Concept : à propos des dossiers dans Drive

Il est important de comprendre les règles associées à la propriété et au partage des fichiers et des dossiers.

Accès et autorisations liés au partage de dossiers

Le partage d’un dossier est un moyen facile de partager un groupe d’éléments en une seule action. Lorsque vous partagez un dossier avec un utilisateur ou un groupe, vous lui permettez de modifier, de commenter ou d’afficher tous les fichiers et sous-dossiers de ce dossier. Vous pouvez partager un dossier si vous êtes propriétaire du dossier ou si vous disposez d’un accès pour modifier le dossier. Les propriétaires du dossier peuvent ou non être propriétaires des éléments du dossier.

Gardez à l’esprit que si un utilisateur a accès à un élément
particulier dans un dossier, car le dossier
a été partagé avec lui, vous ne pouvez pas retirer l’accès de l’utilisateur à l’élément individuel; la sélection X ne s’affiche pas pour cet utilisateur dans l’onglet Personnes ayant accès
.

Si vous quittez la société et que le statut de Workday passe à Fin d’emploi, tous les éléments que vous possédiez et que vous avez partagés resteront disponibles pour les personnes avec lesquelles vous les avez partagés. Les administrateurs peuvent transférer la propriété à un autre utilisateur.

En tant que propriétaire d’un dossier, si vous autorisez la modification à un autre utilisateur de ce dossier, il peut ajouter des éléments au dossier; cet utilisateur possède l’élément créé.

Les autorisations de partage sont explicites ou héritées :

Lorsque vous partagez un dossier avec un utilisateur ou un groupe, vous y accordez un accès explicite.

Lorsqu’un utilisateur ou un groupe obtient l’accès à un élément
d’un dossier partagé ou à un sous-dossier du dossier partagé, cet accès est appelé accès hérité.

Si vous souhaitez accorder à un utilisateur différents niveaux d’autorisation à différents niveaux d’une hiérarchie de dossiers/fichiers, nous vous recommandons d’accorder une autorisation d’affichage
au niveau supérieur de la hiérarchie et une autorisation de modification
pour des fichiers individuels au niveau inférieur. Si un utilisateur dispose d’une autorisation de modification à un niveau supérieur, il peut remplacer son propre autorisation d’affichage de niveau inférieur par une autorisation de modification.

Déplacement d'éléments dans des dossiers partagés et hors de ceux-ci

Les utilisateurs peuvent déplacer n’importe quel élément qui leur appartient ou qui se trouvent dans un dossier qu’ils peuvent modifier.

Les utilisateurs peuvent déplacer des éléments vers un dossier dont ils sont propriétaires ou qu’ils peuvent modifier, ou vers la vue d’accueil Drive. Si un utilisateur ayant un accès partagé en modification à un dossier déplace un élément vers son propre dossier, il continue d’avoir accès à l’élément. Si un utilisateur déplace un élément vers son domicile Drive, mais que l’élément ne lui appartient pas et n’a pas été partagé explicitement avec lui, il perd accès à l’élément.

Les utilisateurs ayant accès à un élément auront la même autorisation d’accès lorsque l’élément sera déplacé vers un dossier partagé.

Lorsqu’un utilisateur déplace un élément à l’extérieur d’un dossier, Drive supprime tous les paramètres de partage qui ont déjà été appliqués au niveau du dossier.

Retrait d'éléments Drive (placement dans la corbeille)

Les règles suivantes s’appliquent au moment de retirer des éléments (ils les placent dans la corbeille), y compris des éléments qui se trouvent dans des dossiers partagés :

Seul un propriétaire peut supprimer un fichier ou un dossier.

Si vous retirez un élément, toutes ses autorisations de partage seront retirées.

Le rétablissement d’un élément ne rétablit pas ses autorisations de partage.

Si un classeur a été créé à l’origine à partir d’une application d’intégration telle que Workday Payroll ou Planning, vous pouvez supprimer le classeur uniquement si vous désactivez d’abord la zone d’entrée. Dans certaines applications d’intégration la désactivation de la zone d’entrée est indiquée comme étant un verrouillage.

Après avoir supprimé un classeur, vous ne pouvez le rétablir que si vous en êtes le propriétaire.

Les administrateurs de Drive peuvent supprimer de façon permanente certains types d’éléments Drive en accédant à la tâche Suppression définitive de fichiers de Drive
.

Transférer la propriété de fichiers ou de dossiers individuels

Cette section décrit le transfert de propriété d’éléments à l’aide de la liste déroulante

Transférer la propriété

dans la boîte de dialogue

. Tout utilisateur de Drive qui possède des éléments peut effectuer cette action.

Assurez-vous que vous avez déjà partagé le fichier ou le dossier avec la personne à qui vous souhaitez transférer la propriété. Sélectionnez ensuite Partager
l’élément, puis sélectionnez Transférer la propriété
dans la liste déroulante des autorisations pour cet utilisateur.

Seuls les utilisateurs individuels (autre que les groupes) peuvent détenir des éléments dans Drive.

Lorsque vous transférez un dossier, seuls les éléments du dossier dont vous êtes le propriétaire sont transférés; les éléments qui ne sont pas en propriété dans le dossier conservent leur propriété existante.

Lorsque vous transférez la propriété d’un dossier ou d’un fichier :

Workday conserve les paramètres de partage et la hiérarchie de dossiers pour l’élément transféré.

Votre niveau d’autorisation pour l’élément passe à Peut modifier.

Le nouveau propriétaire peut retirer votre accès.

Si l’élément transféré est un classeur Worksheets :

Vous ne pourrez pas modifier les plages protégées.

Worksheets annule toutes les planifications de mise à jour de données dynamiques existantes. le nouveau propriétaire doit créer un autre calendrier.

Transfert de propriété par un administrateur

Lorsqu’un administrateur transfère la propriété des éléments :

Workday conserve les paramètres de partage et la hiérarchie de dossiers pour les éléments transférés.

Pour les dossiers transférés, Workday supprime la hiérarchie de dossiers au-dessus du dossier transféré (le dossier contenant le dossier transféré), mais la hiérarchie reste inchangée pour les éléments se trouvant dans le dossier partagé.

Pour les dossiers transférés, les éléments qui appartiennent à d’autres personnes ne sont pas transférés (ces utilisateurs conservent leur propriété).

Le propriétaire initial perd toutes les autorisations relatives à l'élément.

Pour les classeurs Worksheets transférés, Worksheets annule toute planification de mise à jour de données dynamiques existante; le nouveau propriétaire doit créer un autre calendrier.

Copie des fichiers

Lorsque vous copiez un fichier dans Drive, vous pouvez sélectionner le dossier de destination de la copie en le recherchant ou en y navigant. Si vous ne sélectionnez pas de destination, la destination est l’emplacement du fichier d’origine. Lorsque vous copiez un élément à partir de l’un des produits d’intégration, comme la copie d’un classeur à partir de l’interface utilisateur de Worksheets ou d’une présentation à partir de Slides, la destination par défaut peut varier par rapport à ce que vous voyez dans Drive.

Vous ne pouvez pas copier des dossiers.