設定注意事項︰學術行事歷

內容

學術行事歷為您的 Workday Student 系統提供了時間架構。基本結構包含學術期間類型，例如秋季、春季和休會期間。您可以使用此結構來建立建立行事歷的學年和學期間。

範例︰

學術行事歷︰ 學期行事歷
。

學年︰2019
- 2020 學期年度
。

學期間︰2019 年秋季學期
和 2020 年春季學期
。

行事歷原則可讓您以生效日期為基準，將以下組成要素指派給學術單位和層級，或指派給就讀學程 (POS)。

學術行事歷

開始學年

典型出勤模式

單位類型，用於追踪學生的學分和獎助學金，例如學期單位或出勤時數。

學生 POS 所適用的行事歷原則會驅動該學生所有特定日期的流程和交易。

商業效益

Workday Student 中的學術行事歷可讓您︰

維護正確的學生記錄和獎助學金資料。

有效管理特定日期的流程和任務。

產生更精細的學生資料報告。

行事歷原則可讓您靈活地︰

支援一個機構的多個學術行事歷。

隨時間變更學術行事歷。

定義獨特的行事歷，滿足特定學術單位層級組合或 POS 的需求。

允許學生跨學術行事歷變更 POS。

讓學生在學術行事歷中擁有多筆學術記錄。

符合您獨特的機構需求，同時保護資料完整性。

若要使用 Workday Student，請至少設定 1 個學術行事歷和行事歷原則。

使用個案

機構中的大多數流程都使用學術行事歷。範例包括︰

自動在學生的學術計畫中建立所需的年度和期間。

按學術期間追踪學生統計資料 (例如獲得的學分或 GPA) 和學業進度。

設定和管理流程，例如報名時段、評分時段或授予日期。

確保學生在正確的時間報名到正確的課程區段。

按學術期間追踪獎助學金資料，以便正確處理獎助學金。

設定獎助學金的支付時間表和獎勵方案。

需要考慮的問題

主旨	問題	注意事項
學術結構	貴機構的學術架構為何？您的學術結構是否支援依學術單位或 POS 分開行事歷？	學術結構中學術單位的階層決定了行事歷原則的繼承。如果任何下層學術單位或 POS 需要不同的原則，您可以直接為其指派不同的行事歷原則，覆寫繼承。若要維護單一行事歷並還原繼承，您可以重新繼承上層學術單位的行事歷原則。請參閱「範例︰從上層學術單位還原行事歷原則繼承」。
學術期間類型	您的機構有哪些學術期間類型？哪些期間類型與特定行事歷相關聯？期間類型的出現順序為何？獎助學金夏季學期有哪些期間？	您可以在多個行事歷中使用學術期間類型。Workday 會使用期間類型和處理中的學術行事歷。學術期間類型一旦使用中，便無法刪除。您可以重新命名這些行事歷，變更會套用到使用這些行事歷的所有學術行事歷。一旦您指定了學術行事歷中的期間類型順序，Workday 會為該行事歷中的所有學年保留該順序。您可以為每個學術行事歷和節點 (學術單位層級組合或 POS) 定義學術期間類型的日期規則。為確保獎助學金處理的準確性，您可以在聯邦獎助學金中指定屬於夏季的學術期間類型。
學年	學年的開始日期和期間為何？學年的結束日期和期間為何？	在 Workday 中配置學術行事歷時，請準備好此資訊，節省時間和精力。
學期	您所在機構的學術期間為何？您在標準學期內使用了哪些較小的階段作業 (模組)？是否有任何階段作業 (模組) 在標準期間開始並在不同的標準期間結束？您的學程是否有需要處理的非定期獎助學金？每個學術期間有多少週的教學？	標準期間代表報告時段，且不能重疊。非標準期間 (模組) 可以跨越多個標準期間，前提是您已啟用「指定標準學術期間跨度」。請務必仔細考慮跨學術期間的決定，因為此動作是全用戶範圍的動作，且無法復原。您可以在現有學術行事歷的每年新增非標準學術期間，包括過去的年度。您可以配置學術期間的非標準期間類型，以建立非標準學術期間記錄。當學生註冊的課程區段與非標準期間相關聯時，Workday 會在其學術統計數字中將其顯示為不同的期間記錄。您可以根據標準期間的開始或結束日期，產生標準和非標準期間的報告。範例︰有關秋季學期開課的課程區段的報告可包含在期間內開始但在不同期間結束的課程區段。秋季學期已評分課程的報告可包含在期間內結束但在其他期間開始的課程區段。您可以為就讀於非標準學術期間提供的模組或課程的學生處理獎助學金。 Workday 會使用學術期間的總教學週數 (WOI) 來計算獎助學金。Workday 會從 WOI 總數中排除假日和 7 天 (含) 以上的排定休息時間，包括相鄰的周末休息日。
學期和非學期課程時段	您是否同時設有學期和非學期的課程時段？貴校是否開課的非學期課程區段，開始於某個標準期間，結束於不同的標準期間？	您的課程區段可以︰開始和結束都不是學術期間，而是落在一個固定的期間。跨標準學術期間連結至非標準期間的課程區段會匯總至其開始的標準期間。若要開課跨標準期間的課程，請執行「指定標準學術期間跨度」任務。如果您尚未啟用跨越，Workday 會顯示驗證警告，指出課程區段在標準學術期間內開始和結束。如果您已啟用跨越功能，Workday 不會將課程時段限制在一個「學年」或任何其他時間範圍內。學術期間跨度對獎助學金和學生財務的影響範圍很廣，因此請全面討論決定。
多個學術行事歷	您的機構是否使用多個學術行事歷？有多少方案需要唯一的行事歷？	行事歷原則可讓您的機構擁有多個學術行事歷。您可以為學術單位和層級或 POS 設定唯一的行事歷原則。為保護資料完整性，請盡量減少您機構的學術行事歷。只有在您需要變更結構時，才建立新的學術行事歷。範例︰不同的學術期間類型變更學術期間類型的順序變更哪些期間類型為標準期間類型。日期驅動的小變更 (例如變更學年開始日期) 不需要新的學術行事歷。
學生就讀學程交易	學生的 POS 可否使用不同的學術行事歷？	一個學生可以有多個使用不同學術行事歷的 POS。主要 POS 使用的行事歷可控制學術期間記錄和獎助學金期間記錄。在以下情況下，學生的學術記錄可以有多個學術行事歷︰他們會在所有行事歷中變更主要銷售點。其 POS 的行事歷政策發生變更。為適應此變更，Workday 會根據新行事歷更新學術計畫，以顯示學年和學期間。
學術行事歷變更	您可以隨時變更學術行事歷嗎？	行事歷原則可讓您變更學術行事歷，而不會影響任何交易資料。政策變更只能在學年開始時進行，且不能有間隔或重疊。當學年中存在學生交易 (例如申請或撥款) 時，內建驗證功能會限制變更行事歷原則。在某些情況下，您可以變更一般出勤模式或單位類型。若要在繼承最早原則的節點上配置早於最早原則的行事歷原則，請建立相同生效日期的原則副本。然後，您可以提早進行預期的變更。
生效日期	生效日期對學術行事歷的重要性為何？行事歷的日期應往回推多久？	行事歷原則的生效日期可讓您變更學術行事歷並追踪一段時間的變更。 Workday 會自動將生效日期套用至行事歷原則，以確保僅在學年開始時進行變更。請確認您的行事歷政策可追溯至最早報名的作用中學生。
假日行事歷	您是否要在學術行事歷中包含假日行事歷或非教學日 (例如春假)？	若要為學術行事歷指定假日和非教學日，請在「建立假日行事歷」任務中建立假日行事歷。
期間活動薪資	您是否會使用任何學術期間，根據正職員工在該期間所進行的活動給付給付？	對於用於期間活動薪資的學術期間，請在「維護學術期間用途」任務中將「活動薪資」用途類型指定為「活動薪資」。請考慮是否需要與 Workday Student 中學術活動所用期間不同的學術期間。如果您已處理期間活動薪資，就無法變更學術期間。

建議

請規劃您的學術行事歷結構，包括學術期間類型、學年和學術期間，讓設定更輕鬆。

請確定您的學術期間涵蓋整個獎助學金資助年度。範例︰如果 2023-2024 資助年度涵蓋 2023-07-01 至 2024-06-30，請配置涵蓋此期間的學術期間 (2023 年夏季學期、2023 年秋季學期、2023 年冬季學期、2024 年春季學期和 2024 年夏季學期)日期範圍。

對於具有多個學術行事歷的複雜配置，請規劃您的學術結構和每個節點所需的學術行事歷。

覆寫行事歷原則的繼承時請務必謹慎，以免意外變更下層節點。

在關聯任何交易資料 (例如申請、課程區段和撥款) 之前，請確保行事歷原則正確無誤。

要求

學術行事歷會取代舊版 Workday Student 實作中使用的學年和學期間。對於任何此類沒有行事歷的學年和期間，您必須在設定期間執行「

將年度指派給學術行事歷」

任務。

如果您想在 Workday Student 中使用相同的期間，請對 Workday Human Capital Management (HCM) 中建立的學術期間執行此任務。

限制

無影響。

用戶設定

無影響。

安全性

網域	注意事項
設定︰「學術基礎」功能區中的「學術行事歷」。	可讓您設定學術行事歷和行事歷原則。
系統功能區中的「設定︰行事歷」。	可讓您建立假日行事歷。
「學術基礎」功能區中的「管理︰學術行事歷更新」。	可讓您更新學術行事歷，包括現有學術期間的日期。
設定︰「學生記錄」功能區中的「課程區段行事歷選項」。	可讓您指定學術期間跨度。
位於「Financial Aid (Financial Aid) 功能區」中的「Set Up: Financial Aid Foundation」。	可讓您將聯邦獎助學金的學術期間類型指定為夏季。
設定︰「學術輔導」功能區中的「一般出勤模式」。	可讓您建立、編輯及檢視典型出勤模式。

業務流程

無影響。

使用於報告

報告	注意事項
檢視學術行事歷	可讓您檢閱學術行事歷的詳細資料。
檢視學術期間	可讓您檢視不屬於學術行事歷的所有學術期間。
檢視學術期間類型	可讓您檢視所有使用中的學術期間類型。
檢視學年	可讓您檢閱學年的詳細資料。
檢視非教學日	可讓您檢視一學年中非教學日的事件和日期。

Workday 提供以下報告資料來源，供您用來建立自訂報告︰

學年度行事曆

學術日期範圍

學期

學年

整合

無影響。

連結和觸點

功能	注意事項
學術輔導	學術行事歷與一般出勤模式之間的互動，會控制學生學術計畫中顯示的年份和期間。學生基本資料上的「學業進度」報告會使用在行事歷原則中配置的預設單位類型。
入學	將學術期間用於以下項目︰學生申請人的預計入學日期。應用程式分組可配置的線上應用程式如果您使用「編輯學術期間日期」任務更新日期，Workday 會自動更新以下項目的日期︰學生申請學生申請評估資訊招生資料
獎助學金	學術行事歷政策會影響多個獎助學金流程，例如︰獎助學金出勤計畫支付時間表獎助學金方案由於影響較大，Workday 建議您在討論行事歷設計時，邀請獎助學金辦公室的相關人員參與。
學生核心業務	將學術期間用於以下項目︰運動團隊指派學生居民身分資料如果您使用「編輯學術期間日期」任務更新學術期間日期，Workday 也會自動更新這些日期。
學生財務	學術行事歷政策會影響學生財務中的多個流程，例如︰費用計算學生繳費計畫到期日配置由於影響較大，Workday 建議您在討論行事歷設計時，請包括財務和總務辦公室的利害關係人。
招生	將學術日期範圍和學術期間用於以下事件︰招生活動招生週期招生事件
學生記錄	學術行事歷會影響許多領域，例如︰學生的學術期間記錄課程報名就讀學程變更。由於影響較大，Workday 建議您讓註冊商辦公室的相關人員參與行事歷設計的討論。
Workday HCM	將學術期間指定為活動薪資時，即可將學術期間用於期間活動薪資。

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