Konzept: Dynamische Daten in Dokumentlayouts einfügen

Wenn Sie ein Dokumentlayout erstellen, definiert der benutzerdefinierte Bericht, den Sie als Quelle auswählen, die Datenfelder und Bedingungsregeln, die im Layout verfügbar sind, sowie die Daten, die im generierten Dokument enthalten sind. Wenn Änderungen an den Datenfeldern im Bericht vorgenommen werden, können Sie mit der Aufgabe

Dokumentlayout bearbeiten

das Dokumentlayout öffnen, die Datenfelder und Bedingungsregeln prüfen und bei Bedarf Aktualisierungen vornehmen.

Sie können ein Datenfeld im Textbereich eines Text- oder Tabellenelements einfügen. Datenfelder werden im Panel

„Dynamische Daten“

mit einem Plus-Zeichen angezeigt. Sie können im Bereich das Symbol

Filtern

auswählen, um Beschreibungen und Arten von Datenfeldern anzuzeigen.

Jedes Mal, wenn ein Format für ein Währungs- oder numerisches Datenfeld in einem Bericht hinzugefügt, entfernt oder geändert wird, werden die Datenfelder im Panel

„Dynamische Daten“

im Dokumentlayout aktualisiert. Die Datenfeldinstanzen müssen Sie jedoch aus dem Dokumentlayout selbst entfernen , und fügen Sie sie erneut hinzu, damit die Werte in den gedruckten Dokumenten korrekt angezeigt werden.

So fügen Sie ein Datenfeld ein:

Klicken Sie in den Textbereich eines Text- oder Tabellenelements.
Klicken Sie auf dem Register
Dynamische Daten
im rechten Bereich auf das
Plus
-Zeichen neben dem Datenfeld, das Sie einfügen möchten. Das Datenfeld wird im Element als Text mit einer punktierten Unterstreiche und einem grünen Hintergrund angezeigt.

Um ein Datenfeld zu löschen, wählen Sie es aus und drücken Sie die Taste

Entf

.

So ersetzen Sie alle Instanzen eines Datenfelds durch ein anderes:

Suchen Sie das Datenfeld auf dem Register
„Dynamische Daten“
im rechten Bereich.
Klicken Sie in den möglichen Aktionen neben dem Datenfeld im Bereich
auf Alle ersetzen
.
Suchen Sie das neue Datenfeld, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf das Symbol
Daten ersetzen
.

Wenn Sie dynamische Daten zu einer Tabelle hinzufügen, müssen Sie Multiinstanz-Daten aus verschiedenen Geschäftsobjekten in verschiedenen Zeilen der Tabelle platzieren, um sicherzustellen, dass die wiederholten Datenzeilen beim Generieren des Dokuments korrekt ausgerichtet werden. Wenn das

Pluszeichen

neben einem Datenfeld im Panel

Dynamische Daten

ausgegraut ist, kann das Datenfeld nicht in derselben Tabellenzeile platziert werden. Sie können die möglichen Aktionen neben dem Datenfeld auswählen und dann auf

Datendetails anzeigen

klicken, um Informationen zum zugehörigen Geschäftsobjekt zu erhalten.

Sie können ein Kontrollkästchen in den Textbereich eines Text- oder Tabellenelements einfügen und es einem booleschen Datenfeld (wahr/falsch) zuordnen. Wenn Sie das Dokumentlayout drucken, wird das Kontrollkästchen je nach dem Datenfeld, dem es zugeordnet ist, als aktiviert (wahr) oder deaktiviert (falsch) angezeigt.

So fügen Sie ein Kontrollkästchen ein:

Klicken Sie in den Textbereich eines Text- oder Tabellenelements.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das
Symbol Kontrollkästchen
.
Wählen Sie das Datenfeld für das Kontrollkästchen in der Liste der verfügbaren booleschen Datenfelder aus und klicken Sie auf
Einfügen
.
Geben Sie ein Label für das Kontrollkästchen ein, indem Sie im Textelement einen Text daneben hinzufügen.

Das Kontrollkästchen wird im Layout als aktiviert mit einem grünen Hintergrund angezeigt. Um den Namen des mit dem Kontrollkästchen verknüpften Datenfelds anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und zeigen Sie das Register

Format

rechts an.

Um ein Kontrollkästchen zu löschen, klicken Sie darauf und drücken Sie dann die Taste

Entf

.

Sie können einen Platzhalter für ein Bild einfügen, das mit einem Datenfeld verknüpft ist, z. B. ein Mitarbeiterfoto. Bild-Platzhalter werden im Panel

„Dynamische Daten“

zusammen mit anderen Datenfeldern angezeigt und durch ein Symbol mit einem Quadrat und einem + gekennzeichnet. Während Datenfelder im Textbereich eines Text- oder Tabellenelements platziert werden müssen, sind Bild-Platzhalter in ihrem eigenen Element enthalten und können an einer beliebigen Stelle auf der Seite platziert werden.

So fügen Sie ein dynamisches Bild ein:

Suchen Sie das dynamische Bild auf dem Register
„Dynamische Daten“
im rechten Bereich.
Klicken Sie auf das Symbol
Bild-Platzhalter
(ein Quadrat mit +-Zeichen) neben dem dynamischen Bild, das Sie einfügen möchten.
Bewegen Sie den Cursor über die Obergrenze, Untergrenze oder Seitenlinie eines vorhandenen Elements. Ein blauer Indikator zeigt die Positionen an, an denen Sie die Bild-Platzhalter einfügen können.
Klicken Sie darauf, um den Bildplatzhalter einzufügen. Der Bildplatzhalter wird als leeres Dreieck mit grünem Hintergrund angezeigt.

Um einen Bild-Platzhalter zu löschen, wählen Sie ihn aus und klicken Sie im rechten Bereich auf dem Register

„Format“

auf

Löschen

.

Um einen Bildplatzhalter zu verschieben, wählen Sie ihn aus und klicken Sie im rechten Bereich auf dem Register

„Format“

auf Verschieben

. Bewegen Sie den Cursor an die neue Position und klicken Sie, um den Bildplatzhalter zu platzieren.

Sie können Daten in einer Tabelle, die wiederholte Datenzeilen und numerische oder Währungsdatenfelder enthält, gruppieren und eine Zwischensumme erstellen. Wenn Sie die Tabellenzeile erstellen, fügen Sie das wiederholte Datenfeld, nach dem gruppiert werden soll, in die erste Spalte ein und fügen ein numerisches oder Währungsdatenfeld, nach dem eine Zwischensumme erstellt werden soll, in die letzte Spalte ein. Wählen Sie dann die Tabellenzeile, für die Sie eine Zwischensumme erstellen möchten, und klicken Sie auf den Toggle

„Zwischensumme der wiederholten Zeile“

auf dem Register

„Format“

im rechten Bereich.

Bei einer wiederholten Datenzeile in einer Tabelle, die für Zwischensummen aktiviert ist, wird links neben der Zeile ein Zwischensummenindikator angezeigt. Wenn Sie das Dokumentlayout drucken, wird eine neue Zeile mit einem Zwischensummenwert in der letzten Spalte unter der Gruppe von Datenzeilen in der Tabelle angezeigt.

Unterstützt Workday Folgendes nicht:

Zwischensumme für nicht numerische Datenfelder erstellen.
Zwischensumme nur für einige der Zeilen in einer Tabelle erstellen.
Zwischensummen für Datenfelder verschiedener Währungsarten erstellen.
Gesamtsummen aller numerischen oder Währungsdatenfelder in einer Tabelle.
Datenzeilen in einer Tabelle gruppieren, ohne Zwischensummen zu erstellen.
Datenzeilen in einer Tabelle nach mehr als einem Datenfeld gruppieren.
Ändern der Reihenfolge der Tabellenzeilen innerhalb einer Gruppe von Zeilen mit Zwischensumme.

Wenn Sie eine Tabellenzeile für Zwischensummen aktivieren und dann die Datenfelder in dieser Zeile ändern oder entfernen, müssen Sie sie möglicherweise erneut für Zwischensummen aktivieren.