設定注意事項︰多家機構
當您為具有多個機構的用戶規劃配置時，可參考此主題來做決定。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
當您在單一用戶上設定時，即可跨多個機構啟用協同作業和資源共用。
機構可以是學院、大學或其他高等教育機構。機構不是單一學院或大學內的校園、學術層級或其他特徵。
商業福利
當您在同一個用戶中經營多個具有不同使命和群體的機構時，您可以︰
- 共用資源範例︰同時在超過 1 個機構工作的員工。
- 標準化各機構的處理和安全措施。
- 為就讀多個機構的學生打造一致的體驗。
- 輕鬆產生全系統的統計數字和報告。
使用個案
- 以單一組織或品牌的身分使用多個機構
- 具有多個機構的全州系統，例如董事會系統內的社區大學。
- 完全不同的機構之間達成的財團協議，可讓其協同作業和共用資源。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
貴系統的學術結構為何？ | 您可以在 Workday 中設定係統和機構。請參閱︰ 概念︰學術結構。 「系統」是優於所有機構的學術單位。範例︰財團、總括組織、品牌識別或管理委員會。 您可以將現有的學術單位指定為機構。當您將學術單位指定為機構時，部分功能會變更。範例︰學術單位可以共用獎助學金獎勵項目，而機構則需要有自己的獎助學金獎勵項目集。 機構可匯總至︰
您的機構可以有 1 或多個學術學分。這些學術單位可以是學院、系、系或學校內的其他組織。 |
您的系統對個別機構的控製程度如何？ | Workday 中的某些配置屬於用戶層級，而另一些則屬於機構層級。您可以使用機構層級配置 (例如政策和學術行事歷)，在機構之間啟用差異性和獨立性。包括︰
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您的機構間資料共用和分離有哪些相關法規要求？ | 具有多個機構的系統需要遵守資料共用法規，例如 FERPA 要求。在 Workday 中使用角色型安全性有助於確保法規遵循。您需要遵循的法規和系統原則會影響您配置用戶的方式。範例︰獎助學金組合策略，以及相互競爭的機構的錄取條件。 |
正職員工需要哪些安全權限？ | 您可以控制教職員工在其所屬機構和其他機構內的存取層級。您可以授予以下權限︰
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建議
為提高效率，我們建議您在設定用戶時採用系統優先的方式。透過先決定共用配置，為個別機構設定配置時，可節省時間。
範例︰您的系統定義了設定配置，而機構則透過適當的自訂設定來實作這些配置。
範例︰在系統層級建立業務流程，以供複製。機構配置自己的業務流程時，只需更新缺少的配置，即可從頭開始建立業務流程。
要求
您的用戶必須包含系統目前使用的 Workday 產品，例如 Workday Human Capital Management 和 Financial Management。
您的用戶還需要符合以下條件的機構︰
- 隸屬於同一個總括組織。
- 您已在 Workday 中配置為不同的公司。
- 根據 FERPA 法規的要求，遵守嚴格的安全限制。
- 有不同的聯邦學校代碼。範例︰OPEID 和分行代碼。
- 按機構授予的聯邦獎助學金。
此外，用戶中的每個機構都需要︰
- 為政府定義的獨立法人實體。
- 在機構層級完成獨立的聯邦和州報告。
- 為學生提供他們就讀的每個機構的帳戶。
- 學生必須先被錄取，才能報名該機構的課程。
- 防止其他機構的註冊服務商檢視在您機構完成的課程作業。
- 依各機構授予學位。
實作前，您還需要找出就讀過 1 個以上機構的學生，並規劃如何在 1 人的記錄下匯總這些記錄。這包括以下學生︰
- 作用中或非作用中的人員員工記錄也應計入人員記錄之下。
- 有歷史學術記錄。這些記錄屬於學生歷史記錄。
限制
具有多個機構的用戶無法當做單一學校運作。您可以將系統內的多個機構配置為在不同時間點進行互動，但這些機構無法像單一機構一樣運作。範例︰如果您將每個機構配置為，董事會內各機構的學生可以在此系統內的其他機構上課︰
- 可在多個機構進行招生、錄取和錄取。
- 協助學生起始轉學分，以便在其所屬機構接收學分。
用戶設定
從學術單位的相關動作功能表，存取「
編輯學術單位的指定機構」
任務，為您的用戶建立機構。當您的用戶包含多個機構時，Workday 會將其視為多機構用戶。安全性
請在「學術基金會」功能區中配置
「設定︰指定機構」
網域和安全原則，讓適當的使用者能夠將學術單位指定為機構。在具有多個機構的用戶中配置安全群組時，我們建議您︰
- 設定具有受限制角色的安全群組，讓您能夠配置使用者的存取權限，並保護您的機構免遭未經授權的存取。範例︰註冊主任、總務長和獎助學金主任。
- 將有限數量的正職員工指派給未受限制的角色。這些安全群組具有系統層級的存取權。範例︰安全性管理者、業務流程管理者和計算管理者。
業務流程
您可以將業務流程配置為跨所有機構或在機構層級共用配置。機構特定業務流程可能需要其他安全性配置。
部分業務流程必須為機構特定流程。範例︰獎助學金業務流程在各機構之間必須是獨立的。
報告
您可以使用
「尋找學術單位層級配置」
報告來檢視用戶中的所有學術單位，包括指定為機構的學術單位。您可以在建立系統的學術結構時參照此報告。建立報告時，請考慮將跨多個機構的資料合併為 1 份報告，以支援強大一致的報告。
整合
建立整合時，請考慮︰
- 您何時可在機構或系統層級上共用資訊。範例︰稅務報告和資料倉庫。
- 哪些整合可跨機構標準化及合併。
- 您可以在系統中合併或保留哪些現有的第三方服務。範例︰線上付款處理方。
- 為用戶中的每個機構建立個別的獎助學金整合。
連結和觸點
通用 ID | 通用 ID 可讓您為學生、正職員工和目前就讀於貴機構的正職員工建立相同的 ID。通用 ID 也可協助您管理在不同機構擔任多重角色的個人。 |
獎助學金 | 依機構配置及保護需要申請貸款的資助項目。範例︰PLUS 貸款和替代貸款。 為特定學術單位配置這些獎勵項目可能會導致不可預期的結果。 如果您希望使用者能夠將學生的獎助學金打包，請為其指派角色，至少要有學生資助的 「檢視」 存取權。 |
通用 ID 可讓您為學生、正職員工和目前就讀於貴機構的正職員工建立相同的 ID。通用 ID 也可協助您管理在不同機構擔任多重角色的個人。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。