Ajouter des Alertes
Vérifiez que votre profil a accès aux documents et champs de données dont vous souhaitez effectuer le suivi au moyen d'alertes.
La fonctionnalité Alertes vous permet de définir des notifications par e-mail automatique, lancées par les données contenues dans les documents. Vous pouvez configurer des alertes à des fins telles que la gestion des contrats, les révisions et les affectations. Les notifications peuvent être envoyées toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines et vous pouvez les appliquer à tous les documents de l'espace de travail. Vous pouvez choisir quels champs de document, tels que la date d'expiration et le statut de l'évaluation, lancent les alertes. Vous pouvez sélectionner des personnes, des responsables de contrat ou des services comme bénéficiaires. Les utilisateurs ne voient les résultats d'alerte que pour les documents auxquels ils ont accès.
- Cliquez surRechercher.
- Cliquez surAlertes.
- Cliquez surAjouter une alerte.
- Définissez les données de base.
- Saisissez un nom pour la ligne d'objet de l'e-mail et un message pour le corps de l'e-mail.
- Définir la fréquence des notifications.
- (Facultatif) Sélectionnez les dossiers contenant les documents dont vous souhaitez effectuer le suivi en vue de les modifier.Lorsque vous ne sélectionnez pas de dossier, Gestion des contrats et Document Intelligence suit tous les documents et toutes les alertes en cas de modification.
- Cliquez surÉtape suivante : filtrer.
- Définissez les filtres.
- Cliquez surAjouter un filtre.Sélectionnez les critères que vous utilisez dans Gestion des contrats et Document Intelligence à utiliser lors du suivi des modifications de document. Ces critères déterminent quels documents sont inclus dans la notification d'alerte.
- (Facultatif) Cliquez surAjouter une section.Après avoir ajouté une section, vous devez lui ajouter au moins un filtre pour définir la condition associée à ce groupe.
- Cliquez surÉtape suivante : Destinataires.
- Sélectionnez les utilisateurs devant recevoir l'alerte.Vous pouvez sélectionner des personnes, des détenteurs de contrat ou des services. Vous pouvez également exclure des utilisateurs ou autoriser les destinataires à modifier l'alerte.
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3 min 31 s