Concepto: carpetas en Drive

Es importante comprender las reglas asociadas con la propiedad y el uso compartido de archivos y carpetas.

Acceso y permisos de uso compartido de carpetas

Compartir una carpeta es una forma sencilla de compartir un grupo de elementos como una sola acción. Cuando comparte una carpeta con un usuario o grupo, le otorga acceso de edición, comentario o consulta a todos los archivos y subcarpetas de esa carpeta. Puede compartir una carpeta si es de su propiedad o si tiene acceso de edición a la carpeta. Los propietarios de la carpeta pueden o no ser propietarios de los elementos de la carpeta.

Tenga en cuenta que si un usuario tiene acceso a un elemento
concreto de una carpeta porque la carpeta
se ha compartido con él, no puede eliminar el acceso del usuario al elemento individual; la selección X no se muestra para ese usuario en la ficha Quién tiene acceso
.

Si deja la empresa y su estado de Workday cambia a dado de baja, todos los ítems que poseía y compartiera seguirán estando disponibles para las personas con las que los haya compartido. Los administradores pueden transferir la propiedad a otro usuario.

Como propietario de una carpeta, si otorga permiso de edición a otro usuario para esa carpeta, este puede añadir elementos a la carpeta; ese usuario es propietario del elemento creado.

Los permisos de uso compartido son explícitos o heredados:

Cuando comparte una carpeta con un usuario o grupo, le está dando acceso explícito.

Cuando un usuario o grupo obtiene acceso a un elemento
de una carpeta compartida o a una subcarpeta de la carpeta compartida, este acceso se denomina acceso heredado.

Si desea conceder a un usuario distintos niveles de permisos en distintos niveles de una jerarquía de carpetas o archivos, le recomendamos que conceda permiso de consulta
en el nivel superior de la jerarquía y permiso de edición
para archivos individuales en el nivel inferior. Si un usuario tiene permiso de edición en un nivel superior, puede cambiar su propio permiso de consulta de nivel inferior a un permiso de edición.

Traspaso de elementos a carpetas compartidas y fuera de ellas

Los usuarios pueden mover cualquier elemento de su propiedad o elementos de una carpeta que puedan editar.

Los usuarios pueden mover elementos a una carpeta de su propiedad o que puedan editar, o a la vista de inicio de Drive. Si un usuario con acceso de edición compartido a una carpeta mueve un elemento a su propia carpeta, seguirá teniendo acceso al elemento. Si un usuario mueve un elemento a su página de inicio de Drive, pero el elemento no es de su propiedad y no se ha compartido explícitamente con él, pierde el acceso al elemento.

Los usuarios con acceso a un elemento tendrán el mismo permiso de acceso cuando el elemento se mueva a una carpeta compartida.

Cuando un usuario saca un elemento de una carpeta, Drive elimina cualquier configuración de compartición que se haya aplicado anteriormente en el nivel de carpeta.

Eliminación de elementos de Drive (traslado a papelera)

Estas reglas se aplican al eliminar elementos (colocándolos en la Papelera), incluidos los elementos de las carpetas compartidas:

Solo un propietario puede eliminar un archivo o una carpeta.

Al eliminar un elemento, se eliminan todos sus permisos para compartir.

La restauración de un elemento no restaura sus permisos para compartir.

Si un libro de trabajo se creó originalmente a partir de una aplicación de integración como Workday Payroll o Planning, solo puede eliminar el libro de trabajo si desactiva primero el área de entrada. Algunas aplicaciones de integración se refieren a la desactivación del área de entrada como bloqueo.

Después de eliminar un libro de trabajo, solo puede restaurarlo si es el propietario.

Los administradores de Drive pueden eliminar de forma definitiva algunos tipos de elementos de Drive accediendo a la tarea Eliminación de archivo permanente de Drive
.

Transferencia de propiedad de archivos o carpetas individuales

En esta sección se describe la transferencia de propiedad de los ítems mediante la lista desplegable

Transferir propiedad

del cuadro de diálogo

. Cualquier usuario de Drive que sea propietario de elementos puede realizar esta acción.

Asegúrese de que ya ha compartido el archivo o la carpeta con la persona a la que desea transferir la propiedad. A continuación, seleccione Compartir
el elemento y seleccione Transferir propiedad
en la lista desplegable de permisos para ese usuario.

Solo los usuarios individuales (no los grupos) pueden ser propietarios de elementos en Drive.

Cuando transfiere una carpeta, solo se transfieren los elementos de la carpeta de su propiedad; los elementos sin propiedad de la carpeta mantienen su propiedad actual.

Cuando transfiere la propiedad de una carpeta o un archivo:

Workday conserva la configuración de uso compartido y la jerarquía de carpetas del elemento transferido.

Su nivel de permiso para el elemento cambia a Puede editar.

El nuevo propietario puede eliminar su acceso.

Si el elemento transferido es un libro de trabajo de Workday Worksheets:

No podrá editar ningún rango protegido.

Workday Worksheets cancela todos los programas de actualización de datos activos existentes; el nuevo propietario debe crear un nuevo horario.

Transferencia de propiedad por un administrador

Cuando un administrador transfiere la propiedad de los ítems:

Workday conserva la configuración de uso compartido y la jerarquía de carpetas de los elementos transferidos.

Para las carpetas transferidas, Workday elimina la jerarquía de carpetas por encima de la carpeta transferida (la carpeta que contiene la carpeta transferida), pero la jerarquía permanece sin cambios para los elementos dentro de la carpeta compartida.

En el caso de las carpetas transferidas, los elementos que son propiedad de otros no se transfieren (esos usuarios conservan su propiedad).

El propietario original pierde todos los permisos para el elemento.

Para los libros de trabajo de Workday Worksheets transferidos, Workday Worksheets cancela cualquier programa de actualización de datos activos existente; el nuevo propietario debe crear un nuevo horario.

Copia de archivos

Cuando copia un archivo en Drive, puede seleccionar la carpeta de destino de la copia buscándola o navegando hasta ella. Si no selecciona un destino, el destino será la ubicación del archivo original. Cuando copia un elemento desde uno de los productos de integración, como copiar un libro de trabajo desde la interfaz de usuario de Workday Worksheets o una presentación desde Slides, el destino por defecto puede variar de lo que ve en Drive.

No puede copiar carpetas.