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上次更新時間 ：2023-06-23
建立招生事件

建立招生事件

  • 招募活動已核准。
  • 建立您要以活動邀請、報名確認或跟進通訊形式傳送的參與項目。
  • 安全性︰在「招生」功能區中，配置
    • 「招生事件」
       業務流程和安全原則
    • 「管理」網域︰「招生事件通訊時間表」
       網域。
建立招生活動的事件。識別日期、事件類型、擁有者、活動和其他詳細資料。您可以將事件配置為傳送參與項目，包括︰
  • 邀請函
  • 註冊確認
  • 事件後跟進通訊
若要改為複制已核准的事件，請從相關動作功能表中選取
招生事件
複製
。Workday 會復制日期、時間和通訊以外的所有項目。
「招生事件行事歷」
(限由
Manage: Recruiting Event Calendar
 網域存取)提供另一種無需通訊即可快速建立事件的方式。
  1. 存取
    「建立招生事件」
     任務。
  2. 執行此任務時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    名稱
    開始日期與時間的名稱不可重複。
    開始日期/結束日期
    事件日期必須在活動的日期範圍內。
    時區
    事件的時區。
    類型
    請選取 Workday 定義的值。
    私人事件
    若要避免在外部或內部行事歷上顯示招募事件，請選取此核取方塊。
    如果您使用 Web 服務下載事件，則可以識別要供外部人員檢視的事件。
    Campaign
    您可以為學術單位選取已核准的活動。
    與活動招募週期相關聯的學術單位決定了您可在招募事件中使用哪些參與項目。您可以將項目用於招募週期學術單位或下層學術單位。
  3. 輸入
    「地點」與「聯絡
     資訊」時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    擁有者
    提示會顯示所有作用中的入學顧問。您也可以依擁有者尋找招募事件。
    總召
    舉辦活動的地點。
    總召聯絡人
    列出在
    託管者
     欄位中選取的教育機構或外部協會的代表。
    出勤限額
    可出席活動的人數上限 (包括賓客)。(您可以在為事件登記潛在候選人時，輸入潛在候選人的賓客人數。)
    地點
    如果您想在校園指派原則生效期間選取一個校園，您可以從符合該原則的校園地點中選取。否則，您可以選取可用於「校園」的任何地點。
    入學顧問透過行動裝置檢閱事件時，可檢視教育機構所屬的街道 (非郵寄地址)。
    若要在同一位置開啟 Worklet，其中包含先前事件的出勤和成本資訊，請按一下標題列中的
    檢視相關資訊
     圖示。
  4. (選用) 輸入
    預算
     資訊時，請參考以下說明︰
    欄位
    說明
    Budget
    如果您使用 Workday 費用或採購，錄取顧問在提交費用報告時可以選取事件名稱做為 Worktag。然後，您可以在檢視事件時比較預算成本和實際成本。
    貨幣
    貨幣是使用者喜好設定中的預設值。
  5. (選用) 在
    邀請條件
     分頁上，選取學生潛在候選人必須符合的條件，才能收到活動邀請。
    輸入條件時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    招募學術單位
    請選取與招募週期的活動相關聯的學術單位，或選取下層學術單位。
    招募學術層級
    提示包含為招募學生而配置的所選學術單位的層級。
    適用資格規則
    選取規則，讓收件者符合特定條件。請先使用
    「建立適用資格規則」
     任務建立規則，然後再使用規則來縮小收件者範圍。
  6. 在
    「通訊」
     分頁上，選取為與活動相關聯的學術單位和下層學術單位所定義的參與項目。項目的種類決定了其在參與項目提示中的可用性。
    選項 說明
    傳送的電子郵件地址 - 優先順序
    如果收件者沒有第一個類型的電子郵件，Workday 會向招募事件中的下一個類型傳送電子郵件。
    若要使用
    「機構」
     電子郵件類型，
    活動
     的學術單位不可為︰
    • 高於機構。
    • 下層學術單位不屬於機構。
    邀請項目
    在
    開始日期
     和
    結束日期之間傳送給潛在候選人的邀請。
    Workday 會將項目傳送給所有符合
    「邀請條件」
     分頁條件的潛在候選人，除非他們的參與偏好設定為「選擇退出」。
    註冊確認詳細資料
    無論潛在候選人是否有「選擇退出」的參與偏好，Workday 都會將此項目傳送給報名此事件的潛在候選人。
    事件後跟進詳細資料
    Workday 會將這些跟進項目傳送給大量潛在候選人，包括標示為︰
    • 已邀請
    • 已註冊
    • 已出席
    • 無人參與
    例如，若要在事件 5 天后傳送跟進電子郵件，請輸入︰
    晚於 傳送
     ︰5
    日期區間︰
     天
  7. 在
    「員工」
     分頁上，選取參與該事件的其他錄取顧問、員工或潛在候選人。
    Workday 會顯示員工的主要公開電話號碼和電子郵件地址。
  8. 如果您稍後需要輸入地點、日期、時間或時區，請按一下
    儲存備用
    。
    若要變更已核准事件的此資訊，必須重新排程。
Workday︰
  • 透過
    「尋找招生事件」
     報告和
    「招生事件行事歷」
     報告，將該事件設為可用。
  • 依據您的業務流程將事件送交審核。核准後，即︰
    • 如果您已將
      「招生事件」
       業務流程配置為待核准，則通知事件擁有者和員工已被指派參與該事件。
    • 依據您的指示傳送邀請給學生潛在候選人，並更新潛在學生基本資料上的「記錄基本資料」群組。
    • 顯示與事件相關的
      受邀
      、
      已註冊
      、
      預期出席
       (包括已註冊的潛在候選人和賓客)、
      已出席
      和
      交談
       的可探查計數。
    • 顯示「可探查的
      「總成本」
       欄位，用於追踪使用事件 Worktag 輸入的費用。
在
「邀請條件」
 分頁中輸入以下值，即可向處於詢問者階段的潛在候選人傳送邀請，且符合以下條件︰
  • 居住在美國西南部地區
    且
  • 具有「Lacrosse - F」或「Lacrosse - M」的學生標記。
欄位
值
學生潛在候選人階段
詢問者
學生標記
長曲棍球 - F
長曲棍球 - M
招募區域
西南部區域
設定時間表，或使用用戶範圍的時間表來傳達事件。從招募事件的相關動作中選取
「啟動/排程事件通訊」
。
  • 如果您選取
    「立即執行」
    ，Workday 會立即評估招募事件。Workday 會在下次執行用戶排程時重新評估。
  • 如果您選取「
    按天重複執行」
    ，Workday 會依據您定義的排程來評估事件。
使用個別排程時，系統會將該招募事件從全用戶的排程中排除。定義個人時間表也可讓您更靈活地進行有針對性的事件通訊，以符合學生目標受眾。
登記該事件的潛在候選人。
錄取顧問可透過行動裝置或桌面應用程式檢視其事件的詳細資料。他們可以查看受邀者並簽到潛在候選人。顯示所有招募事件的事件行事歷可供行動裝置和電腦使用。