Konzept: Dynamische Daten in Dokumentlayouts einfügen

Wenn Sie ein Dokumentlayout erstellen, definiert der als Quelle ausgewählte Bericht die im Layout verfügbaren Datenfelder und Bedingung sowie die im generierten Dokument enthaltenen Daten. Wenn Änderungen an den Datenfeldern im Bericht vorgenommen werden, können Sie mit der Aufgabe

Dokumentlayout bearbeiten

das Dokumentlayout öffnen, die Datenfelder und Bedingung prüfen und bei Bedarf Aktualisierungen vornehmen.

Sie können ein Datenfeld im Textbereich eines Text- oder Tabelle einfügen. Datenfelder werden im Panel

„Dynamische Daten“

mit einem Plus-Zeichen angezeigt. Sie können im Bereich das Symbol

Filtern

auswählen, um Beschreibungen und Arten von Datenfeldern anzuzeigen.

Jedes Mal, wenn ein Format für ein Währungs- oder numerisches Datenfeld in einem Bericht hinzugefügt, entfernt oder geändert wird, werden die Datenfelder im Panel

„Dynamische Daten“

im Dokumentlayout aktualisiert. Die Datenfeldinstanzen müssen Sie jedoch aus dem Dokumentlayout selbst entfernen , und fügen Sie sie erneut hinzu, damit die Werte in den gedruckten Dokumenten korrekt angezeigt werden.

So fügen Sie ein Datenfeld ein:

Klicken Sie in den Textbereich eines Text- oder Tabelle .
Klicken Sie auf dem Register
Dynamische Daten
im rechten Bereich auf das
Plus-
Zeichen neben dem Datenfeld, das Sie einfügen möchten. Das Datenfeld wird im Element als Text mit einer punktierten Unterstreiche und einem grünen Hintergrund angezeigt.

Um ein Datenfeld zu Löschen , wählen Sie es aus und drücken Sie die Taste

Entf

.

So ersetzen Sie alle Instanzen eines Datenfelds durch ein anderes:

Suchen Sie das Datenfeld auf dem Register
„Dynamische Daten“
im rechten Bereich.
Klicken Sie in den möglichen Aktionen neben dem Datenfeld im Bereich
auf Alle ersetzen
.
Suchen Sie das neue Datenfeld, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf das Symbol
"Daten ersetzen"
.

Wenn Sie dynamische Daten zu einer Tabelle hinzufügen, müssen Sie Multiinstanzdaten aus verschiedenen Geschäftsobjekten in verschiedenen Zeilen der Tabelle platzieren, um sicherzustellen, dass die wiederholten Datenzeilen korrekt ausgerichtet sind, wenn das Dokument generiert wird. Wenn das

Pluszeichen

neben einem Datenfeld im Panel

Dynamische Daten

ausgegraut ist, kann das Datenfeld nicht in derselben Tabelle platziert werden. Sie können die möglichen Aktionen neben dem Datenfeld auswählen und dann

auf Datendetails anzeigen

klicken, um Informationen zum zugehöriges Geschäftsobjekt zu erhalten.

Sie können ein Kontrollkästchen in den Textbereich eines Text- oder Tabelle einfügen und es einem boolesch Datenfeld (wahr/falsch) zuordnen. Wenn Sie das Dokumentlayout drucken, wird das Kontrollkästchen nach dem Datenfeld, dem es zugeordnet ist, als aktiviert (wahr) oder deaktiviert (falsch) angezeigt.

So fügen Sie ein Kontrollkästchen ein:

Klicken Sie in den Textbereich eines Text- oder Tabelle .
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol
Kontrollkästchen
.
Wählen Sie das Datenfeld für das Kontrollkästchen in der Liste der verfügbaren boolesch Datenfelder aus und klicken Sie auf
Einfügen
.
Geben Sie ein Label für das Kontrollkästchen ein, indem Sie im Textelement einen Text daneben hinzufügen.

Das Kontrollkästchen wird im Layout als aktiviert mit einem grünen Hintergrund angezeigt. Um den Namen des mit dem Kontrollkästchen "" verknüpften Datenfelds anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und zeigen Sie das Register

"Format"

auf der rechten Seite an.

Um ein Kontrollkästchen zu Löschen , klicken Sie darauf und drücken Sie dann die Taste

Entf

.

Sie können einen Platzhalter für ein Bild einfügen , das mit einem Datenfeld verknüpft ist, z. B. einem (Angestellter) Mitarbeiter . Bild-Platzhalter werden im Panel

„Dynamische Daten“

zusammen mit anderen Datenfeldern angezeigt und durch ein Symbol mit einem Quadrat und einem + gekennzeichnet. Während Datenfelder im Textbereich eines Text- oder Tabelle platziert werden müssen, sind Bild-Platzhalter in ihrem eigenen Element enthalten und können an einer beliebigen Stelle auf der Seite platziert werden.

So fügen Sie ein dynamisches Bild ein:

Suchen Sie das dynamische Bild auf dem Register
„Dynamische Daten“
im rechten Bereich.
Klicken Sie auf das Symbol
Bild-Platzhalter
(ein Quadrat mit +-Zeichen) neben dem dynamischen Bild, das Sie einfügen möchten.
Bewegen Sie den Cursor über die Obergrenze, Untergrenze oder Seitenlinie eines vorhandenen Elements. Ein blauer Indikator zeigt die Positionen an, an denen Sie die Bild- Platzhalter () einfügen können.
Klicken Sie hier, um den Bild- Platzhalter einzufügen. Der Platzhalter wird als leer Dreieck mit grünem Hintergrund angezeigt.

Um einen Platzhalter zu Löschen , wählen Sie ihn aus und klicken Sie im rechten Bereich auf dem Register

„Format“

auf Löschen

.

Um einen Platzhalter zu verschieben, wählen Sie ihn aus und klicken Sie im rechten Bereich auf dem Register

Format

auf Verschieben

. Bewegen Sie den Cursor an die neue Standort und klicken Sie, um den Platzhalter () zu platzieren.

Sie können Daten in einer Tabelle , die wiederholte Datenzeilen und numerische oder Währungsdatenfelder enthält, gruppieren und eine Zwischensumme erstellen. Wenn Sie die Tabelle erstellen, fügen Sie das wiederholte Datenfeld, nach dem gruppiert werden soll, in die erste Spalte ein und fügen ein numerisches oder Währungsdatenfeld, nach dem eine Zwischensumme erstellt werden soll, in die letzte Spalte ein. Wählen Sie dann die Tabelle, für die Sie eine Zwischensumme erstellen möchten, und klicken Sie auf den Toggle

„Zwischensumme der wiederholten Zeile“

auf dem Register

„Format

“ im rechten Bereich.

Bei einer wiederholten Datenzeile in einer Tabelle , die für Zwischensummen aktiviert ist, wird links neben der Zeile ein Zwischensummenindikator angezeigt. Wenn Sie das Dokumentlayout drucken, wird in der Tabelle unter der Gruppe von Datenzeilen eine neue Zeile mit einem Zwischensummenwert in der letzten Spalte angezeigt.

Unterstützt Workday Folgendes nicht:

Zwischensumme für nicht numerische Datenfelder erstellen.
Es werden nur Zwischensummen für einige der Zeilen in einer Tabelle erstellt.
Zwischensummen für Datenfelder verschiedener Währungsarten erstellen.
Gesamtsummen aller numerischen oder Währungsdatenfelder in einer Tabelle.
Datenzeilen in einer Tabelle gruppieren, ohne Zwischensummen zu erstellen.
Datenzeilen in einer Tabelle nach mehr als einem Datenfeld gruppieren.
Ändern der Reihenfolge der Tabelle innerhalb einer Gruppe von Zeilen mit Zwischensumme.

Wenn Sie eine Tabelle für Zwischensummen aktivieren und dann die Datenfelder in dieser Zeile Ändern oder entfernen, müssen Sie sie möglicherweise erneut für Zwischensummen aktivieren.