設定注意事項︰Workday Strategic Sourcing

本主題內容可為您規劃配置和使用 Workday Strategic Sourcing (WSS) 時提供參考。主要內容包括︰

設定工時確認的原因

如何搭配 Workday 的其他功能使用

後續影響以及跨產品交互作用

安全要求事項與業務流程配置

實作前應考量的問題和限制

請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

WSS 是一個平台，可簡化您從尋購到合約的流程。您可以建立和管理︰

專案

尋購事件

合約

供應商

商業效益

檢視和報告進行中和已完成的尋購專案。

適用於尋購團隊及其業務相關人員的標準化流程。

讓利害關係人隨時了解專案狀態和進度。

快速比較供應商價格，並通知供應商您是否與他們達成交易。

直接在 WSS 內管理供應商溝通和協商。

在集中的儲存庫中整理合約義務，包括續約。

掌控整個尋購流程的核准流程。

在 1 個位置推動供應商到職、資訊收集與核准。

使用報告和供應商名錄，在單一檢視中檢視供應商的所有活動。

使用個案

全程管理採購專案流程，並與相關團隊協同作業。

使合約核准流程自動化，並隨時了解即將到來的續約活動。

深入了解供應商上線時的風險等關鍵供應商資訊。

收集利益相關者對廠商的回饋意見，推動尋購改善。

需要考慮的問題

主旨	問題	注意事項
甄選進程	您要如何劃分使用者之間的專案存取權？	您可以為資料處理進程中的專案配置團隊設定，以啟用以下項目的不同存取層級︰授權使用者相關人員
甄選進程/合約	您的組織使用哪些專案和合約類型與流程？	您可以定義專案和合約類型，以及每種類型的範本里程碑。
甄選進程	利害關係人要求哪些專案類型？	對於多種類型的申請，您可以在接收或一般接收時指定多個可用專案類型。
甄選進程/合約	您需要追踪和報告哪些專案和合約資料？	您可以在利害關係人和授權使用者可完成的專案和合約類型上使用預設欄位和自訂欄位。
甄選進程	您需要追踪哪些目前或未來的儲蓄追踪？	您可以在「公司設定」中設定「儲蓄類型」來追踪專案的儲蓄。
合約	您是否需要在關閉前將合約經其他方核准？	您可以配置在合約變為作用中之前執行的核准流程。
尋購	您的尋購團隊目前是否使用 RFx 範本將流程標準化？	您可以將整個尋購事件、問捲和工作表範本化。將整個組織在 RFxs 上提出的標准文字或問題範本化，有助於為尋購經理人員更快速地設定事件打下基礎。
尋購	如何將中標或拒絕的標價通知供應商？	您可以設定決標和拒絕的範本。資助摘要功能可在 Strategic Sourcing 中追踪資助，以供日後追踪。
供應商管理	您需要追踪供應商基本資料中的哪些資料？	您可以追踪供應商基本資料上已配置的自訂欄位資料，並提供相關報告。
供應商管理	您會針對供應商初始上線收集哪些資訊？	您可以在範本庫中建立到職表格範本，以標準化從供應商處收集的資訊。
供應商管理	供應商到職程序的核准流程為何？	您可以設定供應商表單，確保在完成答覆前，有相關人員已檢閱並核准表單答案。
供應商管理	您會評估哪些績效領域的供應商？	您可以建立績效考核範本來執行績效考核。主要範本中的區段標頭指定了您評估所有供應商的績效領域。
供應商管理	您如何讓供應商參與績效考核流程？	您可以決定邀請哪些供應商參與由您或您的團隊建立的績效考核。

建議

甄選進程和合約: 請至少建立 1 個對所有專案擁有完整存取權的團隊。
請盡量減少接收表單上的欄位，讓利害關係人能夠更簡單快速地提交資料。
您可以選擇在接收時將多個專案和合約設為可用，或為組織建立 1 份接收表單。對於接收表單或專案上的少數自訂欄位，請將所有欄位移至專案詳細資料。
使用條件欄位可減少所需合約和專案類型的數量。
盡量減少團隊成員在專案手動移動時，處理「作用中」(專案) 和「進行中」(合約) 狀態的數量。
里程碑可用來指出專案狀態為「作用中」或合約狀態為「進行中」時發生的核准。
使用範本里程碑來管理需要由非擁有者負責的利害關係人擁有或用於報告用途的任務。
針對可報告性，使用單選的相依自訂欄位來管理種類和子種類，而不是使用預設的種類欄位。預設種類欄位不會強制您選取子種類，而且當使用者選取子種類時，該種類欄位即為不可報告。
除非有特定使用案例需要單向同步或不需要同步，否則請為 Strategic Sourcing 專案使用預設的雙向干係人同步。
尋購: 在專案層級追踪事件的自訂欄位，確保專案報告中提供相關尋購資料。
請建立至少 1 個事件範本，並與
「整個公司」
共用。此範本提供了一個基礎，供使用者編輯及新增個別事件。
建置事件範本時，請使用條件式區段和條件式必填問題，以減少需要從供應商處取得的資訊。
減少與選定的利害關係人群組共用的事件範本數量，以減少管理維護。
供應商管理: 建置表單範本時，請使用條件式區段和條件式必填問題，以減少需要從供應商處取得的資訊量。
請盡量減少對應至供應商基本資料的供應商表單問題數，方便您輕鬆檢視供應商基本資料。
對於您今天在內部完成的到職資訊，請在專案中的欄位中追踪，而不是在表單範本中追踪。
請在供應商基本資料上使用自訂欄位，而不是標記。這些欄位可實現供應商間的術語標準化，並透過資料匯入器更新資料。

要求

無影響。

限制

無影響。

用戶設定

無影響。

安全性

網域	注意事項
在「整合」功能區中︰「整合內部版本」網域整合配置網域	您可以使用整合，在 Workday 和 WSS 之間傳輸尋購資料。
「系統」功能區中的「安全性配置」網域。	您可以設定 WSS 的單點登入 (SSO)。

業務流程

無影響。

報告

報告或儀表板	說明
甄選進程總覽	專案主儀表板，用於匯總專案和節省的費用。
事件儀表板	主要事件儀表板，用於匯總事件和支出。
合約儀表板	匯總合約的主要合約儀表板。
自訂報告	「報告」頁面可讓您根據選取的資料建立報告。

整合

整合類型	說明
供應商連接器	可讓供應商到職，並在 WSS 與 Workday 之間傳輸供應商資訊。
決標與請購整合	自動執行在 Workday 中根據 WSS 中的決標建立請購單的流程。

連結和觸點

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。