跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2023-06-23
概念︰管理雲端硬碟中的檔案和資料夾

概念︰管理雲端硬碟中的檔案和資料夾

此表格匯總了在下列情況下，您可以對雲端硬碟中的檔案和資料夾執行的主要動作︰
  • 您具有適當的權限。
  • 您在設定雲端硬碟時已選擇管理該檔案類型。
  • 雲端硬碟支援該檔案類型的動作。
  • 應用程式 (例如 Workday Slides 或 Workday Worksheets) 可在用戶中使用。
動作
附註
上傳檔案
將檔案轉換為 Worksheets 工作簿
選取
「新增
上傳」
，或將一或多個檔案拖曳至「雲端硬碟」頁面。
如果符合以下所有條件，雲端硬碟會自動將上傳的試算表類型檔案轉換為工作簿︰
  • 已在用戶中啟用 Worksheets。
  • 您位於
    Worksheets
     安全網域中。
  • 檔案的類型為 XLS、XLSX、CSV 或 HTML。
若要上傳媒體 (影片和套裝內容) 檔案，您必須已簽署「Workday Media Cloud 條款與條件」訂購單，且您必須位於
「Manage: Media」
 安全網域中。
當您上傳項目時，雲端硬碟會自動掃描項目是否有病毒。病毒掃描不適用於從整合資料新增至雲端硬碟的檔案，或媒體檔案。
上傳檔案大小上限為 30 MB。
建立 Worksheets 工作簿
從「雲端硬碟」中選取
「新增
工作簿」
 以建立新的空白工作簿。
在 Workday 報告中選取
「匯出至 Worksheets」
，匯出 Workday 報告資料，以建立新的工作簿。
如果同時存在以下兩個條件，您就可以執行此動作︰
  • 已在用戶中啟用 Worksheets。
  • 您位於
    Worksheets
     安全網域中。
建立 Workday Slides 簡報
如果同時符合以下兩個條件，您就可以選取
新增
簡報
 ︰
  • 已在用戶中啟用 Slides。
  • 您位於
    「Slides」
     安全網域中。
建立探索看板
如果存在此條件，您可以選取
「新增
探索看板」
︰
  • 您位於
    「探索看板︰建立」
     安全網域。
建立通知範本
如果同時符合以下兩個條件，您就可以選取
新增
通知範本
 ︰
  • 已在用戶中啟用 Notification Designer。
  • 您位於
    Notification Designer
     安全網域中。
建立 Workday Docs 文件範本
如果同時符合以下兩個條件，您就可以選取
「新增
文件範本」
︰
  • 已在用戶中啟用 Workday Docs。
  • 您位於
    「Docs」
     和
    「Document Library」
     安全網域中。
下載項目
下載選項取決於是否為該特定項目類型啟用下載︰
  • 對於支援的項目類型，請選取該項目，然後按一下
    「下載」
    。
  • 對於工作簿、投影片簡報和通知範本等項目類型，請開啟項目，選取
    「檔案
    下載為」，
     然後從可用的檔案類型中選取。
  • 對於沒有檢視器或預覽器的項目類型，連按兩下項目名稱即可下載。
篩選項目的顯示
選取首頁左側的其中一個檢視以查看屬於這些種類的項目，或按一下右上角的
「篩選」
 按鈕以取得其他篩選選項。請注意，
我的檔案
 檢視只是一個顯示您擁有項目的篩選條件，採用單層清單形式，不會顯示資料夾結構。我們不建議您使用此檢視來管理雲端硬碟項目。
使用連結 (URL) 共用項目
您可以為多名使用者提供一個在
「共用」
 對話方塊中產生的連結，藉此一次與這些使用者共用一個項目。
使用者只有位於
「Drive」
 網域或
「View Drive File and Media」
 網域中時，才能存取共用檔案。此外，對於您要共用的每個項目，請確定收件者位於該項目類型的其他任何必要網域中。例如，如果您要共用 Worksheets 工作簿，則與您共用的人員必須屬於
Worksheets
 網域。
  1. 在雲端硬碟中選取檔案，然後按一下
    共用
    。
  2. 如果尚未啟用
    「連結共用」
     選項，請將其啟用。使用連結共用功能是用戶設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。
  3. 選取權限層級。使用連結存取檔案的每個人都將具有此檔案的存取權層級。
  4. 按一下
    複製連結
    。將此 URL 提供給您要與之共用檔案的人員。
使用連結共用時，請考量︰
  • 除探索看板外，雲端硬碟支援所有云端硬碟檔案類型的連結共用。您無法使用連結來共用資料夾。
  • 使用連結共用項目會導致該項目與
    「所有使用者」
     安全群組共用。任何有權存取相關應用程式的使用者只要有 URL，就可以存取該項目。
  • 與與個別使用者共用不同的是，當您使用連結共用檔案時，Workday 不會傳送通知。您可能想要通知他人您與他人共用某個項目；例如，如果您與某個群組共用 Worksheets 工作簿，則可以透過電子郵件將連結至該群組。
  • 在雲端硬碟中，您使用連結分享的檔案，會在
    有權存取的
     個人頭像旁邊顯示一個
    連結
     圖示。按一下圖示或個人頭像即可開啟
    「共用」
     對話方塊。
  • 如果有人透過傳送連結給您，與您共用檔案，則共用的檔案不會顯示在雲端硬碟或搜尋結果中。檔案只會在使用者使用
    「共用」
     對話方塊中的
    「與個人共用
     」區域與您共用時，才會顯示在雲端硬碟或搜尋結果中。
  • 如果您稍後變更項目的權限層級，則存取層級會立即更新。範例︰您最初設定「編輯」權限層級，並將連結提供給目前正在編輯檔案的 Cara。如果您將連結共用權限層級變更為「檢視」，Cara 的權限會立即變更，且無法再編輯檔案。
  • 如果您關閉共用連結，
    「共用」
     對話方塊的
    「與個人
     共用」區域中的個人檔案共用設定仍會保持作用中。
  • 如果您對項目使用連結共用，並與個別使用者或群組共用該項目，則該人員將取得最高權限層級。範例︰您與個別比比共用檔案，並為她授予「檢視」存取權。您也會使用連結共用，並將權限層級設為「編輯」。Bibi 具有檔案的「編輯」權限。如果您稍後關閉共用連結，Bidi 將繼續擁有您個別為她指定的「檢視」權限。
  • 您無法使用連結共用功能與實行者使用者共用檔案。
與安全群組共用項目
在
「共用」
 對話方塊中輸入安全群組名稱，即可與使用者群組共用項目。您可以在
「配置雲端硬碟中的群組共用」
 任務中，為每個雲端硬碟項目類型啟用群組共用功能。
使用者只有位於
「Drive」
 網域或
「View Drive File and Media」
 網域中時，才能存取共用檔案。此外，對於您要共用的每個項目，請確定收件者位於該項目類型的其他任何必要網域中。例如，如果您要共用 Worksheets 工作簿，則與您共用的人員必須屬於
Worksheets
 網域。
  1. 在雲端硬碟中選取一個項目，然後按一下
    共用
    。
  2. 在
    與群組共用
     區域中，從
    權限
     下拉式功能表中選取項目的權限層級。
  3. 在「
    與群組共用」
     區域中，輸入您要與之共用項目的群組名稱。
  4. (選用) 如果您是項目擁有者，可按一下
    進階
     來選取是否讓編輯者共用檔案，以及是否允許備註者和檢視者復製或列印/下載項目。對於媒體 (影片) 檔案，您可以使用
    「編輯用戶設定 - 系統」
     任務中的適當設定，啟用或停用擁有者允許複製或下載的功能。
以下特殊注意事項適用於資料夾共用︰
  • 您授予資料夾編輯權限的所有使用者都可以新增、移除和變更貢獻者的權限。
  • 所有與您共用資料夾的使用者皆可下載、複製及列印資料夾中的檔案。
與安全群組共用時，請參考以下說明︰
  • 雲端硬碟的所有項目類型 (包括資料夾) 都支援與安全群組共用。
  • 與與個別使用者共用不同的是，當您與群組共用項目時，Workday 不會傳送通知。您可能想要通知他人您與他人共用某個項目；例如，如果您與某個群組共用 Worksheets 工作簿，則可以透過電子郵件將連結至該群組。
  • 您可以在
    「共用」
     對話方塊的
    「有權存取者
     」分頁中，檢視和管理哪些群組有權存取 (以及存取層級) 群組共用檔案。
  • 如果您取得或喪失群組成員資格，則會自動取得或喪失與該群組共用之項目的存取權。這些會顯示在您的雲端硬碟中。
  • 如果您對項目使用連結共用，且同時與某個群組共用項目，則該群組成員會取得最高權限層級。範例︰您與 Bibi 所屬的「經理人員」群組共用檔案，並為該群組授予「檢視」存取權；您同時使用了連結共用，且將權限層級設為「編輯」。Bibi 具有檔案的「編輯」權限。如果您稍後關閉共用連結，Bidi 仍會擁有您為「經理人員」群組指定的「檢視」權限。
  • 一般而言，與您共用檔案的群組可以看到檔案中的任何資料，但下列群組除外︰
    • 探索看板會套用列層級安全性，且群組只能查看其有權存取的資料。
    • 對於工作簿，您可以隱藏內容，但如果您允許使用者復制工作簿，則他們可以在復制工作簿後取消隱藏內容。
與個別使用者共用項目
您可以與個別使用者共用雲端硬碟中的項目。與個別使用者共用可讓您設定人員的特定權限層級。
使用者只有位於
「Drive」
 網域或
「View Drive File and Media」
 網域中時，才能存取共用檔案。此外，對於您要共用的每個項目，請確定收件者位於該項目類型的其他任何必要網域中。例如，如果您要共用 Worksheets 工作簿，則與您共用的人員必須屬於
Worksheets
 網域。
  1. 在雲端硬碟中選取檔案，然後按一下
    共用
    。
  2. 在
    與個人共用
     區域中，在
    權限
     下拉清單中選取項目的權限層級。
  3. 在
    「與個人共用」
     區域中，輸入您要與之共用項目的使用者名稱。
  4. (選用) 針對您共用的使用者輸入訊息。此訊息會顯示在按一下
    「確定」
    後使用者收到的 Workday 通知中。
  5. (選用) 如果您是項目擁有者，可按一下
    進階
     ，為編輯者、備註者和檢視者指派更具體的共用設定。下列選項不適用於資料夾︰
    • 您授予資料夾編輯權限的所有使用者都可以新增、移除和變更貢獻者的權限。
    • 所有與您共用資料夾的使用者皆可下載、複製及列印資料夾中的檔案。
與個別使用者共用時，請考慮︰
  • 雲端硬碟的所有檔案類型皆支援與個別使用者共用檔案。您也可以與個別使用者共用資料夾。
  • 如果您對項目使用連結共用，並與個別使用者或群組共用項目，則該人員將取得最高權限層級。範例︰您與個別比比共用檔案，並為她授予「檢視」存取權；您同時使用了連結共用，且將權限層級設為「編輯」。Bibi 具有檔案的「編輯」權限。如果您稍後關閉共用連結，Bidi 將繼續擁有您個別為她指定的「檢視」權限。
  • 如果您稍後變更項目的權限層級，則存取層級會立即更新。範例︰您最初將「可編輯」權限授予目前正在編輯檔案的 Cara。如果您將權限層級變更為「檢視」，Cara 的權限會立即變更，且無法再編輯檔案。
  • 共用項目時，使用者會收到 Workday 通知和電子郵件 (如果您已啟用電子郵件通知)。
  • 一般而言，與您共用檔案的使用者可以看到檔案中的任何資料，但下列除外︰
    • 探索看板會套用安全性，且使用者只能看到他們有權存取的資料。
    • 對於工作簿，您可以隱藏內容，但如果您讓使用者復制工作簿，他們可以在復制工作簿後取消隱藏內容。
編輯檔案
按兩下檔案名稱以開啟並編輯該檔案。
對於影片︰
  1. 連按兩下檔案以開啟
    「檢視媒體」
     頁面。
  2. 按一下
    編輯媒體
    。
如果符合下列條件，則會針對影片 (但不包括套裝內容) 顯示
編輯媒體
 按鈕︰
  • 您位於
    「Manage: Media」
     安全網域中。
  • 您是影片的擁有者，或擁有者已將編輯權限授予您。
移動項目
在項目名稱上按一下滑鼠右鍵，然後選取
「移動」
；然後導覽至您要放置檔案的位置。
複製項目
當您在雲端硬碟使用者介面中復制檔案時，預設目的地是原始檔案的位置。您可以從「複製」對話方塊導覽至其他位置。當您從其中一個整合應用程式中復制項目時 (例如從 Worksheets 使用者介面複製工作簿或從 Slides 複製簡報)，預設目的地可能與您在雲端硬碟中看到的內容不同。
重新命名項目
在項目名稱上按一下滑鼠右鍵，然後選取
「重新命名」
。
對於影片檔案︰
  1. 連按兩下檔案以開啟
    「檢視媒體」
     頁面。
  2. 按一下
    編輯媒體
    。
  3. 按一下鉛筆圖示 (重新命名)，重新命名檔案。
如果符合下列條件，則會針對影片 (但不包括套裝內容) 顯示
編輯媒體
 按鈕︰
  • 您位於
    「Manage: Media」
     安全網域中。
  • 您是影片的擁有者，或擁有者已將編輯權限授予您。
重新命名云端硬碟中的項目會更新檔案名稱︰
  • 位於「雲端硬碟」中。
  • 當有人使用共用連結或直接在雲端硬碟中開啟項目時。
在「說明」文章中，如果您附加了雲端硬碟檔案或新增了雲端硬碟檔案的連結，然後重新命名該檔案，則該檔案在重新命名後仍可正常開啟。我們建議您更新
「文字」
 欄位中的值，以符合重新命名的檔案。範例︰
  1. 在文章中，使用
    「插入連結」
     連結至雲端硬碟中的檔案，或使用
    「插入媒體」或「
    從雲端硬碟選取檔案」
    ，將「雲端硬碟檔案
    2022 年搜尋結果」
     附加到文章中。在
    文字
     欄位中，輸入
    「2022 Results」
    。
  2. 將雲端硬碟中的檔案重新命名為
    2023 Results ()
    。
  3. 導覽至說明文章工作區中的文章，選取
    「編輯
     文章」，然後將
    「文字」
     欄位中的值更新為
    「2023 Results」
    。
取代項目
選取該項目，然後按一下
取代
。然後導覽至替代檔案。
取代動作會保留共用權限和檔案的連結。當使用者選取先前開啟過原始檔案的連結時，會改為開啟取代檔案。
雲端硬碟目前不支援替換以下檔案︰
  • 探索看板
  • 文件範本
  • 媒體檔案 (ZIP、SCORM 和視訊/音訊檔案)
  • 通知範本
  • 投影片簡報
  • Worksheets 工作簿和範本
使用新功能時，請參考以下說明︰
  • 取代後，雲端硬碟不會儲存取代的原始檔案。
  • 對於由雲端硬碟自動轉換為 Workday 檔案的檔案類型，例如將 XLSX 或 CSV 檔案轉換為 Worksheets 工作簿，被取代的新檔案不會進行轉換。
  • 取代的檔案類型必須與原始檔案類型相同。
  • 您可以在取代動作期間重新命名檔案。
  • 您無法復原取代動作。
  • 在說明文章中，如果您使用
    「插入媒體」或
    「從雲端硬碟選取檔案」
    將雲端硬碟檔案附加至文章，則云端硬碟不會將附加的檔案取代為新檔案。附加的檔案是原始雲端硬碟檔案的
    副本
     。您需要編輯文章，並將被取代的檔案 (而非原始檔案) 插入文章中。
  • 在協助文章中，如果您使用
    「插入連結」
     來新增雲端硬碟檔案的連結，該檔案在被取代後仍可正常開啟。如果您在取代檔案時變更了檔案名稱，我們建議您更新
    「文字」
     欄位中的值，使其與取代後的檔案名稱相對應。
移除至
「垃圾桶」
 資料夾並從垃圾桶復原
在雲端硬碟首頁上，以滑鼠右鍵按一下檔案或資料夾，然後選取
移除
 ，將其移至
「垃圾桶」
 資料夾。將項目移至垃圾桶後，即使您先前與其他使用者共用項目，其他使用者也無法存取該項目。
若要還原項目，請從雲端硬碟首頁選取
垃圾桶
 圖示。選取項目所在的列，然後按一下
還原
 圖示。Workday 會將還原的項目放在雲端硬碟首頁檢視中。
如果您移除其他人與您共用的項目，也會將您自己從共用使用者清單中移除。該項目將從您的檔案檢視中消失，且不會顯示在
垃圾桶
中。
永久刪除項目
您最多可以永久刪除指定使用者擁有的 1,000 個雲端硬碟項目。存取
「刪除雲端硬碟永久檔案」
 任務。
轉移個別檔案或資料夾的所有權
請確定您已與要轉移所有權的人員共用項目。接著選取「
共用
 該項目」，並在該使用者的權限下拉清單中選取
「轉移所有權」
。
轉移所有權時︰
  • 您的權限層級變更為「可編輯」。
  • 新擁有者可以移除您的存取權。
  • 如果轉移的項目是 Worksheets 工作簿︰
    • 您將無法編輯任何受保護的範圍。
    • Worksheets 會取消任何現有的即時資料更新排程；新擁有者必須建立新的時間表。
某些整合了雲端硬碟的產品不允許所有權轉移。
只有個人使用者 (而非群組) 可以擁有云端硬碟中的項目。
將最多 1,000 個檔案和資料夾的所有權從 1 名使用者轉移給另一名使用者
存取「
轉移雲端硬碟項目所有權」
 任務。
自訂導覽窗格
按一下
設定
 圖示即可︰
  • 將項目拖曳至清單頂端，為雲端硬碟指派預設 (首頁) 檢視。當您登入 Workday 並導覽至雲端硬碟時，系統會顯示新的預設檢視畫面。如果您開啟某個項目，然後返回雲端硬碟，則云端硬碟會顯示上次使用的檢視。
  • 將導覽窗格中的標準篩選條件拖曳至所需位置，以重新排序這些篩選條件，或將項目拖曳到
    「隱藏的功能表項目」
     清單中以隱藏項目。
  • 按一下
    新增資料
     夾連結，將一或多個資料夾新增至導覽窗格以便快速存取。您可以在顯示的篩選條件清單中新增最多 10 個資料夾，總計最多可新增 100 個資料夾，包括
    「隱藏的功能表項目」
     清單中的項目。
從雲端硬碟項目導覽至使用者基本資料
按一下以下項目上的連結︰
  • 「資訊」對話方塊
    「擁有者」
    、
    「建立者」
    和
    「上次修改時間
     」欄位。
  • 「共用」對話方塊
    「擁有存取權的人員」
     欄位。
當適用的使用者與檢視項目的使用者相同時，使用者資訊會顯示為一般文字。
收合或展開右側窗格
按一下右側窗格分隔線上的箭頭圖示。