures sur laquelle l’écriture sera inscrite.	Obligatoire. Correspond au nom de la sous-version de chiffres réels de l’écriture, par exemple « Écritures standard » ou « Ajustements IFRS à GAAP ».
Numéro de l’écriture	Le numéro d’écriture manuel attribué à cette écriture.	Obligatoire pour les écritures qui permettent la numérotation manuelle. Il n’est pas nécessaire de remplir ce champ si les écritures de la sous-version ne sont pas numérotées ou si elles le sont automatiquement.^4, 5
Niveau	Le nom du niveau auquel l’écriture est affectée.	Obligatoire. Le processus d’importation a besoin de connaître le niveau auquel l’écriture sera inscrite.
Description	La description de l’écriture.	Obligatoire. Une description jusqu’à 256 caractères doit être saisie pour chaque écriture. Chaque ligne d’une écriture précise doit avoir la même description.²
Date	La date de l’écriture.	Obligatoire. La date doit être au format mm/jj/aa.
Compte	Le code du compte qui sera ajusté par l’écriture.	Obligatoire. Doit correspondre au CODE du compte qui sera ajusté sur cette ligne.
Débit	Le montant qui sera débité sur le compte désigné.	Obligatoire. Correspond au montant du débit à ajuster sur le compte désigné.¹
Crédit	Le montant qui sera crédité sur le compte désigné.	Obligatoire. Correspond au montant du crédit à ajuster sur le compte désigné.¹
Contrepassation	Si l’écriture doit être contrepassée dans la période suivante, saisissez un « O » sur la ligne.	Facultatif. Si un « O » a été entré, l’écriture sera contrepassée le premier jour de la période suivante. Si aucune valeur n’est entrée, aucune contrepassation ne sera exécutée.³
Occurrence	Sélectionnez la fréquence de la strate de temps pour l’inversion automatique.	Cette colonne est facultative pour la ligne d'en-tête uniquement. Si un code de strate de temps autre que la strate de temps feuille est rempli, l’inversion automatique se produira dans la strate désignée.

Notes :

¹ Chaque ligne doit contenir un montant au débit ou au crédit. Les lignes ne peuvent ni être vides ni être remplies dans les deux parties à la fois (débit et crédit).

² Si seule la première ligne d’une écriture contient une description, celle-ci s’applique à toutes les lignes.

³ Si seule la première ligne d’une écriture contient un « O », on suppose que chaque ligne de l’écriture sera contrepassée.

⁴ Si ce champ est rempli pour des sous-versions d’écritures qui ne sont pas numérotées ou qui le sont de manière automatique, le numéro de l’écriture sera ignoré.

⁵ Numéro d’écriture ignoré : dans le modèle d’importation lorsque la numérotation de l’écriture pour la version est définie à Aucun ou Auto.

Règles d’importation des écritures

Cette liste vous aidera à éviter les erreurs les plus courantes lors de l’importation des écritures. Gardez ces règles à l’esprit lorsque vous préparez votre modèle d’importation.

Règle
La version des écritures doit être créée en premier.
Le préfixe du numéro d’écriture doit correspondre à la définition de la version des écritures (pour les écritures manuelles uniquement).
Le numéro d’écriture n’est obligatoire que pour les importations dans les versions des écritures manuelles.
Les valeurs numériques sont obligatoires pour les débits et les crédits.
Les écritures doivent être équilibrées.
Le compte GL doit être valide.
Le niveau doit pouvoir accéder au compte GL.
La date doit être comprise dans l’intervalle de début et de fin des versions.