Concept : à propos des dossiers dans Drive

Il est important de comprendre les règles associées à la propriété et au partage de fichiers et de dossiers.

Accès et autorisations au partage de dossier

Le partage d'un dossier est un moyen simple de partager un groupe d'éléments en une seule action. Lorsque vous partagez un dossier avec un utilisateur ou un groupe, vous lui accordez un accès en mode Modifier, Commenter ou Afficher à tous les fichiers et sous-dossiers de ce dossier. Vous pouvez partager un dossier si vous êtes propriétaire du dossier ou si vous disposez d'un accès en modification au dossier. Les propriétaires de dossier peuvent ou non être propriétaires des éléments du dossier.

Gardez à l'esprit que si un utilisateur a accès à un élément
particulier dans un dossier parce que le dossier
a été partagé avec lui, vous ne pouvez pas supprimer son accès à cet élément ; la sélection X ne s'affiche pas pour cet utilisateur dans l'onglet Qui y a accès
.

Si vous quittez l'unité légale et que votre statut Workday passe à Terminé, tous les éléments que vous détenez et partagez restent disponibles pour les personnes avec lesquelles vous les avez partagés. Les administrateurs peuvent en transmettre la propriété à un autre utilisateur.

En tant que propriétaire d'un dossier, si vous autorisez un autre utilisateur à modifier ce dossier, il peut ajouter des éléments au dossier ; cet utilisateur est propriétaire de l'élément créé.

Les autorisations de partage sont explicites ou héritées :

Lorsque vous partagez un dossier avec un utilisateur ou un groupe, vous lui accordez un accès explicite.

Lorsqu'un utilisateur ou un groupe a accès à un élément
dans un dossier partagé, ou à un sous-dossier dans le dossier partagé, cet accès est appelé accès hérité.

Si vous souhaitez accorder à un utilisateur différents niveaux d'autorisation à différents niveaux d'une hiérarchie de dossiers/fichiers, nous vous recommandons de lui accorder une autorisation d'affichage
au niveau supérieur de la hiérarchie et une autorisation de modification
pour chaque fichier au niveau inférieur. Si un utilisateur dispose d'une autorisation de modification à un niveau supérieur, il peut remplacer son autorisation d'affichage de niveau inférieur par une autorisation de modification.

Déplacement d'éléments dans et hors des dossiers partagés

Les utilisateurs peuvent déplacer tous les éléments dont ils sont propriétaires ou les éléments d'un dossier qu'ils peuvent modifier.

Les utilisateurs peuvent déplacer des éléments vers un dossier qu'ils possèdent ou qu'ils peuvent modifier, ou vers la vue d'accueil Drive. Si un utilisateur disposant d'un accès en modification partagé à un dossier déplace un élément dans son propre dossier, il continue d'avoir accès à cet élément. Si un utilisateur déplace un élément vers sa page d'accueil Drive, mais que l'élément ne lui appartient pas et qu'il n'est pas explicitement partagé avec lui, il n'a plus accès à l'élément.

Les utilisateurs ayant accès à un élément auront la même autorisation d'accès lorsque l'élément sera déplacé dans un dossier partagé.

Lorsqu'un utilisateur déplace un élément hors d'un dossier, Drive retire tous les paramètres de partage qui ont été précédemment appliqués au niveau du dossier.

Suppression (déplacement vers la corbeille) d'éléments Drive

Les règles suivantes s'appliquent lors de la suppression des éléments (en les plaçant dans la corbeille), y compris des éléments dans les dossiers partagés :

Seul un propriétaire peut supprimer un fichier ou un dossier.

La suppression d'un élément supprime toutes ses autorisations de partage.

La restauration d'un élément ne rétablit pas ses autorisations de partage.

Si un classeur a été créé à l'origine à partir d'une application d'intégration telle que Workday Payroll ou Planning, vous pouvez supprimer le classeur uniquement si vous désactivez d'abord la zone de saisie. Certaines applications d'intégration désignent par le terme "verrouillage" la désactivation de la zone de saisie.

Après la suppression d'un classeur, vous ne pouvez le restaurer que si vous en êtes le propriétaire.

Les administrateurs de Drive peuvent supprimer définitivement certains types d'élément Drive en accédant à la tâche Supprimer définitivement un fichier de Drive
.

Transfert de propriété de fichiers ou de dossiers individuels

Cette section décrit le transfert de propriété d'éléments à l'aide de la liste déroulante

Transférer la propriété

de la boîte de dialogue

. Tous les utilisateurs de Drive qui détiennent des éléments peuvent effectuer cette action.

Assurez-vous d'avoir partagé le fichier ou le dossier avec la personne à laquelle vous souhaitez transférer la propriété. Ensuite, sélectionnez Partager
l'élément, puis Transférer la propriété
dans la liste déroulante des autorisations pour cet utilisateur.

Seuls les utilisateurs individuels (et non les groupes) peuvent détenir des éléments dans Drive.

Lorsque vous transférez un dossier, seuls les éléments du dossier dont vous êtes propriétaire sont transférés ; Les éléments non détenus dans le dossier conservent leur propriété existante.

Lorsque vous transférez la propriété d'un dossier ou d'un fichier :

Workday conserve les paramètres de partage et la hiérarchie de dossiers pour l'élément transféré.

Votre niveau d'autorisation pour l'élément passe à Autorisé à modifier.

Le nouveau propriétaire peut supprimer votre accès à .

Si l'élément transféré est un classeur Worksheets :

Vous ne pourrez pas modifier des plages protégées.

Worksheets annule toutes les planifications de mise à jour de données en temps réel existantes ; le nouveau propriétaire doit créer un nouvel échéancier.

Transfert de propriété par un administrateur

Lorsqu'un administrateur transfère la propriété des éléments :

Workday conserve les paramètres de partage et la hiérarchie de dossiers pour les éléments transférés.

Pour les dossiers transférés, Workday supprime la hiérarchie de dossiers au-dessus du dossier transféré (le dossier contenant le dossier transféré), mais la hiérarchie reste inchangée pour les éléments à l'intérieur du dossier partagé.

Dans les dossiers transférés, les éléments qui appartiennent à d'autres utilisateurs ne sont pas transférés (les utilisateurs conservent leur propriété).

Le propriétaire d'origine perd toutes les autorisations liées à l'élément.

Pour les classeurs Worksheets transférés, Worksheets annule tous les calendriers de mise à jour de données en temps réel existants ; le nouveau propriétaire doit créer un nouvel échéancier.

Copier des fichiers

Lorsque vous copiez un fichier dans Drive, vous pouvez sélectionner le dossier de destination pour la copie en effectuant une recherche ou en y accédant. Si vous ne sélectionnez aucune destination, la destination sera l'emplacement du fichier d'origine. Lorsque vous copiez un élément à partir de l'un des produits d'intégration, par exemple si vous copiez un classeur depuis l'interface utilisateur Worksheets ou une présentation depuis Slides, la destination par défaut peut différer de ce que vous voyez dans Drive.

Vous ne pouvez pas copier les dossiers.