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建立 ID 定義和序列產生器

建立 ID 定義和序列產生器

安全性︰
  • 設定︰「通用財務管理」功能區中的「公司一般」
     網域。
  • 設定︰「聯絡資訊」功能區中的「聯絡資訊、證件和個人資料」
     網域。
  • 設定︰「系統」功能區中的「系統」
     網域。
ID 定義可指定 Workday 為各種業務物件和欄位產生的 ID 格式。有了 [seq] 變數，ID 定義就會變成序列產生器。序列產生器會使用在指定時段內唯一的數字來識別人員、職位、事故或欄位。
Workday 提供 2 種類型的序列產生器︰
  • 產生唯一序列的序列產生器，但可能有編號間隔。這些序列產生器可讓您︰
    • 在日、月或年的年初，並從指定的序號重新開始序列。
    • 指定序列溢位時的行為。
    您可以存取
    建立 ID 定義/序列產生器
     任務來建立這些序列產生器。
  • 序列產生器可產生從不包含間隔的序列。由於這些序列是無間斷的，因此您無法選取重新開始期間或溢位行為。當維護序列很重要時 (例如當您的稽核人員需要維護序列時)，您可以使用此類型的序列產生器。您可以存取
    建立 ID 定義/無間斷序列產生器
     任務來建立這些序列產生器。
您可以根據需要建立任意數量的 ID 定義和序列產生器。存取
「編輯用戶設定
 」任務，選取要用於發票、訂單、收據、正職員工、受益人等的任務。
這兩種序列產生器類型都可以建立，但由 Workday 決定，您可針對特定情境在
「編輯用戶設定」
 任務中指定哪些類型。範例︰您無法將無間斷序列產生器用於支出授權，但可在
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務中將其用於雜項付款申請。
您可以存取
「編輯公司 ID 定義」
 任務，覆寫特定公司的某些選取項目。如果您未指定 ID 定義，Workday 會產生自己的內部 ID 代碼。
序列產生器 ID 會為 Workday 應用程式中使用的序列指派名稱。您可以在
檢視 ID 定義/序列產生器
 和
檢視 ID 定義/無間斷序列產生器
 報告中檢視特定的 ID 定義。
  1. 存取其中 1 項任務，以建立您需要的序列產生器類型︰
    • 建立 ID 定義/序列產生器
    • 建立 ID 定義 / 無間斷序列產生器
    您也可以直接在使用
    「編輯用戶設定」
     任務的欄位中選取序列產生器建立任務。下拉清單中只會顯示 Workday 允許其用於該欄位的序列產生器類型的任務。
  2. 在
    「序列 ID 增量」
     欄位中，輸入一個非零值，每當 Workday 產生新 ID 時，序列號就會依該值增加。
  3. (選用) 使用
    「間距」
     來指出序列中的位數。
    請輸入足夠大的填補值，以免序列發生溢位情況。Workday 建議的填補值至少為 6。
    如果序列超過您在此處輸入的位數，
    則序列 ID 溢位行為
     設定會決定序列中的下一個數字。
    如果您輸入零，或未在
    填補
     欄位中輸入值︰
    • 序號會無限增加。
    • Workday 會在
      「序列 ID 溢位行為」
       中填入
      「自動忽略填補」
      。
  4. 在
    序列 ID 格式
     欄位中，指定 ID 的格式。
    您可以將任何文字字串與這 4 個特殊變數搭配使用。日期相關值代表任務產生 ID 的日期。
    選項 說明
    [seq]
    序號，其中︰
    • 按「序列 ID 增量」
       欄位中指定的值增加。
    • 包含在
      「填補」
       欄位中指定的位數。
    對於每個使用此變數的 ID 定義，Workday 會使用不同的序列。
    [day]
    月份中的某幾天，採用兩位數格式 (01 - 31)。
    [month]
    月份，兩位數格式 (01 - 12)。
    [year]
    採用四位數格式的年份。範例︰2020。
    範例序列
     欄位會依據
    序列 ID 格式
     和其他目前的序列產生器設定，顯示下一個序列 ID。
    如果您設定
    「重新開始頻率」
     間隔，請在格式中包含特定時段，以確保產生的序號是唯一的。例如，如果
    「重新開始頻率」
     時段為
    「月」
    ，請在格式中包含「[month]」和「[year]」。請確定內邊距值足夠大，以使序列產生器在時段內不會遇到溢位情況。
    重新開始頻率
     欄位不適用於無間斷序列產生器。
    如果序號可能會產生 URL，請避免格式中出現空白。範例︰某些外部徵才網站會將職務徵才需求 ID (在職務徵才需求整合期間產生) 新增至職缺刊登 URL。如果網站未對特殊字元 (例如空格) 進行編碼，則結果為無效的 URL。
    對於這些業務物件，Workday 會使用您設定的序列產生器 ID 做為整合參照 ID︰
    • 出貨預先通知
    • 採購單
    • 採購單確認
    • 收料單
    • 報價邀請 (RFQ) 決標
    • 請購
    • 報價邀請回覆
    對於業務物件，如果︰
    • 您有多家公司。
    • 您希望 Workday 以數字順序為每家公司產生 ID。
    輸入的數字必須與每家公司的序列產生器
    「上次使用的序列」
     之間的間隔過大。存取
    「編輯公司 ID」
     任務，將這些唯一的序列產生器指派給您用戶中的公司。
    範例︰管理者在 A 公司序列產生器的
    「上次使用序列
     」欄位中輸入「1000001」，並在 B 公司序列產生器的
    「上次使用序列」
     欄位中輸入 2000002。
    其結果是，個別的序列產生器會依數字順序在每家公司的採購單上建立 ID︰
    採購單 #1 - A 公司的 ID︰CA-PO-2018-09-1000001
    採購單 #2 - A 公司的 ID︰CA-PO-2018-09-1000002
    採購單#3 - B 公司的 ID︰CB-PO-2018-09-2000002
    採購單#4 - 公司 B 的 ID︰CB-PO-2018-09-2000003
    如果您符合以下條件，Workday 會結合這些序列產生器，提供跨公司的 ID︰
    • 保持
      「最後使用的序列」
       欄位相同。
    • 只能在數字之間提供很小的間隔。
    其結果是公司採購文件上的 ID 號碼之間有間隔。
    範例︰管理者在 A 公司和 B 公司的每個序列產生器的
    「上次使用序列」
     欄位中輸入了相同的數字。
    結果是，相同的序列產生器會在公司的採購單上提供由各公司產生的 ID 號碼︰
    採購單 #1 - A 公司的 ID︰PO-2018-09-00001
    採購單#2 - B 公司的 ID︰PO-2018-09-00002
    採購單#3 - B 公司 ID︰PO-2018-09-00003
    PO#4 - A 公司的 ID︰PO-2018-09-00004
  5. (選用) 若要定期將 [seq] 值重設為初始值，請考慮︰
    選項 說明
    重新啟動頻率
    [seq] 變數再次從
    「重新開始數字」
     值開始的時間間隔。
    選項為
    「日」
    、
    「月」
    或
    「年」
    ；如果您希望 [seq] 在此 ID 定義中是唯一的，請將此欄位保留空白。日期從中午 12:01 開始。月份會從該月的第一天凌晨 12:01 開始。年份的開始日期為 1 月 1 日凌晨 12:01。
    如果您設定
    重啟頻率
     ，並將 Workday 設定為從不同的 ID 產生系統繼續執行序列，則必須設定︰
    • 有效的
      上次使用日期
      。
    • 非零的「
      上次使用的序列」
      。
    重新開始編號
    當您第一次使用 ID 定義時，以及每次序列重新開始時，您希望 [seq] 的開始值。
    時區用途
    「重新開始頻率」
     欄位中指定的間隔所依據的其他時區。
    此值並未表示 ID 實際產生的時間。Workday 僅會使用此值將日期本地化為指定的時區。如果您未指定時區，Workday 會使用太平洋標準時間/太平洋夏令時間 (PST/PDT)。
    這些欄位不適用於無間斷序列產生器。
  6. (選用) 在
    「序列 ID 溢位行為」
     欄位中，配置您希望 Workday 處理潛在序列 ID 溢位情況的方式。填寫欄位時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    允許包含截斷序列的溢位
    當溢位情況發生時，Workday 會截斷序號的最高有效數字。範例︰
    「填補
     」值為 3 時，999 之後的下一個序號為 1000，但 1 會被截斷，因此下一個值會顯示為 000。
    自動忽略間距
    發生溢位情況時，序列產生器會忽略
    填補
     值。範例︰
    「填補」
     值為 3，則 999 之後的下一個序號為 1000。
    如果
    「填補」
     值為零，Workday 會自動選取
    「自動忽略填補」
     選項。如果空白處不是零的值，您可以選取其中一個選項。Workday 建議
    使用自動忽略填補空白
    ，因為序列產生器可能會產生重複的數字，如果不忽略填補空白，可能會影響下游系統。範例︰只有 3 位數的 ID 卡序列產生器。
    您無法為無間斷序列產生器選取「
    序列 ID 溢位行為」
    。
  7. (選用) 在
    覆寫用戶設定溢位通知群組
     欄位中，為此序列產生器選取安全群組，以覆寫預設的溢位通知安全群組。當序列達到
    填補
     值限制的 80% 時，Workday 會自動向溢位通知安全群組傳送通知。之後會以 5% 的增量傳送通知。
    如果您未在此欄位中選取安全群組，Workday 會將這些溢位通知傳送至︰
    • 您在
      「編輯用戶設定 - 系統」
       任務的
      「預設序列產生器通知群組」
       欄位中選取的安全群組。
    • Workday 為溢出通知指定的預設安全群組 (如果您未在
      「編輯用戶設定 - 系統」
       任務中選取預設溢出通知安全群組)。
  8. (選用) 如果您先前使用不同的 ID 產生系統，且希望 Workday 繼續該序列，請考慮︰
    選項 說明
    上次使用的序列
    您在先前的 ID 產生系統中使用的最後一個序號。
    上次使用日期
    您先前的 ID 產生系統產生最後一個序號的日期。
    Workday 開始使用新的序列產生器後，就不再使用這 2 個欄位。
    如果您指定
    「上次使用日期」
     和
    「重啟頻率」
    的間隔，Workday 會比較目前日期和重啟頻率。然後，系統會相應地設定序號。範例︰如果您指定︰
    • 45 (
      最後使用的序列
      )
    • 「最後使用日期」
      為 2020 年 5 月 15 日。
    • 月
       做為
      重新開始頻率
      。
    • 5 表示
      序列 ID 增量 - 依據
      。
    • 1 做為
      「重新開始號碼」
      。
    序列產生器的初始序列號將為︰
    • 如果目前的日期是 5 月，則為五十 (50)。
    • 如果目前日期在 6 月，則為一 (1) 個。
  9. (選用) 選取
    低容量
     核取方塊，確保序列產生器產生的序列沒有間隔。
    當您同時遇到以下兩種情況時，請選取此核取方塊︰
    • Workday 產生的序列不會用於大量交易。範例︰整合序列。
    • 您會在產生的序列中遇到不必要的間隔。
    如果您要在打亂方法中使用序列產生器來打亂用戶資料，請勿選取
    低容量
     核取方塊。
  10. (選用) 在
    Web 服務
     區段的
    「參照 ID」
     欄位中輸入有意義的名稱。您可以使用此 ID 來識別 Workday Financial Management、Payroll 和 HCM 應用程式中的特定序列。如需詳細了解您的特定應用程式如何使用此欄位，請參閱應用程式文件。
您可以執行
序列產生器填補報告
 ，以監控序列產生器是否有潛在的溢位問題。對於每個序列產生器，報告都會顯示使用百分比指標，該指標指出目前序號與分配的序號上限之間的接近程度。該報告也會顯示每個序列產生器的溢位行為和通知群組。