Schritte: Workflow verwenden

Workflow ist optional. Die Einrichtung des Workflow-Features vereinfacht den Prozess der Genehmigung und Ablehnung von Ebenen, die für Plan- und Istzahlenversionen verfügbar sind. Istzahlen-Unterversionen werden nicht berücksichtigt.

Voraussetzungen

Workflow ist ein zusätzliches Feature. Fordern Sie dieses bei Ihrem Ansprechpartner an.

Erforderliche Berechtigungen zur Verwaltung von Workflow: Ebenen genehmigen

Erforderliche Berechtigung zum Übermitteln von Ebenen zur Genehmigung: Zugriff auf Tabellenblätter

Navigation

Wenn Sie Tabellenblätter bearbeiten können, klicken Sie im Navigationsmenü auf Tabellenblätter
> Übersicht
. Öffnen Sie den Abschnitt Workflow-Status
, indem Sie auf Folgendes klicken:

Workflow-Statusindikator in der Symbolleiste für Tabellenblätter mit Ebenenzuweisung.

Statusindikator neben dem Tabellenblattnamen für Annahmen-Tabellenblätter.

Wenn Sie Workflow genehmigen können, klicken Sie im Navigationsmenü auf Workflow
. Sie können alle Tabellenblätter und ihren Status pro Ebene oder pro Benutzer anzeigen.

Die Option „Workflow“ im Hauptnavigationsmenü ist nur für Benutzer verfügbar, die Zugriff auf eine Ebenenhierarchie haben. Benutzer, die nur auf eine Leaf-Ebene Zugriff haben, können Workflows mit einer Prozessaufgabe anzeigen, übermitteln und genehmigen.

Funktionsweise von Workflow

Workflow bietet einen Genehmigungsprozess für abgeschlossene Tabellenblätter, sowohl für Tabellenblätter mit Ebenenzuweisung als auch für Annahmen-Tabellenblätter. Wenn alle Dateneingaben für Tabellenblätter abgeschlossen sind oder die Daten für Istzahlen importiert wurden, können Sie diese in der Tabellenblattübersicht an einen Manager oder Vorgesetzten zur Genehmigung übermitteln.

Der Genehmiger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und kann die Daten dann prüfen, ablehnen (falls erforderlich) und genehmigen. Sobald der Genehmiger den Status ändert, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

Wenn Sie Workflow-Status genehmigen können, können Sie auf der Workflow-Seite sowohl Tabellenblätter mit Ebenenzuweisung als auch Annahmen-Tabellenblätter sehen. Tabellenblätter mit Ebenenzuweisung (oben auf dem Register Workflow-Status
) werden im Workflow übermittelt und nach Ebenen überprüft. Annahmen-Tabellenblätter (unten auf dem Register Workflow-Status
) werden tabellenblattweise übermittelt.

Sie können alle Ebenen und Tabellenblätter, die Sie mit ihrem Status kontrollieren, anzeigen.

In Bearbeitung
: Die Tabellenblätter sind bereit für die Dateneingabe oder den Datenimport. Benutzer mit Zugriff auf die bestimmte Ebene oder die übergeordnete Ebene und Ebeneneigentümer können Daten eingeben oder Daten in die Tabellenblätter importieren.

Zum Prüfen übermittelt
: Die Daten sind zur Prüfung bereit. Nur Ebeneneigentümer und Benutzer mit Zugriff auf die übergeordnete Ebene können Zeilen für die Tabellenblätter hinzufügen, aktualisieren oder ersetzen.

Genehmigt
: Der Prüfer hat die Daten geprüft und genehmigt. Durch die Genehmigung einer Ebene werden die Zellen für diese Ebene gesperrt. Benutzer mit Zugriff auf die spezifische Ebene oder die übergeordnete Ebene und Ebeneneigentümer können die Daten nicht bearbeiten.

Abgelehnt
: Der Prüfer hat die Daten geprüft und abgelehnt. Hinterlassen Sie im Idealfall eine Notiz mit einer Erläuterung, was noch zu tun ist. Benutzer mit Zugriff auf die bestimmte Ebene oder die übergeordnete Ebene und Ebeneneigentümer können Daten eingeben oder Daten in die Tabellenblätter importieren.

Genehmigt und gesperrt
: Der Prüfer hat die übergeordnete Ebene genehmigt, wodurch alle untergeordneten Ebenen gesperrt werden. Benutzer mit Zugriff auf die spezifische Ebene oder die übergeordnete Ebene und Ebeneneigentümer können keine Daten für die Ebene und die Unterebenen bearbeiten.

Workflow ist versions- und ebenenspezifisch. Achten Sie daher darauf, die richtige Version und die richtige Ebene auszuwählen, wenn Sie Aktionen im Zusammenhang mit dem Workflow durchführen.

Workflow für Istzahlen aktivieren

Wechseln Sie zu Modellierung
> Versionen
.

Wählen Sie die Root-Istzahlen aus der Liste aus. Root-Istzahlen ist die erste aufgelistete Istzahlen-Version.

Klicken Sie auf der Seite „Versionsdetails“ auf die Option Workflow aktivieren
.

Klicken Sie auf Speichern
.

Sie können den Workflow nicht für Unterversionen von Istzahlen aktivieren.

Ebenen übermitteln, genehmigen oder ablehnen

Wenn Sie eine Ebene übermitteln, übermitteln Sie alle Tabellenblätter mit Ebenenzuweisung für die Ebene.

Wechseln Sie zu Tabellenblätter > Übersicht

Vergewissern Sie sich, dass sowohl in der Ebenenauswahl als auch in der Versionsauswahl die richtige Ebene und Version ausgewählt sind.

Klicken Sie im Menü „Weitere Aktionen“ Ihrer Ebene auf Workflow-Status aktualisieren
.

Fügen Sie ggf. eine Notiz
hinzu und klicken Sie auf

Übermitteln

Genehmigen

oder

Ablehnen

Eine übergeordnete Ebene kann nur übermittelt werden, wenn alle zugehörigen Unterebenen genehmigt wurden. Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie die Unterebenen als Teil der Übermittlung einer übergeordneten Ebene genehmigen.

Beim Übermitteln einer übergeordneten Ebene werden alle ihre untergeordneten Ebenen als genehmigt und gesperrt markiert. Sie können Übermittlungen von Unterebenen nicht rückgängig machen, ohne zuerst die Übermittlung der übergeordneten Ebene rückgängig zu machen.

Annahmen-Tabellenblätter übermitteln, genehmigen oder ablehnen

Wechseln Sie zu Annahmen
> Übersicht
, um eine Liste Ihrer Annahmen-Tabellenblätter anzuzeigen.

Klicken Sie im Menü „Weitere Aktionen“ Ihres Tabellenblatts auf die Option Workflow-Status aktualisieren
.

Fügen Sie ggf. eine Notiz
hinzu und klicken Sie auf Übermitteln
, Genehmigen
oder Ablehnen
.

Workflow-Status ändern

Wählen Sie in der Navigationsleiste Workflow
.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Version aus dem Dropdown-Menü oberhalb der Symbolleiste ausgewählt haben.

Wählen Sie die zu übermittelnde Ebene oder das zu übermittelnde Tabellenblatt aus der Liste aus.

Fügen Sie rechts auf der Seite ggf. eine Notiz
hinzu und klicken Sie auf Übermitteln, Genehmigen
oder Ablehnen
.

Wenn Sie Zugriff auf die oberste Ebene haben, können Sie den Workflow-Status eines Tabellenblatts mit Benutzerzuweisung ändern, auch wenn Sie keinen Zugriff auf dieses Tabellenblatt mit Benutzerzuweisung haben.

Zurücksetzen

Setzen Sie alle Tabellenblätter und Ebenen auf In Bearbeitung
zurück.

Wechseln Sie zu Workflow
.

Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Version aus dem Dropdown-Menü „Version“ über der Symbolleiste ausgewählt haben.

Wählen Sie Unternehmen gesamt
aus der Ebenenliste.

Klicken Sie auf Zurücksetzen.

Wenn sich Tabellenblätter und Ebenen vor dem Zurücksetzen bereits im Status In Bearbeitung
befanden, werden die folgenden Spalten für diese Tabellenblätter und Ebenen beim Zurücksetzen nicht aktualisiert:

Zuletzt aktualisiert von

Zuletzt aktualisiert am

Notizen schreiben

Fügen Sie Kommentare zum Feld Notiz
hinzu und übermitteln Sie entweder die Statusänderung oder klicken Sie auf Nur Notiz speichern
. Auf diese Weise können Sie anderen mitteilen, was Sie abgeschlossen haben, welche Fragen Sie möglicherweise haben oder warum die Ablehnung oder Genehmigung erfolgt ist. Notizen sind auf höchstens 4.000 Zeichen beschränkt.