Konzept: Peakon Datenschutz

Peakon wurde unter Berücksichtigung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und des Datenschutzkonzepts „Privacy by Design“ entwickelt und wir freuen uns, unseren Kunden zu erklären, wie wir dies angehen.

In Peakon verarbeitete Daten

In Workday Peakon Employee Voice verarbeitete Daten können in drei Kategorien eingeteilt werden;

Informationen, die von Mitarbeitern bereitgestellt werden.

Von Arbeitgebern auf Peakon hochgeladene Mitarbeiterinformationen.

Informationen, die Peakon sammelt, wenn Mitarbeiter die Plattform nutzen.

Mitarbeiter geben im Rahmen von Umfragen, die sie ausfüllen, Auskunft. Arbeitgeber stellen Informationen über ihre Mitarbeiter bereit, wie etwa Dauer der Betriebszugehörigkeit, Abteilung, Berufsbezeichnung, Standort usw., zusätzlich zu grundlegenden Kontaktinformationen, wie etwa der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, an die die Umfrage gesendet werden soll.

Peakon sammelt automatisch bestimmte Informationen, wenn die Plattform für Systemadministrationszwecke verwendet wird, und um sicherzustellen, dass den Benutzern basierend auf den vom Kontoadministrator festgelegten Zugriffsrechten der richtige Zugriff gewährt wird.

Wie Peakon die Daten verarbeitet

Informationen, die Mitarbeiter in Peakon eingeben, werden mit Informationen anderer Mitarbeiter zusammengefasst und mit Daten aus früheren oder zukünftigen Mitarbeiterantworten und/oder Branchen-Benchmarks verglichen. Diese aggregierten Informationen bieten Managern Einblicke in das Engagementniveau der Mitarbeiter und ihre Einstellung zu ihrem Arbeitsleben. Alle Antworten auf die Umfrage sind völlig optional und Fragen können übersprungen werden. Normalerweise werden identifizierbare Informationen einer Arbeitgeberorganisation nicht zur Verfügung gestellt, es sei denn, die Organisation verfügt über:

Die Datenexport-API wurde aktiviert und konfiguriert. Siehe Konzept: Konfigurieren der Datenexport-API.

Habe eine Identitätsoffenlegung angefordert.

Peakon kann sich auch an Benutzer wenden, um Feedback zur Verbesserung des Produkts zu erhalten und unsere Benutzer über neue Funktionen, Produktversionen oder Serviceangebote zu informieren. Wir nutzen diese Daten auch zur Bearbeitung von Anfragen, Anliegen und Beschwerden.

Datenaufbewahrung

Die Standardaufbewahrungsfrist für Peakon-Daten beträgt 5 Jahre.

Falls eine Organisation die Nutzung von Peakon einstellt, werden die Daten spätestens 6 Monate nach Beendigung des Servicezeitraums gelöscht oder anonymisiert. Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als dies für die Nutzung gemäß unserer vertraglichen Vereinbarung mit dem Kunden oder gemäß unseren gesetzlichen Rechten und Pflichten erforderlich ist.

Die Mindestaufbewahrungsfrist für Daten beträgt 3 Jahre.

Rechte der betroffenen Person

Darüber hinaus unterstützt Workday Kunden bei der Erfüllung der Betroffenenrechte für personenbezogene Daten, die über die Plattform verarbeitet werden:

Workday unterstützt die Rechte der Mitarbeiter, auf personenbezogene Daten auf der Peakon-Plattform zuzugreifen oder diese zu löschen. Der Kunde kann einen Kundenfall eröffnen und dabei die Einzelheiten seiner Anfrage zum Datenzugriff oder zur Datenlöschung angeben.

Workday unterstützt das Recht der Mitarbeiter, ihre Daten über die Benutzeroberfläche, durch die Umfragen und den Umfrage-Reset-Prozess zu aktualisieren.

Mitarbeiter können sich auch von Peakon-E-Mails abmelden, indem sie in der E-Mail auf die Abmeldeoption klicken. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigungen von Peakon erhalten.

Datenhosting und Unterauftragsverarbeiter

Die Peakon-Plattform wird sowohl im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) als auch in den USA gehostet. Dort werden Mitarbeiterdaten und Umfrageantworten gespeichert und verarbeitet. Es werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um eine sichere Speicherung zu gewährleisten. Ihre Peakon-Instanz wird entweder in den USA oder im EWR gehostet. Sie können bei Ihrem Customer Success Manager bestätigen, wo Ihre Peakon-Instanz gehostet wird.

Für einige Peakon-Funktionen ist es möglicherweise erforderlich, dass einige der von uns von Benutzern erfassten Informationen an einen Bestimmungsort außerhalb des EWR und/oder der USA übertragen, verarbeitet oder dort gespeichert werden. Ausführliche Informationen zur Nutzung von Unterauftragsverarbeitern finden Sie in der Workday-Unterauftragsverarbeiterliste. Wir können personenbezogene Daten an diese Unterauftragsverarbeiter übermitteln, um unsere Dienste über die Plattform bereitzustellen.

Datenschutz

Es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vorhanden, um den versehentlichen, unbefugten oder unrechtmäßigen Verlust, die Zerstörung, Veränderung, Offenlegung oder den Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern.

Zu den von Peakon umgesetzten Maßnahmen gehören:

Verschlüsselung personenbezogener Daten.

Backup- und Disaster-Recovery-Vorkehrungen.

Die Fähigkeit, die kontinuierliche Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der IT-Infrastruktur und -Umgebung sicherzustellen.

Regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit solcher Maßnahmen.

Identitätsoffenbarung

Unter bestimmten Umständen erhält ein Kunde möglicherweise Kommentare, die Anlass zur Sorge geben, und hält es möglicherweise für angebracht, die Identität eines Mitarbeiters festzustellen. Beispiel: Ein Mitarbeiter deutet an, dass er die Absicht hat, sich selbst oder anderen Schaden zuzufügen, oder dass er am Arbeitsplatz kriminelles oder betrügerisches Verhalten an den Tag legt.

In diesen Situationen empfiehlt Workday, dass der zuständige Manager den Mitarbeiter über die Kommentarantwortfunktion einbezieht, indem er ihn bittet, an einer weiteren unterstützten Diskussion teilzunehmen, um das im Kommentar angesprochene Problem zu lösen. Wenn Kunden jedoch entscheiden, dass sie den Kommentator identifizieren müssen, um die Situation effektiv untersuchen und bearbeiten zu können, können sie über einen Kundenfall eine Identitätsoffenlegung anfordern.

Um einer solchen Anfrage nachzukommen, benötigt Workday bestimmte Details und Informationen zur Identifizierung des Kommentars, beispielsweise die genaue Kommentar-URL und das Datum der Übermittlung. Sobald die Daten bereitgestellt wurden, ermittelt Workday die Identität der Person, die den Kommentar übermittelt hat, und leitet sie über eine sichere Messaging-Plattform an den benannten Support-Kontakt des Kunden weiter. Die sichere Plattform schützt die identitätsbezogenen Daten durch Verschlüsselung und vernichtet und löscht die Daten nach 10 Tagen automatisch.

Workday steht zur Verfügung, um den Prozess der Identitätsoffenlegung zu erleichtern und wird auf Anweisung des Kunden handeln; die Entscheidung, die Identität des Kommentators preiszugeben, liegt jederzeit beim Kunden.

Kontakt

Wenn Sie Fragen zu diesem Artikel haben, wenden Sie sich bitte an den Workday-Support.