Workflow-Genehmigungen

This article includes suggestions and workarounds. Content may not be accurate for all use cases or represent best practices for the latest release.

Frage

Können Sie einen Überblick über den Workflow-Genehmigungsprozess geben? Außerdem habe ich mich gefragt, wer Ebenen im Workflow genehmigen kann und ob es möglich ist, den Status für mehrere Ebenen gleichzeitig zu ändern.

Antwort

Struktur und Workflow: In der obigen Organisationsstruktur können Benutzer mit Zugriff auf den Unternehmensplan, 800 OPS und 900 MKTG Workflow-Genehmiger sein. Diese Benutzer können den Status für mehrere Ebenen gleichzeitig ändern und Statusaktualisierungen von den Ebenen erhalten, deren Eigentümer sie sind, wenn die entsprechenden Berechtigungen aktiviert sind.
Workflow-Berechtigung: Um Ebenen im Workflow zu genehmigen, muss der Benutzer:
Sie haben Zugriff auf eine übergeordnete Ebene (in dieser Abbildung sind die übergeordneten Ebenen 800 OPS, 900 MKTG, Unternehmensplan).
Sie haben die Berechtigung Ebenen genehmigen
.

Wenn ein Benutzer Zugriff auf eine übergeordnete Ebene hat, aber NICHT über die Berechtigung „Ebenen genehmigen“ verfügt, kann er nur Ebenen übermitteln und zurückrufen. Um Budgets zu genehmigen und abzulehnen, muss der Benutzer über die Berechtigung „Ebenen genehmigen“ verfügen.
Status für mehrere Ebenen ändern: Ein Genehmiger kann den Status für mehrere Ebenen aktualisieren. Beispielsweise kann der „Operations Manager“ die Budgets für die Abteilungen „810“ und „840“ gleichzeitig genehmigen. Dazu muss der Genehmiger die folgenden Schritte ausführen:
Klicken Sie auf das Register Workflow und markieren Sie im Baum 800 OPS.
Klicken Sie im Bereich Workflow-Status für Ebene auf die Schaltfläche Genehmigen.
Daraufhin wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem der Benutzer aufgefordert wird, zu bestätigen, dass alle Unterebenen genehmigt werden. Klicken Sie zum Fortfahren auf Ja.
Der Status ändert sich für die untergeordneten Ebenen in „Genehmigt“ und „Gesperrt“ und die übergeordnete Ebene wird „Gesperrt“. Alle Benutzer, einschließlich Genehmiger, können Daten in Tabellenblättern nicht bearbeiten.
Alerts, wenn Ebenen aktualisiert werden: Unter Admin, Allgemeines Setup, gibt es ein Kontrollkästchen, um Workflow-Alerts zu aktivieren. Damit ein Benutzer E-Mail-Alerts erhält, wenn Ebenen geändert werden, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt werden:
E-Mail und Workflow müssen in der Instanz aktiviert sein.
Der Benutzer muss eine gültige E-Mail-Adresse haben (die unter "Administrator" und "Benutzer bearbeiten" konfiguriert werden kann).

Wenn sich der Status einer Ebene ändert (das Budget wird zur Prüfung übermittelt, der Budgeteigentümer ruft die Übermittlung zurück usw.), erhält der Genehmiger eine E-Mail-Benachrichtigung.
Ebenen aus Workflow ausschließen: Administratoren können Ebenen in der Organisationsstruktur aus dem Workflow ausschließen. Beispiel: Wenn eine Ebene im Geschäftsjahr 2013 nicht mehr aktiv ist (aber nur Istzahlen aus dem Geschäftsjahr 2010 bis Geschäftsjahr 2012 enthält), kann der Administrator diese Ebene von der Anzeige im Baum auf dem Register „Workflow“ ausschließen.

Dazu muss der Administrator die Ebene in der Organisationsstruktur suchen (Modellierung > Ebenen
) und das Kontrollkästchen „Vom Workflow ausschließen“ aktivieren.