Añadir Alertas
Asegúrese de que su perfil tenga acceso a los documentos y campos de datos de los que desea realizar un seguimiento con alertas.
La función de Alertas permite configurar notificaciones por correo electrónico automatizadas, iniciadas por los datos dentro de los documentos. Puede configurar alertas para fines tales como gestión de contratos, asignaciones y revisiones. Las notificaciones se pueden enviar cada hora, día o semana, y se pueden aplicar a todos los documentos del área de trabajo. Usted selecciona los campos del documento, como la fecha de vencimiento y el estado de revisión, para iniciar las alertas. Puede seleccionar individuos, responsables de contratos o departamentos como destinatarios. Los usuarios ven los resultados de las alertas únicamente de los documentos a los que tienen acceso.
- Haga clicen Buscar.
- Haga clicen Alertas.
- Haga clicen Añadir alerta.
- Configure los detalles básicos.
- Ingrese un nombre para el asunto del correo electrónico y un mensaje para el cuerpo del correo electrónico.
- Establezca la frecuencia de las notificaciones.
- (Opcional) Seleccione las carpetas que contienen los documentos en los que desea realizar un seguimiento de cambios.Cuando no selecciona una carpeta, Gestión de contratos y documentos inteligentes realiza un seguimiento de todos los documentos y alerta sobre cambios.
- Haga clic enSiguiente paso: filtros.
- Establezca los filtros.
- Haga clicen Añadir un filtro.Seleccione los criterios que utilizará la Gestión de contratos y la inteligencia de documentos al realizar el seguimiento de los cambios en los documentos. Estos criterios determinan qué documentos se incluyen en la notificación de alerta.
- (Opcional) Haga clic enAñadir una sección.Después de añadir una sección, debe añadir al menos un filtro para definir la condición para ese grupo.
- Haga clicen Siguiente paso: destinatarios.
- Seleccione los usuarios que recibirán la alerta.Puede seleccionar personas, responsables de contratos o departamentos. Opcionalmente, también puede excluir usuarios o permitir que los destinatarios editen la alerta.
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