建立自訂通知
請為您的用戶選取語言和地區設定。
安全性：「System」功能區中的以下網域：
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
您可以建立在任何業務流程步驟或整個業務流程狀態時觸發的自訂通知。 您也可以延遲傳送通知。
對於任何業務流程定義，您可以配置自訂業務流程通知，在通知中使用不同的「寄件者」電子郵件地址。
對於稽核報告，您可以標記業務流程的實例。此流程可讓您追踪用戶中的業務流程配置變更並產生相關報告。範例︰建立業務流程定義的自訂通知。當您新增、編輯或移除自訂通知時，Workday 可能會在
稽核軌跡報告
中顯示多個稽核軌跡項目。電子郵件通知的大小上限為 20 MB。超過此大小時，將不會處理通知，且您不會看到錯誤訊息。
- 從業務流程定義的相關動作功能表，選取 。
- 執行此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 覆寫電子郵件範本每個自訂通知只能關聯 1 個電子郵件範本。請使用「維護電子郵件範本」任務指定預設電子郵件範本和作用中範本。如果您使用 Notification Designer，則可以建立通知範本，並為「自訂業務流程」通知種類啟用該範本。然後，您可以在「覆寫電子郵件範本」提示中選取通知範本。 使用選定的 Notification Designer 範本傳送自訂通知。不包含通知詳細資料連結如果通知收件者沒有 Workday 帳戶，請選取此選項。如果您配置 SMS 簡訊通知，無論您是否勾選此核取方塊，Workday 都不會在 SMS 簡訊中包含通知詳細資料連結。觸發條件指定是由業務流程的整體狀態觸發通知，還是在業務流程進入或退出您指定的步驟時觸發。僅針對招募業務流程，您可以配置通知，以便在您選取「捨棄中」並填入原因時，根據捨棄原因觸發。範例︰招募人員拒絕候選人的求職申請。自訂通知會傳送給候選人，內含捨棄原因。當步驟配置有自訂通知，且使用者未完成步驟而略過該步驟時，Workday 會傳送通知並顯示在「通知」頁面上。如果子流程的起始步驟結束時已配置自訂通知，則在子流程完成之前，不會觸發自訂通知。Workday 建議您在子流程下一步驟的輸入步驟中配置通知。當業務流程定義包含共同參與步驟時，您可以使用在共同參與步驟中指定通知觸發條件。選取此選項時，您還必須選取通知的「根據參與者狀態觸發」。自訂通知不遵循路由修改元。但是，系統通知會遵循明細層級路由。條件和規則通知觸發條件包括觸發條件規格以及您指定的規則和條件。必須同時滿足這兩個觸發條件，Workday 才會傳送通知。延遲通知您可以延遲傳送自訂通知給收件者。在「延遲通知」區段中，配置延遲時間，以及傳送通知前要等候的時間。您可以依據以下各項來配置延遲︰- 觸發時間︰。通知觸發發生的時間。(這是在「觸發條件」區段中選取的項目。)例如，在執行步驟c時，系統會傳送通知。
- 欄位報告欄位範例︰錄用日期。
在延遲時間區段中，選取計算日期提示中的延遲時間長度。次日午夜發生 1 天延遲。如果您未在計算日期提示中選取選項，就不會發生通知延遲。當您根據報告欄位設定通知延遲時，且該欄位為空白時，Workday 會評估延遲時間並依據目前日期傳送通知。例如，您將自訂通知配置為根據僱用日期延遲 2 天。Workday 會在星期一觸發通知，但沒有僱用日期，因此我們會在星期三傳送通知。重複於請選取您要產生個別通知的相關實例。 在「電子郵件訊息內容」和「SMS 簡訊內容」區段中，您可以在通知中加入來自外部欄位的文字和內容。由於自訂通知預設為與事件相關，因此「重複於」欄位可讓您取得事件並擷取相關實例，以變更通知中配置的外部欄位環境定義。如果您未配置「重複於」欄位，外部欄位的環境定義仍是事件。如果您配置了「重複於」欄位，且外部欄位有一組實例，Workday 會為該外部欄位的每個實例個別產生自訂通知。範例︰您從「重複於」欄位中選取「已完成的工作流程步驟」。這會接收事件，並傳回一組工作流程步驟。Workday 會為傳回的每個步驟產生 1 個通知，如果沒有已傳回的步驟，則不會產生通知。收件者請透過配置下列其中一項提示，選取接收自訂業務流程通知的人員︰- 收件者︰選取與收件者相關聯的報告欄位。當我們傳送通知但報告欄位無效時，我們會在通知中顯示「不可用」，而不是顯示報告欄位值。例如，收件者沒有安全權限。
- 群組︰選取與事件相關的安全角色。
電子郵件選項您可以使用「整批更新通知的電子郵件地址選項」任務，為業務流程類型定義的所有自訂通知變更電子郵件選項。Workday 提供 6 個選項︰- 預設值︰如果通知是以員工為基礎，Workday 會使用員工的工作電子郵件地址 (如果有)。若未配置工作電子郵件地址，Workday 會使用員工的私人電子郵件地址。如果是企業相關通知，Workday 會使用企業電子郵件地址。
- 首先是機構電子郵件，然後是預設電子郵件(僅適用於學生業務流程)︰Workday 會使用機構電子郵件地址做為收件者。如果未配置機構電子郵件地址，Workday 將使用預設通知選項。
- 先工作，後住家︰Workday 會使用收件者的工作電子郵件地址 (如果有)。若未配置工作電子郵件地址，Workday 會使用收件者的私人電子郵件地址。
- 僅限住家︰Workday 會使用收件者的住家電子郵件地址。
- 僅限機構(僅適用於學生業務流程)︰Workday 會使用機構電子郵件地址做為收件者。
- 僅限工作︰Workday 會使用收件者的工作電子郵件地址。
Workday 不會向停用的帳戶傳送自訂業務流程通知。範例︰已離職的使用者。Workday 建議您選取「僅限工作」選項，避免將電子郵件傳送至私人電子郵件地址。電子郵件地址Workday 會將通知傳送到您輸入的電子郵件地址。您可以使用「編輯用戶設定 - 通知」任務來驗證自訂業務流程的電子郵件通知配置。 - (選用) 在覆寫電子郵件設定區段中配置通知的電子郵件設定。
- 電子郵件配置提示︰選取要用於自訂業務流程通知的客戶 SMTP 配置覆寫。Workday 會將您在此處指定的寄件地址顯示為通知中的寄件者電子郵件地址。Workday 會將您用戶中可用的客戶 SMTP 配置顯示為「電子郵件配置」提示中的選項。如果您的用戶中沒有其他客戶 SMTP 配置，Workday 不會在「電子郵件配置」提示中顯示值。若未選取電子郵件配置覆寫，Workday 會將您在「編輯用戶設定 - 通知」任務中「預設 SMTP 配置」中指定的寄件地址顯示為寄件者電子郵件地址。您可以存取「建立電子郵件配置」任務，建立不同的客戶 SMTP 配置，以用於自訂業務流程通知。當客戶 SMTP 配置中的寄件地址覆寫失敗時，Workday 會使用「編輯用戶設定 - 通知」任務中的預設 SMTP 電子郵件配置。例如，電子郵件地址拼寫錯誤。
- 「回覆電子郵件地址」欄位︰輸入收件者用來回覆的電子郵件地址。當使用者回覆通知時，Workday 會將回覆內容傳送至此電子郵件地址。此地址會覆寫通知 SMTP 配置中的回覆電子郵件地址。
- (選用) 在電子郵件訊息內容區段中配置電子郵件的主旨和內文。在「主旨」和「內文」網格中，您可以選取以下選項︰
- 文字︰輸入電子郵件主旨或內文的內容。
- 外部欄位︰選取要用於電子郵件主旨或內文的報告欄位。與建立報告類似，您可以在傳回業務流程特定資訊或資料，以及收件者特定的電子郵件中，使用報告欄位。
在「主旨」和「內文」網格中，您可以同時使用文字和報告欄位來建立電子郵件通知。範例︰您想要僅在一般休假申請為「已拒絕」狀態的人員時，才向其傳送電子郵件通知。您可以在「申請一般休假」業務流程中配置電子郵件訊息內容。在「主旨」網格中，新增︰- 列 1︰輸入文字並輸入您的。
- 列 2︰外部欄位和業務流程類型報告欄位。
- 第 3 列︰輸入文字並輸入。
- 列 4︰外部欄位和狀態報告欄位。
在「內文」網格中，選取文字並輸入「請聯絡您的經理人員」。當收件者收到自訂通知時，Workday 會顯示以下電子郵件︰- 主旨︰您的一般休假申請遭拒。
- 內文︰，請聯絡您的經理人員。
您可以存取「報告欄位」報告，檢視報告欄位的詳細資料，例如︰- 業務物件名稱
- 欄位說明
- 欄位類型
- (選用) 配置 SMS 簡訊內容，以透過 Workday 簡訊傳送管道傳送自訂業務流程通知。視組織的訂閱服務協議而定，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。如需更多資訊，請參閱此 Community 文章。當您複製具有 SMS 簡訊內容配置的業務流程定義時，Workday 也會一併複製 SMS 簡訊配置。
- (選用) 新增通知附件。您只能在以下情況新增電子郵件附件︰
- 您在業務流程安全原則中選取了允許在電子郵件中包含附件。
- 已為該用戶啟用電子郵件附件。
Workday 不會掃描電子郵件附件中的病毒。 - (選用) 按一下預覽，將已配置通知的範例傳送至「我的任務」。範例通知包含欄位名稱，但未包含值。Workday 會使用您在「編輯用戶設定 - 通知」任務中「業務流程」區段中配置的「業務流程一般通知」通知類型的路由規則來傳送此通知。
當您使用
核准鏈
步驟類型，並選取 「經理人員」
做為該步驟的安全 群組
時，您也可以為該步驟建立自訂通知。Workday 建議您在通知定義中選取 「等候人員」
做為 收件者
。如果您選取 「經理人員」
做為 收件者
，系統會傳送通知給正職員工在每個核准鏈層級的經理人員。如果您選取 「等候人員」
而非 「經理人員」
，則會強制將通知往上移至核准鏈。您也可以使用
「配置業務流程系統通知的內容」
任務，自訂業務流程產生的系統通知主旨和內文第一行。您可以針對「傳回」動作產生的通知進行不同配置。若要停用系統通知或自訂通知，請存取業務流程定義上的
通知
分頁，然後按一下︰- 維護系統通知。 您可以在子流程的起始步驟中停用相關係統通知，以停用子流程中步驟的系統通知。當您選取「已停用」核取方塊時，Workday 將不會透過已配置的通知管道 (例如電子郵件) 傳送通知。不過，我們仍會產生任務的通知，並將其傳送至 Workday 我的任務。範例︰您停用了核准步驟的系統通知。Workday 不會傳送電子郵件給核准者，但核准者會在「我的任務」中收到待完成的任務。
- 維護自訂通知。當您選取「已停用」核取方塊時，Workday 將不會透過已配置的管道 (例如電子郵件或 SMS 簡訊) 傳送自訂通知。通知也不會顯示在響鈴圖示上。
若要在業務流程定義的
「通知」
分頁上編輯自訂通知，請從自訂通知的相關動作功能表中選取 。