Concetto: Analisi dei dati con le funzioni di Worksheets

Workday User Guide

L'analisi dei dati è un processo iterativo di raccolta, pulizia e modellazione dei dati, seguito dall'aggregazione e dall'analisi. Worksheets rende più efficiente il workflow consentendo di lavorare con i dati dinamici di Workday e di utilizzare le funzioni esclusive di Worksheets che migliorano il workflow di analisi.

Nel corso di ciascuno di questi passaggi, ricordarsi di conservare una copia di backup dei dati originali creando nuove cartelle di lavoro per i dati modificati.

Raccolta

Compilare i dati, raccogliendoli da risorse esterne e interne a Workday. Assicurarsi che i dati non elaborati siano completi. Segue un riepilogo delle azioni che è possibile eseguire durante la raccolta dei dati:

Selezionare

+Nuovo

caricamento

da Drive per creare cartelle di lavoro da dati esistenti al di fuori del sistema.

Selezionare

Dati

Aggiungi dati dinamici

per aggiungere dati dinamici dai report di Workday a una cartella di lavoro. L'assistente dati consente di identificare il sottoinsieme di dati che si desidera inserire nella cartella di lavoro.

Mantenere aggiornati i dati creando una pianificazione per aggiornare i dati dinamici.

Utilizzare la funzione ARRAYAREA per copiare i dati da una matrice senza vincoli a un'altra, creando un insieme organizzato di dati non elaborati da gestire nella fase di pulizia. ARRAYAREA restituisce l'intervallo contenitore della formula di matrice, in base all'indirizzo della cella specificato. La matrice può avere origine in un report di Workday o in una formula di matrice.

Pulizia

Ridurre i dati alle sole informazioni necessarie rimuovendo i duplicati, tagliando i valori delle cartelle di lavoro vuote, ecc.

Tenere a mente le seguenti funzioni esclusive di Worksheets:

Funzione	Note
DISTINCTROWS	Combina un insieme di intervalli in un unico intervallo rimuovendo le righe duplicate. DISTINCTROWS valuta i valori di testo e istanza come un valore unico. Quando l'intervallo specificato contiene un valore di istanza e una stringa di testo uguali, la funzione restituisce una riga, il valore dell'istanza.
REMOVECOLUMNS	Rimuove una o più colonne dall'area di riferimento. La funzione rimuove il number_of_columns, a partire dalla start_column inclusa.
REMOVEROWS	Rimuove una o più righe dall'area di riferimento. La funzione rimuove il number_of_rows successive a start_row , a partire da start_row inclusa. Per rimuovere la prima riga (intestazione), utilizzare la funzione REMOVEROWS senza specificare alcuna riga.
TRIMCOLUMNS TRIMROWS	Rimuove le colonne e le righe vuote finali da un intervallo, quando i dati sono il risultato di una formula di matrice senza vincoli.
TRUNCATEMATRIX	Rimuove righe, colonne o entrambe da una matrice.
UNIQUE	Restituisce una matrice le cui righe sono univoche in base alle chiavi specificate. La funzione restituisce solo righe univoche, in base ai valori nelle colonne specificate. Questa funzione è simile a DISTINCTROWS(), ma UNIQUE() accetta un singolo intervallo e un insieme di colonne.

Modellazione

Disporre, convertire e organizzare i dati per garantire uniformità:

Standardizzare le colonne e crearne di nuove, se necessario.

Assegnare a ogni colonna un'intestazione univoca e descrittiva.

Formattare ogni colonna in modo uniforme.

Verificare se ci sono righe duplicate o mancanti.

Verificare che la formulazione e la formattazione dei dati di testo siano uniformi.

Verificare che nessuna cella sia vuota.

Convertire i valori dei dati nella stessa unità, laddove necessario.

La modellazione dei dati prevede due tipi principali di gestione degli stessi:

In base al valore: l'azione che si desidera eseguire dipende dal valore nella cella.

Disposizione dei dati: la gestione è indipendente dai valori e le celle, le colonne e le righe vengono spostate in posizioni diverse.

Per la gestione in base al valore, possono essere utili le seguenti funzioni esclusive di Worksheets:

Funzione	Note
CONVERT	Converte un numero da un'unità di misura a un'altra.
DATESBETWEEN	Restituisce una matrice di date che inizia e finisce in una data specifica, con un intervallo tra una data e l'altra.
DATESFROM	Restituisce una matrice di date che inizia in una determinata data e continua per il numero di date specificato, con un intervallo tra una data e l'altra.
IN	Determina se un valore o un elenco di valori specificato si trova in un altro elenco di valori. In caso affermativo, restituisce True; in caso contrario, restituisce False.
MATCHCOMPOSITE	Un caso d'uso comune di MATCHCOMPOSITE consiste nel consolidare i dati delle colonne da due fogli in uno, qualora i dati siano riportati in un foglio e le note relative a tali dati in una colonna in un altro foglio. MATCHCOMPOSITE copia i valori in una o più colonne dalla posizione a destra di una matrice di origine e li restituisce a destra di una matrice di destinazione. Per abbinare i dati copiati alle righe corrette nella destinazione, utilizzare una chiave composta da colonne.
MATCHEXACT	Cerca una corrispondenza esatta per il valore nell'elenco ordinato (matrice monodimensionale) specificato e restituisce la posizione del valore. È possibile utilizzare questa funzione per trovare corrispondenze tra valori logici, valori numerici o stringhe di testo. Questa funzione è simile a MATCH, ma MATCHEXACT: Cerca sempre una corrispondenza esatta; restituisce un errore #N/A se non trova il valore. Non consente caratteri jolly come * o ?. Utilizza una ricerca binaria per migliorare le performance.
MHLOOKUP	Si consiglia di utilizzare questa funzione in sostituzione di HLOOKUP. MHLOOKUP esegue una ricerca orizzontale (riga) in una tabella e restituisce tutte le corrispondenze. MHLOOKUP è simile a HLOOKUP, ma: HLOOKUP cerca le corrispondenze solo nella riga superiore; con MHLOOKUP è invece possibile specificare la riga in cui eseguire la ricerca. HLOOKUP si interrompe dopo aver trovato una corrispondenza e restituisce un valore di cella singola; MHLOOKUP cerca le corrispondenze nell'intera riga di ricerca. Ogni corrispondenza in quella riga restituisce una nuova colonna nell'output. Se si specificano 4 valori return_row_index, ogni colonna risultante conterrà 4 righe.
MVLOOKUP	Questa funzione è consigliata in alternativa a VLOOKUP, soprattutto quando si lavora con dati dinamici. MVLOOKUP esegue una ricerca verticale (per colonna) in una tabella e restituisce tutte le corrispondenze. MVLOOKUP è simile a VLOOKUP, con alcune differenze: VLOOKUP cerca corrispondenze solo nella colonna di sinistra, mentre MVLOOKUP consente di specificare la colonna in cui eseguire la ricerca. VLOOKUP si interrompe dopo aver trovato una corrispondenza e restituisce un valore di cella singola; MVLOOKUP cerca corrispondenze in tutta la colonna. Ogni corrispondenza in quella colonna restituisce una nuova riga nell'output. Se si specificano quattro valori return_column_index, ogni riga risultante avrà quattro colonne.
REGEXFIND	Restituisce la posizione del primo carattere di una sottostringa che corrisponde al modello di espressione regolare. Il valore della posizione si basa su zero.
REGEXPARSE	Estrae parti di una stringa abbinandole a un modello.
SETUNITS	Converte un numero dall'unità di misura corrente a un'altra. Questa funzione è simile a CONVERT(), ma in CONVERT() è necessario specificare sia i valori delle unità originale sia quelli nuovi.
SELECT	Utile per la gestione in base al valore e la disposizione dei dati. La funzione SELECT è simile a un'istruzione SELECT di SQL. Il formato di base è: SELECT column1, [column2], ... FROM table, in cui column rappresenta i dati da restituire e table rappresenta l'origine dati da cui effettuare la selezione. Nella clausola FROM è possibile specificare, ad esempio: Un nome definito. Una colonna, una riga o un intervallo di un'area. Un parametro specificato come argomento.

Per la disposizione dei dati, possono essere utili le seguenti funzioni esclusive di Worksheets:

Funzione	Note
WD.ARRANGECOLUMNS WD.ARRANGEROWS	Crea un nuovo intervallo da un intervallo esistente, con le colonne o le righe ordinate in base agli indici specificati. Con WD.ARRANGECOLUMNS è possibile aggiungere una colonna vuota includendo un valore di indice null. Esempio: =WD.ARRANGECOLUMNS([range],1,2,3,,4) inserisce una colonna vuota tra il terzo e il quarto valore di indice.
CORRELATE	Crea una nuova matrice combinando le righe degli intervalli specificati. Questa funzione è simile al join di un database.
FLATTEN	Restituisce un intervallo di dati esteso, in base ai dati gerarchici specificati. In genere si utilizza questa funzione per espandere le informazioni sui manager e i dipendenti di un'organizzazione, in modo da visualizzare tutti i livelli della gerarchia.
JOIN	Esegue un join interno sinistro su due intervalli.
MERGECOLUMNS	Unisce le colonne mettendole una accanto all'altra in un nuovo intervallo.
MERGEROWS	Unisce le righe posizionandole una sotto l'altra in un nuovo intervallo.
MINUS	Restituisce tutte le righe di un primo intervallo che non compaiono in nessuno degli altri intervalli specificati.
SORT SORT2 SORT3	Ordina una matrice esistente e restituisce una matrice nuova. SORT accetta una direzione di ordinamento e ordina tutte le colonne specificate in base a tale direzione. SORT2 accetta coppie di parametri, utilizzati per specificare la colonna di riferimento e la direzione di ordinamento per tale colonna. SORT3 presuppone che la prima riga della matrice da ordinare sia un'intestazione e restituisce tale riga all'inizio dei risultati.
VALUEAT	Restituisce il valore all'intersezione tra un'intestazione di colonna e un'etichetta di riga.
SELECT	Utile per la gestione in base al valore e la disposizione dei dati. La funzione SELECT è simile a un'istruzione SELECT di SQL. Il formato di base è: SELECT column1, [column2], ... FROM table, in cui column rappresenta i dati da restituire e table rappresenta l'origine dati da cui effettuare la selezione. Nella clausola FROM è possibile specificare, ad esempio: Un nome definito. Una colonna, una riga o un intervallo di un'area. Un parametro specificato come argomento.

Analisi

Ora è possibile aggregare e analizzare i dati preparati.

Lo strumento di analisi più utilizzato è la tabella pivot, che consente di riepilogare e analizzare grandi quantità di dati. L'assistente per la tabella pivot e il pannello dei dettagli consentono di creare e modificare tabelle pivot in modo interattivo. È anche possibile creare grafici per dimostrare visivamente le relazioni tra i dati.

Tenere a mente le seguenti funzioni di analisi dei dati esclusive di Worksheets:

Funzione	Note
CAPPEDVALUES	Utilizzata in genere per le trattenute 401(k), le trattenute ESPP o i pagamenti di imposte che hanno un valore per periodo normale, ma che scendono a zero (0) quando il pagamento raggiunge il tetto massimo. Restituisce una matrice di valori in un insieme di periodi da una matrice di valori specificata, negli stessi periodi, limitata da un tetto massimo specificato per l'intera durata.
FORECAST.WD.SEASONAL	Restituisce una sequenza di valori prevista utilizzando modelli nei dati storici lineari e non lineari specificati.
GROUPBY	GROUPBY è una potente funzione che spesso può sostituire COUNTIF(S), AVERAGEIF(S) e SUMIF(S). GROUPBY aggrega i dati e ordina i risultati in base all'ordine specificato. Il raggruppamento si basa su una chiave che può essere predefinita nella tabella oppure definita mediante le colonne nella cartella di lavoro. Il risultato è simile a quello di una tabella pivot ordinata. Questa funzione è spesso utile nell'ambito della pianificazione degli effettivi.
SELECT	La funzione SELECT è simile a un'istruzione SELECT di SQL. Il formato di base è: SELECT column1, [column2], ... FROM table, in cui column rappresenta i dati da restituire e table rappresenta l'origine dati da cui effettuare la selezione. Nella clausola FROM è possibile specificare, ad esempio: Un nome definito. Una colonna, una riga o un intervallo di un'area. Un parametro specificato come argomento.

Altre funzioni importanti di Worksheets

Le seguenti funzioni non sono specifiche per l'analisi dei dati, ma sono molto utili in tutti gli step:

Funzione	Note
NOTIFYIF NOTIFYIFS	Invia notifiche se viene soddisfatta una condizione. È possibile inviare una notifica a un utente, indipendentemente dal fatto che abbia accesso o meno alla cartella di lavoro.
ONCE	Calcola una formula esattamente una volta. Worksheets non rivaluta mai la formula anche se si richiede il ricalcolo utilizzando Data Recalculate ; tuttavia, è possibile inoltrare nuovamente la formula manualmente. Esempio: utilizzare questa funzione quando la funzione volatile NOW() inserisce un valore di data/ora in una cartella di lavoro e questo valore non deve mai cambiare.