概念︰角色指派、職位和角色繼承
角色是具有特定權限和職責的人員分組。範例︰經理人員、招募人員和 HR 夥伴。角色可啟用對組織、服務中心和支出種類等物件的安全控制。
- 「角色指派者」是您指派角色的業務物件。也稱為已啟用角色的物件。
- 「角色受指派者」是指派給角色的人員、員工、職位或職位限制。
- 「角色指派」是角色指派者和角色的組合。
- 角色維護者負責管理和指派角色。他們將角色受指派者指派給角色指派者。
若要將角色設為可指派，您必須在
「維護可指派角色」
任務的 「依安全群組指派/檢閱者」
欄位中配置至少 1 個安全群組。若要指派角色，您必須是 「指派者/由安全群組檢閱」
欄位中列出的至少 1 個安全群組的成員。安全群組中列出的任何成員都是角色維護者，可確保每個角色指派都由授權成員核准。如果您未為角色配置安全群組，Workday 會將該角色標示為非作用中，且不會顯示在員工基本資料的 「角色」
區段中。 請參閱 「設定可指派角色」。在
「維護可指派角色」
任務中，Workday 提供 「Workday 角色」
，您可將其對應至相關角色指派者類型。範例︰
- 人資夥伴對應至相關角色指派者類型時，具有完整的起始和核准功能。
- 人資業務夥伴對應至相關角色指派者類型時，具有部分起始權限，但較少具有修改資料的權限。
若要停用具有現有指派的角色，您必須先移除現有指派，然後再移除所有安全群組。如果您在移除現有指派之前移除安全群組，則無法稍後核准移除現有角色指派。
指派角色時，請考慮使用以下方法︰
方法 | 說明 |
|---|---|
角色指派 - 對已啟用角色的物件執行相關動作 | 當您透過相關動作對已啟用角色的物件指派角色時，您只會看到您有權指派的角色。沒有為要核准的角色指派建立的業務流程事件。儲存時，角色指派會依據生效日期生效。 |
做為人員任用事件子流程的角色指派 | 「指派角色」 業務流程可做為下列人員任用事件的子流程︰
「指派角色 - 變更員工的指派」 子流程，而不是當 「將角色指派給員工」子 流程的子流程時，這兩個動作都可用。
您可以使用以下選項，在 「要新增的受指派者」 和 「要移除的受指派者」 中自動填入新舊職位︰
|
角色指派 - 對員工、職位或職位限制的相關動作 | 您可以從員工、職位或職位限制的相關動作功能表存取以下任務，藉此指派角色︰
當您從員工的相關動作功能表中選取 時，Workday 只會在 角色 提示中顯示該員工符合資格的角色。 但不會顯示使用者有權指派的角色。 |
當您建立已啟用角色的物件時 | 您可以從相關動作功能表中選取 ，將角色直接指派給已啟用角色的業務物件。您可以使用 「維護可指派角色」 任務來配置您的所有可指派角色。 |
使用 指派角色 Web 服務的 EIB | 指派角色 Web 服務支援在時區進行角色指派。您可以從 「指派角色」 業務流程的相關動作功能表中選取 來配置安全性。 |
指派自行指派角色 業務流程 | 當您在 「維護可指派角色」任務中為自助指派角色啟用「僅限於「 指派自我指派角色 」業務流程時，Workday 會使用以下業務流程來指派角色︰
您可以使用適當的 核准 步驟來配置這些業務流程定義。 |
當您對員工、職位或子流程使用相關動作指派角色時，Workday 會啟動
「指派角色」
業務流程。您無法撤回在業務流程事件中完成的角色指派。Workday 提供的 「檢閱變更的角色指派
動作」
步驟會自動傳送給已指派角色的已啟用角色物件的角色維護者。您無法從業務流程定義中移除此步驟。範例︰您是薪酬管理者，有權起始
「指派角色」
業務流程。您可以使用業務流程將薪酬夥伴角色指派給員工，或建議員工的任何角色指派。
- 當您在 在「薪酬夥伴」角色的「維護可指派的角色」任務欄中，業務流程會將檢閱步驟路由至您的任務以供您核准。
- 當您建議您無權指派的角色時，Workday 會決定哪個安全群組是每個建議角色的角色維護者。Workday 會將「檢閱變更的角色指派動作」步驟傳送給所有相關安全群組的成員，以供核准。
如果已為
核准
步驟配置角色，則業務流程會路由至指派給該角色的職位，且已啟用角色的物件所對應的角色型安全群組。Workday 建議不要針對 「核准」
步驟配置未從人員任用交易中指派給員工職位的角色指派者類型，因為該步驟將會取消指派。範例︰專案或支出種類。
每次對實例進行變更時，都會在 Workday 中建立稽核項目。如果是指派角色，則可以是員工。變更獲得核准後，即建立稽核項目，且核准者會顯示在員工的稽核軌跡中。
當您使用
「指派角色」
業務流程或 「指派角色 - 變更指派」子
流程來指派受限角色時，Workday 只會根據您設定的限制，在 「指派對象」提示
中顯示符合該角色資格的員工。職位與員工
在職位管理人員任用模型中，可指派角色可讓您在變更職位時自動移動員工的角色。當您將角色指派給職位時，該角色會與該職位相關聯。員工變更職位時，不會保留與其先前職位相關聯的角色。當您僱用員工擔任職缺時，該員工將獲得與該職位相關聯的所有角色。
Workday 會依據為其指派的角色，將業務流程路由指派給員工。將適當的角色型安全群組納入業務流程安全性原則，即可將角色新增至業務流程。
在下游整合中使用角色指派時，我們建議選取的重組生效日期必須晚於可開放職位的日期。
人員任用模型和職位
在職務管理人員任用模型中，每當您將角色指派給職務時，一律有員工填補該職務。當您解僱員工時，Workday 會︰
- 停用作業。
- 不再將職務指派給任何角色。
- 移除職務或職務限制授予員工的安全存取權。
在職位管理人員任用模型中，當您辭退員工並將職位保留職缺時，該職位為空缺，但 Workday 仍會將職位或職位限制套用至該角色。
除非該職位已關閉，否則該職位仍會顯示在兩種人員任用模型的
「角色指派稽核記錄」
報告中。角色繼承
Workday 建議您將角色指派給最高層級，並儘可能配置角色繼承，以提高效能。
當您將角色的「
存取權限」設為安全群組的「組織」
時，下層組織會繼承角色指派︰
- 適用於目前的組織和所有下層組織。
- 適用於目前的組織和層級的下層組織。
- 適用於目前的組織和未指派的下層組織(當您未將角色指派給下層組織時)。
您可以將角色指派給階層中的任何層級，也可以將層級配置為繼承上層組織的角色。您無法將角色指派給階層中的層級，且無法從上層組織繼承角色，除非您將該角色連結至具有「僅限目前」存取權的角色型安全群組。
在下列情況下，Workday 不會顯示角色繼承︰
- 您將所有角色型安全群組的「組織存取權限」設為「僅適用於目前的組織」。
- 此角色未連結至任何角色型安全群組。
取得員工
Web 服務與使用者介面任務之間存在差異，且此 Web 服務未將存取權限納入考量。