Concetto: Informazioni sulle cartelle in Drive
È importante comprendere le regole associate alla proprietà e alla condivisione di file e cartelle.
Accesso e autorizzazioni alla condivisione delle cartelle
La condivisione di una cartella è un modo semplice per condividere un gruppo di elementi come un'unica azione. Quando si condivide una cartella con un utente o un gruppo, si concede loro l'accesso in modifica, commento o visualizzazione a tutti i file e le sottocartelle in quella cartella. È possibile condividere una cartella se si è proprietari della cartella o se si dispone dell'accesso in modifica alla cartella. I proprietari delle cartelle potrebbero o meno essere proprietari degli elementi nella cartella.
Tenere presente che se un utente ha accesso a un determinato
elemento
in una cartella perché la cartella
è stata condivisa con lui, non è possibile rimuovere l'accesso dell'utente al singolo elemento; la selezione X non viene visualizzata per l'utente nella scheda Chi ha accesso
.Se si lascia l'azienda e lo stato di Workday diventa Cessato, tutti gli elementi di cui si è proprietari e condivisi rimarranno disponibili per le persone con cui li hanno condivisi. Gli amministratori possono trasferire la proprietà a un altro utente.
In qualità di proprietario di una cartella, se si concede l'autorizzazione di modifica a un altro utente per tale cartella, quest'ultimo può aggiungere elementi alla cartella; l'utente è il proprietario dell'elemento creato.
Le autorizzazioni di condivisione sono esplicite o ereditate:
- Quando si condivide una cartella con un utente o un gruppo, si concede l'accesso esplicito ad essa.
- Quando un utente o un gruppo ottiene l'accesso a unelementoin una cartella condivisa o a una sottocartella nella cartella condivisa, questo accesso viene chiamato accesso ereditato.
Se si desidera concedere a un utente diversi livelli di autorizzazione a diversi livelli di una gerarchia di cartelle/file, è consigliabile concedere l'autorizzazione
di visualizzazione
al livello superiore della gerarchia e l'autorizzazione di modifica
per i singoli file al livello inferiore. Se un utente dispone dell'autorizzazione di modifica a un livello superiore, può modificare la propria autorizzazione di visualizzazione di livello inferiore in un'autorizzazione di modifica.Spostamento di elementi all'interno e all'esterno delle cartelle condivise
Gli utenti possono spostare tutti gli elementi di loro proprietà o gli elementi in una cartella che possono modificare.
Gli utenti possono spostare gli elementi in una cartella di loro proprietà o che possono modificare oppure nella visualizzazione Home page di Drive. Se un utente con accesso in modifica condiviso a una cartella sposta un elemento nella propria cartella, continua ad avere accesso all'elemento. Se un utente sposta un elemento nella home page di Drive ma l'elemento non è di sua proprietà e non è stato condiviso in modo esplicito con l'utente, perde l'accesso all'elemento.
Gli utenti con accesso a un elemento disporranno della stessa autorizzazione di accesso quando l'elemento viene spostato in una cartella condivisa.
Quando un utente sposta un elemento da una cartella, Drive rimuove le impostazioni di condivisione precedentemente applicate a livello di cartella.
Rimozione (spostamento nel Cestino) di elementi Drive
Le seguenti regole si applicano quando si rimuovono gli elementi (posizionandoli nel Cestino), inclusi gli elementi nelle cartelle condivise:
- Solo un proprietario può rimuovere un file o una cartella.
- La rimozione di un elemento comporta la rimozione di tutte le relative autorizzazioni di condivisione.
- Il ripristino di un elemento non ne ripristina le autorizzazioni di condivisione.
- Se una cartella di lavoro è stata originariamente creata da un'applicazione di integrazione come Workday Payroll o Planning, è possibile rimuovere la cartella di lavoro solo se prima si disabilita l'area di immissione. In alcune applicazioni integrate la disabilitazione dell'area di immissione è nota come blocco.
- Dopo aver rimosso una cartella di lavoro, è possibile ripristinarla solo se si è il proprietario.
Gli amministratori di Drive possono eliminare definitivamente alcuni tipi di elementi di Drive accedendo all'attività
Eliminazione permanente file di Drive
.Trasferimento della proprietà di singoli file o cartelle
Questa sezione descrive il trasferimento della proprietà degli elementi utilizzando l'elenco a discesa
Trasferisci proprietà
nella finestra di dialogo Condivisione
. Qualsiasi utente di Drive proprietario di elementi può eseguire questa azione. Assicurarsi di aver già condiviso il file o la cartella con la persona a cui si desidera trasferire la proprietà. Quindi selezionare
Condividi
l'elemento e selezionare Trasferisci proprietà
nell'elenco a discesa delle autorizzazioni per l'utente.Solo i singoli utenti (non i gruppi) possono essere proprietari di elementi in Drive.
Quando si trasferisce una cartella, vengono trasferiti solo gli elementi nella cartella di cui si è proprietari; gli elementi non di proprietà nella cartella mantengono la proprietà esistente.
Quando si trasferisce la proprietà di una cartella o di un file:
- Il sistema mantiene le impostazioni di condivisione e la gerarchia di cartelle per l'elemento trasferito.
- Il livello di autorizzazione per l'elemento diventa Modificabile.
- Il nuovo proprietario può rimuovere l'accesso.
- Se l'articolo trasferito è una cartella di lavoro di Worksheets:
- Non sarà possibile modificare alcun intervallo protetto.
- Worksheets annulla i piani di aggiornamento dei dati dinamici esistenti; il nuovo proprietario deve creare un nuovo calendario turni.
Trasferimento di proprietà da parte di un amministratore
Quando un amministratore trasferisce la proprietà degli elementi:
- Il sistema mantiene le impostazioni di condivisione e la gerarchia di cartelle per gli elementi trasferiti.
- Per le cartelle trasferite, il sistema rimuove la gerarchia di cartelle sopra la cartella trasferita (la cartella contenente la cartella trasferita), ma la gerarchia rimane invariata per gli elementi all'interno della cartella condivisa.
- Per le cartelle trasferite, gli elementi di proprietà di altri non vengono trasferiti (gli utenti mantengono la loro proprietà).
- Il proprietario originale perde tutte le autorizzazioni per l'elemento.
- Per le cartelle di lavoro Worksheets trasferite, Worksheets annulla tutti i piani di aggiornamento dei dati dinamici esistenti; il nuovo proprietario deve creare un nuovo calendario turni.
Copia di file
Quando si copia un file in Drive, è possibile selezionare la cartella di destinazione della copia cercandola o accedendovi. Se non si seleziona una destinazione, la destinazione corrisponderà al percorso del file originale. Quando si copia un elemento da uno dei prodotti di integrazione, ad esempio una cartella di lavoro dall'interfaccia utente di Worksheets o una presentazione da Slides, la destinazione predefinita potrebbe variare rispetto a quella visualizzata in Drive.
Impossibile copiare le cartelle.