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Documentation
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Dernière mise à jour : 2026-04-03
Vendredi, 3 avril

Vendredi, 3 avril

Routage du workflow

Cette version inclut Workflow Routing, un moteur de routage intelligent qui aide les utilisateurs à identifier et accéder aux formulaires de saisie des contrats appropriés via l'interface Ask AI .
Avantages pour l'entreprise
Workflow Routing permet aux utilisateurs finaux d'identifier rapidement le formulaire de saisie pertinent en utilisant l'IA pour les guider dans une conversation simple étape par étape. Cela permet de supprimer les approximations pour votre équipe et d'éviter ainsi la boucle de re classe et au cours de laquelle les demandes sont rejetées et redémarrées semaines plus tard, car le mauvais formulaire a été choisi.
Modifications
Onglet Automatisation
 : nous ajoutons un nouveau sous-onglet
Table de routage
 dans l'onglet
Automatisation
 afin que les utilisateurs disposant du rôle
Générateur de workflows: Gérer
 puissent définir des règles de routage.
Ask AI
  • L'interface Ask AI comprend désormais une option
    de routage du Workflow
     pour lancer des demandes guidées.
  • Ask AI génère jusqu'à 5 questions initiales dérivées des instructions de la
    table de routage
     pour démarrer le processus de découverte.
  • Une fois identifié, Ask AI affiche le nom du workflow sous forme de lien cliquable qui redirige l'utilisateur directement vers le formulaire de saisie avec le workflow présélectionné.
Remarque : le moteur de routage utilise des listes
de contrôle d'accès aux Workflow
 pour garantir aux utilisateurs que les workflows auxquels ils sont autorisés à accéder.
Que dois-je faire ?
Configuration du routage
Prérequis
L'utilisateur doit avoir le rôle
Générateur de workflows: Gérer
 .
Étapes
  1. Accédez au sous-onglet
    Table de routage
     dans l'onglet
    Automatisation
     .
  2. Cliquez sur
    Créer un nouveau routage
     et sélectionnez un workflow publié dans le champ
    Nom du routage
     .
  3. Saisissez
    des instructions de routage
     détaillées pour aider l'IA à distinguer ce workflow des autres. Utilisez le langage naturel pour définir à quel moment un utilisateur doit utiliser ce routage (exemple : "Utiliser ce routage lorsqu'un utilisateur souhaite demander une mise à niveau du matériel informatique").
  4. Accédez au sous-onglet
    Routage général
     pour configurer un message de bienvenue Instructions
    de routage général
     ou une
    réponse de repli
     pour lorsque Ask AI ne trouve pas de correspondance.
  5. Activez la bascule
    Activer le routage pour tous les utilisateurs pour
     lancer la fonctionnalité Routage du Workflow dans l'interface Ask AI pour tous les utilisateurs finaux.
Sélection du Workflow (utilisateurs finaux)
Prérequis
  • Ask AI doit être activé pour votre espace de travail.
  • Les utilisateurs finaux doivent avoir le rôle
    Accès aux billets
     .
  • La bascule
    "Activer le routage pour tous les utilisateurs"
     doit être activée pour au moins un routage de workflow.
Étapes
  1. Accédez à
    Ask AI
     et sélectionnez l'option
    Routage du Workflow
     pour lancer la demande et la router vers le workflow approprié.
  2. Ask AI génère et affiche ensuite de manière dynamique jusqu'à 5 questions initiales pour faciliter le processus de sélection. Remarque : ces questions proviennent directement des instructions définies dans la
    table de routage
     .
  3. Au fur et à mesure que l'utilisateur final interagit, Ask AI pose des questions de suivi ciblées en fonction des réponses précédentes afin d'affiner le workflow.
  4. Une fois le bon workflow identifié, Ask AI présente le nom du workflow sous la forme d'un lien cliquable qui redirige directement l'utilisateur final vers le formulaire de saisie.
Que se passe-t-il si je ne fait rien ?
Si vous ne configurez pas la
table de routage
 , les utilisateurs continueront de sélectionner manuellement des formulaires d'affectation dans la bibliothèque sans recommandations guidées par l'IA, et Ask AI ne fournira pas de suggestions de workflow.

Connecteur Microsoft Word pour Workday Contract Lifecycle Management

Description Le connecteur Microsoft Word permet aux utilisateurs de lancer des documents de contrat depuis Workday Contract Lifecycle Management (CLM) directement dans leur application de bureau Microsoft Word en local pour la modification, et de synchroniser les mises à jour avec la plateforme CLM.
Avantages pour l'entreprise
  • Gain de temps
     : élimine les étapes manuelles de téléchargement, d'enregistrement et de nouveau téléchargement des documents, ce qui permet d'accélérer les cycles de contrat et d'améliorer l'efficacité.
  • Collaboration
     : permet à plusieurs utilisateurs de lancer et de modifier des documents simultanément, ce qui permet de prendre en charge les commentaires et les discussions entre la version bureau et la plateforme.
Modifications
Dans le lecteur de document, nous avons renommé le bouton
Modifier en ligne
 en
Modifier avec Microsoft
 et incluons une nouvelle option
Microsoft Word pour ordinateur de bureau
 qui permet aux utilisateurs d'ouvrir des documents dans la version bureau de Microsoft Word.
Avec le nouveau connecteur, nous offrons
des fonctionnalités de synchronisation
 telles que :
  • synchronisation automatiquement le contenu des documents, notamment les icônes, les tableaux et les images.
  • Prise en charge de la mise en évidence du texte en mode natif dans l'application de bureau
  • Suivi des modifications et le journal d'activité dans CLM qui capturent les modifications apportées lors des sessions sur ordinateur.
Sécurité et autorisations
 :
  • L'intégration hérite de la Visibilité et des Autorisations du Workflow de la plateforme CLM.
  • Les utilisateurs doivent disposer des autorisations Modifier dans le workflow pour pouvoir accéder à la fonctionnalité
    Modifier avec Microsoft
     .
  • Pour activer l'intégration, le connecteur demande les autorisations suivantes :
    Type
    Autorisation/périmètre
    Objet / remarque
    Délégataire
    User.Read
    Connexion et identité de l'utilisateur
    Délégataire
    FileStorageContainer.Selected
    Conteneur SharePoint sélectionné par l'utilisateur
    Application
    FileStorageContainer.Selected
    Accès au niveau application au conteneur sélectionné
Éléments à prendre en compte
 :
  • Formats de fichier
     : l'intégration prend en charge les formats .doc et .docx. Bien que les documents PDF ne soient pas directement pris en charge pour la modification, vous pouvez les convertir dans Gestion des contrats et Document Intelligence avant de les ouvrir dans l'application de bureau Word.
  • Synchronisation
     : les modifications de document peuvent entraîner un report de 0 à 5 minutes.
  • Les documents modifiés dans l'application de bureau n'apparaissent pas dans la liste
    Modifié récemment
     de
    Microsoft Word
     . Les utilisateurs doivent revenir à Workday CLM pour rouvrir le fichier.
Que dois-je faire ?
Les administrateurs doivent définir le connecteur Microsoft Word. Suivez les étapes décrites dans Définir le connecteur Microsoft Word pour la gestion du cycle de vie des contrats
Que se passe-t-il si je ne fait rien ?
Si vous ne configurez pas l'intégration, les utilisateurs doivent continuer à télécharger manuellement des documents depuis Workday CLM, les modifier localement et charger manuellement les versions rectifiées vers la plateforme.