Compartir libros de trabajo
Los propietarios de libros de trabajo y los editores autorizados pueden compartir libros de trabajo con usuarios o grupos específicos, o bien activar el uso compartido mediante vínculo y, a continuación, proporcionar a los usuarios un vínculo (URL) al libro de trabajo. Solo puede compartir libros de trabajo con usuarios que tengan acceso a la aplicación Workday Worksheets.
Para obtener más información sobre cómo compartir libros de trabajo, consulte la Guía del usuario de Drive.
Tipo de compartición | Descripción |
|---|---|
Con usuarios no especificados, mediante un vínculo (URL) | Si activa el uso compartido mediante vínculo para un libro de trabajo, cualquier usuario con acceso a la aplicación Workday Worksheets podrá acceder al libro de trabajo si tiene la URL. Puede compartir libros de trabajo desde Drive o haciendo clic en el botón Compartir del libro de trabajo. Haga clic en el permiso de uso compartido que desee y, a continuación, haga clic en el botón Uso compartido mediante vínculo para activar el uso compartido mediante vínculo y copie la URL para dársela a otros usuarios. Si desactiva el uso compartido mediante vínculo para un libro de trabajo, el cambio se aplicará inmediatamente. Las fórmulas de varios libros de trabajo que tenían acceso a la referencia solo a través de vínculos de uso compartido cambian a errores #REF. A diferencia del uso compartido con usuarios individuales, cuando comparte un elemento mediante un vínculo, Workday no envía notificaciones. Le recomendamos que notifique a las personas que ha compartido un elemento con ellas; por ejemplo, puede enviarles por correo electrónico un vínculo al libro de trabajo. |
Con usuarios específicos | Puede compartir libros de trabajo desde Drive o haciendo clic en el botón Compartir del libro de trabajo. Cuando comparte un elemento, el usuario recibe una notificación de Workday y un correo electrónico (si el administrador de Workday ha activado las notificaciones por correo electrónico). |
Con grupos | Puede compartir libros de trabajo desde Drive o haciendo clic en el botón Compartir del libro de trabajo. A diferencia del uso compartido con usuarios individuales, cuando comparte un elemento con un grupo, Workday no envía notificaciones. Le recomendamos que notifique a las personas que ha compartido un elemento con ellas; por ejemplo, puede enviarles por correo electrónico un vínculo al libro de trabajo. |
En cuanto comparte un libro de trabajo, la interfaz de usuario se adapta para mostrar solo las acciones que los usuarios pueden realizar, en función de su nivel de permiso.
Los propietarios de los libros de trabajo tienen opciones adicionales en la ficha
Avanzado
cuando comparten libros de trabajo con usuarios específicos:Opción | Descripción |
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Editar: proporciona las opciones Compartir, Copiar y Descargar/Imprimir. Comentario: proporciona las opciones Copiar y Descargar/Imprimir. Ver: proporciona las opciones Copiar y Descargar/Imprimir. | Por defecto, solo el propietario puede compartir, copiar y descargar/imprimir libros de trabajo. Notas :
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Los usuarios con los que comparte el libro de trabajo pueden ver inicialmente cualquier dato no oculto incluido en el libro de trabajo, incluidos los datos de Workday. Si el libro de trabajo compartido se basa en datos activos de un origen de datos de Workday, las actualizaciones de los datos activos del libro de trabajo afectan a lo que pueden ver esos usuarios:
- Si el usuario tiene permiso para actualizar datos activos, en cuanto actualice, solo verá los datos a los que tiene acceso. Además, todos los demás usuarios ven los datos activos en función de la seguridad asociada al usuario que actualizó los datos. Si el usuario no tiene acceso a uno o varios de los campos de origen de datos, se produce un error cuando intenta actualizar los datos activos.
- Siempre que el propietario del libro de trabajo realiza la acción Actualizar todos los datos activos, o siempre que se produce una actualización de datos activos programada, se actualizan todos los datos activos del libro de trabajo. La vista del propietario de los datos activos vuelve a estar disponible para los usuarios con los que se comparte el libro de trabajo.
El uso compartido se produce a nivel de libro de trabajo; no puede compartir hojas o rangos individuales en libros de trabajo. Los propietarios de los libros de trabajo pueden evitar que otros usuarios editen rangos dentro de los libros de trabajo protegiéndolos.